Sie ist omnipräsent, ohne sie geht so gut wie gar nichts mehr – zugleich ist sie nur schwer greifbar: Digitalisierung ist bekanntlich ein weites Feld. Doch was bedeutet der Begriff konkret für Mittelständler? „Für kleine und mittlere Unternehmen betrifft die Digitalisierung sowohl die eigenen Produkte und die Produktion als auch die gesamte Wertschöpfung“, sagt Marie Lindemann, Digital-in-NRW-Geschäftsstellenleiterin Rheinland. Die intelligente Vernetzung biete ganz neue Möglichkeiten für neue Produkte und Geschäftsmodelle: „Wer die Maschinen, die er produziert, mit kluger Sensorik ausstattet, kann seinem Kunden gleich einen vorausschauenden digitalen Wartungsservice mitliefern.“ Ein kritischer Blick auf die eigenen Prozesse zeigt ihr zufolge eine ganze Reihe von Arbeitsschritten auf, die digital einfacher und weniger fehleranfällig sind. Manchmal kommt der Anstoß auch von außen: „Wenn der Kunde ein digitales Werkzeug für die Auftragsabwicklung nutzt, kommt man mit rein papierbasierter Verwaltung nicht mehr weit.“
Neben all diesen faszinierenden Möglichkeiten bedeutet die Digitalisierung auch Unsicherheit und Bedenken: Gerade der Mittelstand hat oft nicht die Kapazitäten, sich mit all den neuen Technologien und Chancen auseinanderzusetzen, Für und Wider abzuwägen und die Digitalisierung strukturiert anzugehen.“ Hier kommen Initiativen wie „Digital in NRW – Kompetenz für den Mittelstand“ ins Spiel. Sie ist Teil des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Das Kompetenzzentrum bündelt die Expertise von Forschungseinrichtungen aus den Regionen Rheinland, Metropole Ruhr und Ostwestfalen-Lippe und informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung.
Vision macht den Unterschied
In vielen Unternehmen werde auch schon „irgendetwas“ zum Thema Digitalisierung gemacht, auch im Mittelstand, weiß Marie Lindemann. Allerdings fehle oft eine übergreifende Strategie für die Vision des Unternehmens. „Was ist das Ziel hinter unseren Digitalisierungsaktivitäten? Welche Grundlagen müssen zunächst erarbeitet werden, damit künftige Digitalisierungsprojekte erfolgreich sind? Und welche Schritte versprechen den größten Nutzen mit dem wenigsten Aufwand?“ Ihrer Erfahrung nach hängt viel von der Geschäftsführung ab. Eine technik- und IT-affine Leitung sei oft der springende Punkt. „Die Vision macht den Unterschied.“
Auch Maik Weihs hebt das große Ganze hervor: „Ich bin der Meinung, dass die größte Herausforderung in der strategischen Herangehensweise liegt“, sagt der Digitalisierungs-Fachmann im Verband „Die KMU-Berater – Bundesverband freier Berater“. Aufgrund der Komplexität sei der zeitliche Aufwand in der Entwicklung einer Strategie zu sehen. „Der liegt darin begründet, dass es eine Vielzahl an Anbietern von IT-Infrastruktur und Software gibt. Somit obliegt es dem Kunden, die bestmögliche Kombination für sein Unternehmen zu finden. Aus meiner Sicht bedarf es einer globaleren Sicht der Anforderungen und diese sind im ersten Schritt nicht an Hard- und Softwarelösungen gebunden.“ Mit der Festlegung der Strategie sollten seiner Empfehlung nach über Auswahlverfahren die jeweiligen Lösungen im Einzelnen gefunden werden. In diesem Zusammenhang müsste ein im unternehmerischen Sinn bestmögliches Kosten-Nutzen-Verhältnis hergestellt werden. „Die Kosten für die Digitalisierung stellen aufgrund der Komplexität und des zeitlichen Aufwands eine sehr große Hürde im Rahmen von Digitalisierungsprojekten dar. An der Stelle können Förderprogramme den Entwicklungs- und Umsetzungsprozess unterstützen.“
Investitionen, die sich rechnen
„Mit Hilfe von IT-unterstützten Prozessen können Mittelständler den Arbeitsaufwand für die einzelnen Bereiche im Unternehmen deutlich reduzieren und somit die Basis für Wachstum, Bestandssicherung und Attraktivität für Mitarbeiter schaffen“, betont Maik Weihs. „Weiterhin tragen sie zur Transparenz im Unternehmen bei, was wiederum eine Unterstützung in der Unternehmenssteuerung darstellt.“ Im Zuge von Digitalisierungsmaßnahmen könnten oftmals „liebgewonnene Alt-Prozesse“ an die neuen Anforderungen angepasst werden – wodurch die Produktivität steige. Nicht zu vergessen: Die Erweiterung des Geschäftsmodells um digitale Vertriebswege, beispielsweise aufgrund der Reichweite im Internet, könne die Anzahl der Kunden deutlich erhöhen und dadurch einen wesentlichen Teil zum Unternehmenserfolg beitragen.
Kleine Häppchen
Marie Lindemann hat folgenden grundsätzlichen Tipp für Mittelständler: „Schneiden Sie das Megathema Digitalisierung in kleine, wohlüberlegte Häppchen.“ Gerade im Mittelstand komme das Tagesgeschäft immer wieder dazwischen und grätscht dann in große Digitalisierungsprojekte hinein. Die würden schnell wieder fallengelassen und nicht weiterverfolgt. „Schaffen Sie also lieber kleine Erfolge, die sie in einen übergeordneten Umsetzungsplan für die nächsten Jahre einordnen – denn Digitalisierung ist kein Selbstzweck.“ Dabei sei wichtig, dass auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingebunden würden und gegenüber dem Thema keine Angst, sondern Neugier und Offenheit entwickelten. „Dafür kann der Arbeitgeber einiges tun: Information, ein offener Austausch und die Weiterqualifikation der Belegschaft sind hier passende Maßnahmen.“Die komplexe Thematik muss auf die jeweiligen Unternehmen „heruntergebrochen“ werden, findet der Experte von den „KMU-Beratern“. Diesen Schritt sollte jedes Unternehmen kurzfristig angehen, um nicht den zunehmend schnelleren Entwicklungen nachzulaufen. „Seit geraumer Zeit konnte ich in Gesprächen mit Unternehmern aus dem Mittelstand erfahren, dass dieses Thema verstärkt zur ‚Chefsache‘ erhoben wird. Sicherlich hat die Anzahl der Gespräche keine repräsentative Aussagekraft, jedoch ist zu erkennen, dass den Inhabern der Einfluss der Digitalisierung auf das Geschäftsmodell und die Geschäftsprozesse aus strategischer Sicht zunehmend bewusst wird.“
Daniel Boss | redaktion@regiomanager.de
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Maik Weihs ist Digitalisierungs-Fachmann im Verband „Die KMU-Berater“ (Foto: Weihs)
Marie Lindemann leitet die Geschäftsstelle von Digital in NRW im Rheinland (Foto: Digital in NRW)
