Die weltweite Digitalisierung macht auch vor der Arbeitswelt nicht Halt – Arbeitszeiten und sonstige Prozesse innerhalb eines Unternehmens können mithilfe neuester Technologien und Software weitestgehend vollständig digitalisiert werden.
Warum die digitale Zeiterfassung so sinnvoll für mittelständische und größere Unternehmen ist, erfahren Sie hier.
Neues Urteil des Bundesarbeitsgerichts verpflichtet zur Arbeitszeiterfassung
Am 13. September 2022 hat ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts der Arbeitswelt einen Paukenschlag versetzt. Der verkündete Richterspruch verpflichtet nunmehr alle Unternehmen zu einer ausführlichen Arbeitszeiterfassung – sowohl für MitarbeiterInnen im Betrieb als auch im Homeoffice. Grundsätzlich war die Erfassung der Arbeitszeiten ohnehin schon in den Normen des deutschen Arbeitsschutzrechts verankert, jedoch soll dies fortan eingehender kontrolliert werden und kann explizit von MitarbeiterInnen und Betriebsräten eingefordert werden.
Die hohe Anzahl geleisteter Überstunden soll in den letzten Jahren außer Kontrolle geraten sein – eine genaue Überwachung gab es nicht. Das führt nicht nur zu einer unzufriedenen Belegschaft, sondern kann sich auch negativ auf die Gesundheit der ArbeitnehmerInnen auswirken. Bis Ende 2022 sollen weitestgehend alle Unternehmen und Betriebe der neuen Rechtsprechung Folge geleistet haben. Ob die Arbeitszeiten digital oder analog erfasst werden, ist nicht relevant.
Welche Vorteile bietet die digitale Zeiterfassung?
Selbst, wenn die Dokumentation der Arbeitszeiten nicht verpflichtend wäre, so bietet die Arbeitszeiterfassung dennoch viele Vorteile für ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen. Kompliziert sein muss es ebenfalls nicht – modernster Technologien sei Dank. Die Zeiterfassung mit Papershift zu digitalisieren, ist beispielsweise unkompliziert und leicht anwendbar.
Die folgenden fünf Gründe sprechen für eine digitalisierte Zeiterfassung:
1. Transparenz
Eine digitale Arbeitszeiterfassung bietet Transparenz. Eine Software ermöglicht es, dass individuelle Zeitkonten jederzeit von ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen eingesehen werden können. So behalten nicht nur Vorgesetzte die Kontrolle über die Zuverlässigkeit ihres Personals, sondern auch die Angestellten selbst können sich eine transparente Übersicht über ihre geleisteten Stunden verschaffen. Besonders im Homeoffice kann das von Vorteil sein.
Auch die Pausenzeiten können besser kontrolliert und eingehalten werden. Darüber hinaus haben MitarbeiterInnen einen Beweis über etwaig geleistete Überstunden, was bislang eher schwierig zu belegen war.
2. Fairness
Im Homeoffice oder bei der mobilen Arbeit wird oft auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt. Das hat unter Umständen dazu geführt, dass die MitarbeiterInnen oft viel zu lange gearbeitet und keine Pausen gemacht haben. Da Überstunden nicht dokumentiert wurden, konnten diese auch nicht belohnt oder gerecht vergütet werden – es handelte sich dann um „freiwillige Zusatzarbeit“.
Um dem ein Ende zu setzen, schafft ein digitales Zeiterfassungssystem Fairness und Klarheit über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Überstunden können dementsprechend auf dem Arbeitszeitkonto der Angestellten gutgeschrieben werden.
3. Planungserleichterung und Zeitersparnis
Eine digitale Arbeitszeiterfassung ist nicht nur transparent und fair, sondern dient unter anderem auch einer erleichterten Planung der Buchhaltung. So können Arbeitszeiten, Urlaubstage und Fehlzeiten digital im System erfasst und anschließend in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden.
Darüber hinaus befinden sich alle Daten an einem Ort – das erleichtert nicht nur die vorausschauende Planung, sondern ist auch eine Zeitersparnis. Auswertungen, Überblicke und sonstige Informationen können mit einem Klick erstellt werden. So haben HR-Verantwortliche jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Daten. Auch die Übertragung an den Steuerberater kann automatisiert und dadurch schneller erfolgen.
4. Nachhaltigkeit
Unter dem Aspekt des Klima- und Umweltschutzes bringt eine digitale Zeiterfassung das Unternehmen ein Stück weit mehr in die Richtung des papierlosen Büros. Die digitalen Übersichten können zwar bei Bedarf ausgedruckt werden, müssen es aber nicht. Das verhindert eine unübersichtliche Zettelwirtschaft und schont gleichzeitig die Umwelt.
5. Rechtssicherheit
Aufgrund der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes im Mai 2019 und des nun erfolgten Urteils des Bundesarbeitsgerichts in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung, ist eine digitale Dokumentation der Arbeitszeiten weitaus unkomplizierter als eine analoge.
Sind die Daten erst einmal im System erfasst, kann genau nachgewiesen werden, wer wann wie lange gearbeitet hat. Das kann bei einer Kontrolle durch den Gesetzgeber – oder auch im Falle eines Arbeitsrechtsstreits – als Nachweis dienen.
Ferner kann mit einer digitalen Zeiterfassung auch die Einhaltung des Mindestlohngesetzes nachgewiesen werden. So sind Unternehmen und Angestellte stets abgesichert und die Höhe unbezahlter Überstunden minimiert sich.
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