Die Auftragsverwaltung ist dabei ein wichtiges Element, gehört sie für viele Firmen doch zum Kerngeschäft. Ist die Umstellung erst einmal vollzogen, bringt sie zahlreiche Vorteile mit sich. Doch auch die Nachteile und Herausforderungen dürfen nicht übersehen werden, um eine wirklich nachhaltige Digitalisierung vornehmen zu können.
Digitalisierung der Auftragsverwaltung – aber richtig
Angebote machen, Bestellungen aufnehmen, Rechnungen stellen – die Auftragsverwaltung beinhaltet viele wichtige Aufgaben, die zum Alltagsgeschäft und zur Routine zahlreicher Unternehmen gehören. Nicht zuletzt aus diesem Grund ist gerade in diesem Bereich die Digitalisierung bei einem Großteil der Unternehmen bereits recht weit fortgeschritten. Angebote werden automatisch generiert, Rechnungsprogramme sorgen für rechtssichere Zahlungsabwicklungen. Und wer sich als Unternehmer noch nicht mit der digitalisierten Auftragsverwaltung auseinandergesetzt hat, sollte dies dringend tun, um nicht abgehängt zu werden. Denn die Digitalisierung kann sich positiv auf die Effizienz eines Unternehmens auswirken. Dabei gilt es jedoch, auch mögliche Herausforderungen zu bedenken, um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.
Gesteigerte Effizienz
Mithilfe der Digitalisierung der Auftragsverwaltung können Unternehmen Prozesse automatisieren und rationalisieren. Bestellungen können schnell und genau erfasst, verarbeitet und an die richtigen Abteilungen oder Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dies reduziert manuelle Fehler und verbessert die Produktivität, da weniger Zeit für die Bearbeitung von Papierdokumenten oder manuellen Dateneingaben benötigt wird. Darüber hinaus kann mit digitalen Tools zur Auftragsverwaltung der Status von Bestellungen in Echtzeit überwacht werden. Dies ermöglicht es, den Fortschritt von Aufträgen zu verfolgen, Engpässe oder Verzögerungen zu identifizieren und schnell darauf zu reagieren. Auf diese Weise können Kunden besser zufrieden gestellt und Liefertermine besser eingehalten werden.
Verbesserte Kommunikation
Die Digitalisierung der Auftragsverwaltung ermöglicht es, innerhalb der Abteilungen, aber auch und vor allem mit Kunden und Lieferanten besser zu kommunizieren und Informationen schneller zur Verfügung zu stellen. Kunden können beispielsweise den Status ihrer Bestellungen online verfolgen und erhalten automatische Benachrichtigungen über Versandbestätigungen oder Änderungen im Auftragsstatus. Dies verbessert nicht zuletzt die Transparenz.
Schritt zum papierlosen Büro
Grundsätzlich ermöglicht die Digitalisierung eine Reduktion der papierbasierten Prozesse und ebnet damit den Weg zum papierlosen Büro. Dies spart Druckkosten und den Aufwand der Verwaltung der in Papierform archivierten Dokumente. Zugleich ermöglichen die elektronisch erfassten und verwalteten Daten eine effiziente Datenanalyse. Jederzeit ist ein Einblick in Verkaufstrends, Kundenverhalten und Lagerbestände möglich. Die digitalisierte Auftragsverwaltung erleichtert auch die Integration von Auftragsdaten in andere Unternehmenssysteme, wie beispielsweise in Buchhaltungssysteme oder in das Lagermanagement.
Wichtig: Kundenkontakte halten und für Sicherheit sorgen
Bei all den Vorteilen darf nicht vergessen werden, dass die Digitalisierung auch ihren Preis hat – und dies zunächst einmal im wahrsten Sinne des Wortes. Denn die Einführung digitaler Tools zur Auftragsverwaltung ist mit Investitionskosten verbunden. Dies kann den Kauf von Hardware, Software oder die Implementierung von IT-Infrastruktur umfassen. Gerade kleinere Unternehmen oder Start-ups könnten diese Kosten als Hürde empfinden.
Darüber hinaus gilt es zu bedenken, dass die Digitalisierung immer nur so gut funktioniert, wie die Mitarbeiter mit den neuen Systemen umgehen können. Es besteht in der Regel zunächst einmal ein Schulungsbedarf bei der Einführung neuer Software. Manch ein Unternehmer vermisst auch den fehlenden persönlichen Kundenkontakt durch die Digitalisierung der Auftragsverwaltung. Und auch manch ein Kunde bevorzugt den direkten Kontakt mit dem Unternehmen. Hier heißt es, Wege zu finden, diesen bei Bedarf weiterhin zu ermöglichen und auch auf dieser Ebene weiterhin die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Dies bedeutet natürlich wiederum einen Mehraufwand.
Bedenken gibt es oftmals auch bezüglich der Abhängigkeit von der Technik und möglichen Sicherheitsrisiken. So kann es zu Problemen führen, wenn es zu technischen Störungen, Systemausfällen oder Softwarefehlern kommt. Diese Unterbrechungen können zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung führen und zu Produktionsstillständen oder Lieferverzögerungen führen. Unternehmen sollten sich diesbezüglich absichern. Zudem sollten sie darauf achten, dass ihre Softwarelösungen für die Rechnungsstellung und andere Bestandteile der Auftragsabwicklung den Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz entsprechen. Immerhin geht es hier um sensible Kundendaten und Zahlungsinformationen. Unternehmen müssen daher ausreichende Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um diese Risiken auf ein Minimum zu beschränken und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Auftragsdaten zu gewährleisten.
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