Wer aufmerksam die unternehmensrelevanten Fachmedien verfolgt, kommt um das Thema Digitalisierung nicht drumherum. Politik und auch Fachleute fordern lautstark, Deutschlands Mittelstand müsse sich endlich digitalisieren, um mit der im Silicon Valley vorgelegten Geschwindigkeit mithalten zu können. Doch dass der Mittelstand hier meilenweit hinterherhinkt, ist so ziemlich allen Beteiligten klar.
„In vielen Fällen liegt die Zurückhaltung des Mittelstands auch daran, dass sie davon ausgehen, nur als Großunternehmen oder eben als kleines IT-Start-up wäre man in der Lage, die hierfür benötigten IT-Ressourcen zu finanzieren“, sagt Marcus Thyssen, Geschäftsführer von effition® mit Sitz in Aachen. „Dies war auch eines der ersten Themen, die uns in den Kopf kamen, als wir Herrn Thyssen kennenlernten“, erinnert sich Helge Brinkschulte, Geschäftsführer des Verlags Brinkschulte Medien GmbH & Co. KG, in dem auch der NIEDERRHEIN MANAGER erscheint.
„Die Zurückhaltung ist vollkommen unbegründet“, ist Thyssen überzeugt. „Es kommt nicht darauf an, alles komplett und auf einen Schlag auf die modernste Technik umzustellen.“ Vielmehr gehe es darum, die Prozesse des Unternehmens eingehend zu analysieren und nur dort, wo es sinnvoll ist, eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranzutreiben, sprich: die Prozesse in Software abzubilden.
So sieht Thyssen seine primäre Aufgabe auch nicht darin, Software zu entwickeln, sondern darin, Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Dass diese dann in Software abgebildet werden, ist vielfach die logische Konsequenz, jedoch keinesfalls Voraussetzung.
„Die Notwendigkeit der Digitalisierung war uns schon lange bewusst“, sagt Sebastian Gieseler, Prokurist bei Brinkschulte Medien und zuständig für die Digitalisierung des Unternehmens. „Unser Verlag mit seinen fünf Magazinen ist in den letzten Jahren spürbar gewachsen. Auch haben wir – sowohl bei unseren Print-Produkten als auch online – zahlreiche neue Produkte mit hinzubekommen, welche neue Prozesse erforderten. Diesen neuen Anforderungen konnte die bislang eingesetzte Verlagssoftware jedoch nicht vollständig gerecht werden. Was wir also brauchten, war eine individuelle Software-Lösung. Für saubere Prozesse, zufriedene Kunden und weiteres Wachstum.“
Die Ausgangslage
So kam es, dass man Anfang 2016 anfing, gemeinsam den „Workflow Manager“ zu entwickeln. Darin abgebildet ist der gesamte Anzeigen-Prozess. „Von der Auftragserfassung bis zum fertigen Print-Produkt sind zahlreiche Akteure involviert“, sagt Katharina Brucka, die in ihrer Funktion des Backoffice bei Brinkschulte Medien alle Fäden zusammenhält. „Der ,Workflow Manager’ gibt uns eine großartige Hilfestellung und sorgt dafür, dass jederzeit vollständige Transparenz herrscht: Jeder weiß zu jeder Zeit, welche Buchung gerade von wem bearbeitet wird.“
Am Anfang des Prozesses stand ein ganztägiger Workshop, in welchem die verschiedenen Bedarfe der verschiedenen Akteure und des Verlages als Ganzes analysiert wurden. „Je intensiver dieser eingehende Workshop durchgeführt wird, desto besser kann man in das Projekt starten und das Projekt auch in die gewünschte Richtung führen“, sagt Marcus Thyssen. Doch mit einem einzigen Workshop war es noch lange nicht getan. Es folgten zahlreiche Gespräche mit den beteiligten Akteuren. „Diese Gespräche sind elementar“, ist Thyssen überzeugt: „Nur die einzelnen Akteure können mir verraten, wie sie wirklich arbeiten. Andere Stellen im Unternehmen können darüber lediglich Mutmaßungen anstellen. Stück für Stück ergibt sich somit ein realistisches Bild, das an vielen Stellen dem Selbstbild des Unternehmens widerspricht. Bei genauer Analyse entdeckt man zahlreiche Reibungspunkte, an denen es bislang nicht so rund gelaufen ist. Und als Externer ist man neutral, man kann sich einen unvoreingenommenen Eindruck verschaffen und die Prozesse optimieren.“ Zentral an Thyssens Ansatz ist die Arbeit mit „Rollen“. Jeder Akteur nimmt eine oder mehrere Rollen ein, in denen er bestimmte Arbeitsschritte durchführt. Je durchdachter diese Rollen, desto besser können die verschiedenen Tätigkeiten auch auf verschiedene Schultern verteilt werden: Die Arbeit ist nicht mehr personen-, sondern rollengebunden.
Das Projekt entwickelt sich
Solch ein komplexes Projekt wächst. In zahlreichen Telefonaten wurden immer wieder sich ergebende Fragen diskutiert. „Es waren viele Gespräche“, erinnert sich Sebastian Gieseler, der das Projekt aufseiten von Brinkschulte Medien koordiniert hat. „Und mit jeder Rückfrage kam mehr Klarheit in die Sache. Auch wenn zahlreiche eigene Ideen sich hierbei als nicht zielführend erwiesen haben – das Vertrauen, bei der Wahl des IT-Entwicklers die richtige Wahl getroffen zu haben, verstärkte sich von Telefonat zu Telefonat.“
Es folgten mehrere Präsentationsrunden vor „großer Runde“ mit dazugehörenden Abstimmungsschleifen, bis das Programm bereits im Mai eingeführt werden konnte. „Die Geschwindigkeit, mit der das Projekt entwickelt und umgesetzt wurde, ist beeindruckend“, sagt Verlagsleiter Helge Brinkschulte. „Und was für mich besonders wichtig ist: Das Programm läuft stabil und absolut performant. Warte- oder Ausfallzeiten und auch unerwartetes Verhalten gibt es überhaupt nicht. Dies ist auch zentral. Schließlich werden hier die zentralen Prozesse des Unternehmens abgebildet. Ein Ausfall wäre fatal.“
Marcus Thyssen, seines Zeichens an der RWTH Aachen studierter Informatiker mit 37 Jahren Programmiererfahrung, verweist bei solcher Gelegenheit auf Programme, die er für Landesbehörden und auch große Versicherungskonzerne entwickelt hat, die vielfach schon seit 20 Jahren unverändert ihren Dienst tun. „Was zählt ist a) eine gute Analyse der Prozesse und b) die stabile Umsetzung in IT.“ Dies ist auch der Grund, warum er sein Unternehmen effition® genannt hat: efficiency by information. Verlagsleiter Helge Brinkschulte jedenfalls zieht eine überaus positive Bilanz aus der bisherigen Zusammenarbeit: „Mit Herrn Thyssen haben wir einen passenden Partner auch für weitere Projekte gefunden.“
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