Wie sind Sie aufgestellt, wenn der IT-Administrator krank wird? Wie schnell können Sie Ersatz stellen, wenn die gesamte IT-Abteilung unter Quarantäne gestellt wird? Haben Sie alle personellen Eventualitäten einmal durchgespielt? Darum: „Perfect preparation prevents poor performance“ (die 5 Ps) oder „Vorsorge ist besser als Nachsorge“
1. Präventionsmaßnahmen zur Reduktion von Ausfallzeiten
Das beste Mittel gegen Ausfallzeiten sind gesunde und belastbare Mitarbeiter. Das Ideal eines jeden Arbeitgebers sind somit IT-Administratoren, die nie krank sind, sich gesund ernähren, viel bewegen – am besten in der Natur, nicht rauchen, keine Genussmittel konsumieren, normalgewichtig sind und über ein ausgeglichenes Gemüt verfügen. Da wir alle Menschen sind und Ideal und Realität nicht immer übereinstimmen, haben wir ein Bündel von präventiven Maßnahmen zur Minimierung von personellen Ausfallzeiten geschnürt und umgesetzt, die wir Ihnen gerne ans Herz legen möchten:
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter – und besonders diejenigen, die ihren Lebensstil verändern wollen – bei einer gesunden Lebensführung:
· Stellen Sie kostenlos Getränke ohne Zucker zur Verfügung.
· Bieten Sie an zentralen Stellen frisches Obst und Gemüse an.
· Achten Sie darauf, dass die Pausen eingehalten werden, und ermutigen Sie zu gemeinsamen Pausen-Spaziergängen.
· Gründen Sie eine Betriebssportgruppe und ernennen Sie einen „Sportbeauftragten“.
· Bieten Sie an, das Fitnessstudio zu bezahlen.
· Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei Abnehm- und Entwöhnungsprogrammen, wie z.B. das Rauchen aufzugeben.
· … und: Es schadet auch nicht, wenn Sie als Vorgesetzter mit gutem Beispiel vorangehen.
Wir haben für unsere Mitarbeiter darüber hinaus durch individuelle Zielvereinbarungen und Sondervergütungen zusätzliche Motivationsanreize geschaffen. Das Resultat: Wir freuen uns nicht nur über geringere Ausfallzeiten; auch unsere Kunden und unsere Mitarbeiter erleben eine höhere Effizienz und Zufriedenheit.
2. Setzen Sie einen redundanten Administrator ein
Viele Unternehmen verfügen lediglich über einen IT-Administrator, der auch nur als einziger in allen IT-Belangen Bescheid weiß. Nicht nur zu Zeiten von Corona, sondern ganz grundsätzlich wissen Sie nie, ob Ihr IT-Administrator morgen noch an seinem Arbeitsplatz sitzt und Ihnen Auskunft geben kann. Treffen Sie frühzeitig Vorsorge, indem Sie im Vorfeld entsprechende Notfallpläne vorbereiten und sich frühzeitig um Ersatz kümmern. Stellen Sie sich dabei (exemplarisch) folgende Fragen:
· Wer hat alle Passwörter?
· Was passiert, wenn die Datensicherung nicht durchläuft?
· Wer hat die Zugänge zu den Cloud-Services?
· Wer kümmert sich um die IT, wenn der Administrator nicht da ist?
· Was machen wir, wenn der Administrator langfristig ausfällt oder gar nicht mehr wiederkommt?
· Gibt es ein zweites Konzept für einen externen Administrator oder eine IT-Firma, die einspringen kann?
WICHTIG: Vereinbaren Sie bereits im Vorfeld entsprechende Verträge mit geeigneten Dienstleistern! Denken Sie daran: Wenn erst einmal die Not da ist und Sie im Zugzwang sind, haben Sie oft keinen großen finanziellen Verhandlungsspielraum mehr!
3. Nutzen Sie Co-Managed-Services
Diese besondere Art der Managed-Services ist eine Kombination aus eigenem IT-Administrator bzw. eigener IT-Abteilung und der externen IT-Abteilung eines Managed-Service-Providers. Dieser stellt Ihnen nicht nur Spezialisten für besondere Tätigkeiten zur Seite, sondern dient auch als Unterstützung in Notsituationen oder bei hohem Arbeitsaufkommen. Dabei ist es wichtig, frühzeitig damit zu starten, da die Prozesse, Systeme und Mitarbeiter aufeinander abgestimmt werden sollten. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass einige Prozesse an den Managed-Service-Provider abgegeben werden können, wie z.B. Update-Management, Software-Verteilung oder das Überwachen der Datensicherung. Das sind alles wichtige, jedoch zeitraubende Punkte. In der heutigen Zeit der Digitalisierung, in der die Anforderungen an die eigene IT-Abteilung stark wachsen, ist es zunehmend sinnvoll, Freiräume zu schaffen und für Notsituationen vorzusorgen. Der externe Managed-Service-Provider dient für die hauseigene IT auch als Sparringspartner; oft verfügt er über eine viel breitere und tiefer gehende Expertise. Diese ergänzt das spezielle Branchen- und Kundenwissen der eigenen IT-Abteilung für eine ideale Betreuung der eigenen IT-Infrastruktur. Darüber hinaus kann er eine Unterstützung für Ihre firmeninterne IT- und Budget-Planung sein.
4. Lassen Sie sich regelmäßig auditieren
Nichts bewahrt so sehr einen kühlen Kopf, wie vorrauschauend und strategisch zu agieren. Darum: Führen Sie regelmäßig Audits mit Experten zu den Themen IT-Sicherheit, Datenschutz, IT-Strategien und IT-Prozesse durch. Und auch auf die Gefahr hin, dass wir uns hier wiederholen: Betreiben Sie vorbereitendendes Krisenmanagement, vor allem, wenn es Ihrem Unternehmen gut geht.
5. Nutzen Sie Fördermöglichkeiten
Scheuen Sie sich nicht vor Veränderungen und fürchten Sie nicht die Investitionen. Wer die Zukunft nicht mitgestaltet oder sich noch nicht mal darauf vorbereitet, wird am Ende des Tages einen viel höheren Preis bezahlen. Speziell für KMU gibt es einiges an Fördertöpfen; hier sei nur beispielhaft das Förderprogramm „go-digital“ des BMWi erwähnt, welches die Bereiche „Digitale Geschäftsprozesse“ (neu: inklusive Homeoffice-Plätzen!), „Digitale Markterschließung“ und „IT-Sicherheit“ zu 50 Prozent bezuschusst.
6. Werden Sie kreativ – schauen Sie über den Tellerrand hinaus
Wir von Fachin & Friedrich haben uns z.B. durch eine Photovoltaik-Anlage auf dem Firmengebäude in Kombination mit einem größeren Energiespeicher zu 75 Prozent unabhängig von Energieversorgern gemacht. Fragen Sie sich regelmäßig: „Welche Gefahren können meinem Geschäftsleben noch drohen? Wie kann ich diesen Herausforderungen begegnen?“ Halten Sie die Augen offen und pflegen Sie Ihre sozialen Netzwerke. Im Austausch merkt man oft: Die Lösungen gibt es meistens schon. In diesem Sinne: Alles Gute und bleiben Sie und Ihr Team gesund. Oder wie wir gerne sagen: Fachin & Friedrich, wenn Ihre IT einfach laufen soll!
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