Die Arbeitswelt verändert sich zunehmend. In diesem Zuge gewinnen Remote-Optionen wie Homeoffice oder Coworking-Spaces sowie flexible Arbeitszeitmodelle, darunter die Gleitzeit, zunehmend an Relevanz. Worum handelt es sich dabei? Und worauf müssen Arbeitgeber achten, wenn sie ein solches Modell einführen möchten? Hier gibt es einen kurzen Überblick von der Zeiterfassung mit Chip bis zu den Herausforderungen im Alltag.
Was ist Gleitzeit – und welche anderen flexiblen Arbeitszeitmodelle gibt es?
Bei der Gleitzeit handelt es sich um ein Arbeitszeitmodell, das es dem Personal ermöglicht, den Beginn und das Ende der täglichen Arbeit etwas freier und individueller zu gestalten. Dabei ist ein Rahmen vorgegeben, wann frühestens und wann spätestens mit der Arbeit begonnen werden kann. Außerdem gehen mit der Gleitzeit meist die Vorgabe zu einer Höchstzahl von Über- und Minusstunden sowie Regelungen zu ihrem Ausgleich einher.
Es gibt neben der Gleitzeit noch weitere flexible Arbeitszeitmodelle. Das Jobsharing beispielsweise ermöglicht es mehreren Arbeitnehmern, sich eine Stelle, die Arbeitszeit und die anfallenden Aufgaben untereinander aufzuteilen.
Bei der Lebensarbeitszeit besteht sogar die Option, in einem solchen Maße Überstunden anzuhäufen, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt mit einem Sabbatical oder einer anderen längerer Auszeit ausgeglichen werden. Allerdings ist dieses Konzept nur für Teilzeitstellen sinnvoll.
Die Zeiterfassung als Grundlage
Für die Einführung der Gleitzeit ist die Zeiterfassung die Grundlage. Nur so behalten die Vorgesetzten und die Mitarbeiter einen genauen Überblick über die geleisteten und noch zu leistenden Stunden. Grundsätzlich können Unternehmen dafür Zeiterfassungssysteme mit Chip oder ähnliche Optionen nutzen.
Pflicht zur Zeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur vorteilhaft, sondern sogar rechtlich bindend. Diese Pflicht basiert auf einem Urteil des EuGH aus dem Jahr 2019 sowie einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022.
Konkreter wird die Umsetzung in einem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales aus dem Jahr 2023 definiert. Hierin heißt es, dass die Erfassung täglich und in elektronischer Form zu erfolgen hat. In diesem Rahmen müssen die Dauer der Arbeit, der Beginn, das Ende sowie die Pausenzeiten festgehalten werden.
Zeiterfassung am Arbeitsplatz
Zur Erfassung der Zeiten am Arbeitsplatz gibt es mittlerweile technische Hilfsmittel. Hierzu zählen Zeiterfassungssysteme mit Chip. Geräte dieser Art bringen einige Vorteile mit sich. Dazu gehört eine schnelle und präzise Erfassung der Zeiten. Das beugt zum Beispiel Missverständnissen und Datenverlust vor.
Zudem besteht jederzeit die Gelegenheit, auf die Daten zuzugreifen. Die Zeiterfassung mit Chip macht es also sowohl den Arbeitgebern als auch den Arbeitnehmern sehr einfach und komfortabel, der Pflicht nachzukommen. Zusätzlich gibt es oftmals Funktionen wie eine Abwesenheitsplanung.
Zeiterfassung im Homeoffice
Im Homeoffice gelten abseits einiger weiterer Regelungen die gleichen Pflichten hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung. Dabei gibt es mehrere Varianten, wie Angestellte ihre Arbeitszeiten dokumentieren können:
- Möglich ist die Protokollierung in einer Exceltabelle, wobei genau darauf geachtet werden muss, alle gesetzlich vorgeschriebenen Werte einzutragen.
- Alternativ gibt es Apps und Softwareanwendungen für die Umsetzung auf einem digitalen Weg.
Zudem ist die Erfüllung der Pflicht mit bestimmten Tools im Web möglich, die die Daten direkt an den Arbeitgeber übermitteln bzw. entsprechend einsehbar darstellen.
Vorteile eines funktionierenden Gleitzeitsystems
Die Gleitzeit als Arbeitszeitmodell hat einige Vorteile. Das gilt für die Arbeitnehmer wie für die Arbeitgeber.
Vorteile für Arbeitnehmer
Das Personal profitiert von einer höheren Flexibilität, sodass sich Arbeitszeiten und verschiedene andere Verpflichtungen leichter vereinbaren lassen. Zum Beispiel Arzttermine oder die Betreuung der Kinder.
Des Weiteren können Arbeitnehmer die Arbeitszeiten der individuellen Tagesform anpassen, wenn es möglich ist, kürzere Tage innerhalb der Woche auszugleichen. Damit steigt die Motivation, weil sie an guten und energiereichen Tagen mehr arbeiten können, an weniger produktiven wiederum ein früher Feierabend winkt. Darüber hinaus lassen sich geleistete Überstunden flexibel, individuell und ohne viel Organisationsaufwand abbauen.
Vorteile für Arbeitgeber
Für Arbeitgeber ergibt sich der große Vorteil einer höheren Motivation der Mitarbeiter. Die Flexibilität führt im Alltag zu einer besseren Stimmung, was sich auf die Produktivität und damit auf die Umsätze auswirkt.
Außerdem ist es oftmals leichter, gut qualifizierte Kandidaten für eine bestimmte Stelle vom Unternehmen zu überzeugen. Schließlich ist Gleitzeit ähnlich wie die Arbeit im Homeoffice ein Bonus, den der Betrieb seinen Arbeitgebern für ihren Komfort gewährt. Gerade in Sektoren, in denen ein Fachkräftemangel besteht, kann das einen entscheidenden Unterschied ausmachen.
Mögliche Herausforderungen und Lösungen
Mit dem Gleitzeitmodell gehen allerdings auch einige Herausforderungen einher, für die Unternehmen sich von Beginn an Lösungen überlegen müssen.
Die Herausforderungen
Die Probleme, die durch die Gleitzeit entstehen können, finden sich vor allem in den Bereichen des Austausches und der Organisation:
- Dazu gehört unter anderem ein geringeres Maß an Kommunikation. So ist es wahrscheinlicher, dass Kollegen sich über den Arbeitstag schlicht verpassen und daher weniger miteinander in Kontakt treten. In hohem Ausmaß ist das im Homeoffice zu befürchten. Darunter können die Arbeitsprozesse leiden.
- Außerdem ist es möglich, dass ein Zusammenhalt im Team sowie enge Vertrauensverhältnisse schwerer zu realisieren sind.
- Aus organisatorischer Sicht können ebenfalls Probleme entstehen. Je nach den Regelungen ist es mitunter komplizierter, gemeinsame Zeiten für Termine zu finden – sei es für Projekte oder für die Klärung interner Fragestellungen.
- Zudem kann es sein, dass die Gleitzeit in bestimmten Situationen für einen kurzen Zeitraum ausgesetzt werden muss, beispielsweise um ein dringendes Projekt fertigzustellen. In solch einer Phase könnte die Arbeit mit wichtigen privaten Terminen der Angestellten kollidieren, die bereits seit einiger Zeit anberaumt sind.
Einführung von Kernarbeitszeiten
Um diesen Herausforderungen wirksam entgegenzutreten, gibt es mehrere Strategien. Dazu gehört das Festlegen von Kernarbeitszeiten, in denen die Anwesenheit verpflichtend ist – sei es vor Ort oder virtuell im Homeoffice.
Hierfür werden oftmals vier, fünf oder sechs Stunden bestimmt. Meistens liegen diese Zeiten am Vormittag und dem frühen Nachmittag. Dadurch haben die Angestellten die Gelegenheit, ihre anderen Termine um diese Phase herum organisieren. Mit den Kernarbeitszeiten wird der Kontakt zwischen den Mitgliedern den Teams sowie das Finden von gemeinsamen Terminen merklich vereinfacht.
Transparente Kommunikation und klare Vereinbarungen
Ebenfalls wichtig ist eine transparente Kommunikation. Das gilt für die Angestellten wie für das Führungspersonal. Umsetzbar ist das mit digitalen Tools, in die die Arbeitnehmer ihre geplanten Arbeitszeiten zumindest im Groben eintragen. Damit haben Kollegen und Vorgesetzte die Gelegenheit, ihre Termine mit der jeweiligen Person nach dem Plan zu richten.
Außerdem ist es unabdingbar, dass die Vorgesetzten den Angestellten die individuellen Regelungen rund um die Gleitzeit sehr transparent darlegen. Im besten Fall bestimmt der Betrieb Ansprechpartner aus der HR-Abteilung, die sämtliche Fragen und Anliegen rund um das Thema bearbeiten.
Bezüglich außerordentlicher Termine und Meetings wiederum ist eine frühzeitige Kommunikation an das Team unerlässlich. Dadurch können sich die Arbeitnehmer darauf einstellen, ihre Arbeitszeiten entsprechend legen und private Vorhaben zu anderen Zeiten planen.
Teambuilding und Zusammenhalt trotz Gleitzeit
Des Weiteren müssen sich die verantwortlichen Personen im Unternehmen überlegen, wie trotz Gleitzeit und mitunter zusätzlichen Homeoffice-Regelungen ein Team-Building möglich ist. Denkbar ist dafür ein Modell, mit dem hybride Arbeitszeiten eingeführt werden.
Hierbei werden ein oder zwei Tage in der Woche festgelegt, an denen die Mitarbeiter eines bestimmten Teams zu den Kernarbeitszeiten vor Ort sind. Das ermöglicht einen professionellen Austausch von Angesicht zu Angesicht. Zudem verbringen die Kollegen an diesen Tagen die Pausen miteinander und lernen sich besser kennen.
Darüber hinaus können wöchentliche Online-Konferenzen zu einer gleichbleibenden Zeit anberaumt werden. In diesem Rahmen werden aktuelle Themen und Anliegen besprochen, außerdem entsteht eine gewisse Regelmäßigkeit der Zusammenkünfte.
Fazit
Gleitzeit ist ein Arbeitsmodell, bei dem die Angestellten ihre Arbeitszeiten in einem vorgegebenen Rahmen frei bestimmen. Vorteilhaft hieran ist die Flexibilität und die daraus entstehende höhere Produktivität. Zur Realisierung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Zeiterfassung notwendig, beispielsweise durch Zeiterfassungssysteme mit Chip. Zudem muss der Betrieb sich Strategien überlegen, mit denen er den Herausforderungen entgegentritt. Hilfreich für einen ausreichenden Austausch und eine einfache Organisation trotz Gleitzeit sind Kernarbeitszeiten, eine klare Kommunikation, hybride Modelle sowie regelmäßige Meetings.
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