Grundsätzlich gibt es drei Hauptgründe für Betriebsprüfungen. Das kann sogenanntes Kontrollmaterial von anderen Steuerpflichtigen sein, mit denen der Unternehmer Geschäftsbeziehungen hatte. Oder auch ein Hinweis des Veranlagungsbeamten, der sich vorhandene Schwankungen in den Einnahmen und/oder Ausgaben nicht erklären kann. Die dritte Möglichkeit für eine Betriebsprüfung ist ganz unspektakulär: Es ist einfach an der Zeit. Daneben gibt es auch die Möglichkeit einer Zufallsauswahl durch die EDV der Finanzverwaltung oder ganz klassisch: Hinweise eines ehemaligen Mitarbeiters, eines ehemaligen Partners oder eines Konkurrenten. Ist eine Prüfungsanordnung in der Post, muss rasch gehandelt werden. Zwar wird in den meisten Fällen direkt in den Kanzleiräumen des Steuerberaters geprüft (die Betriebsprüfungsordnung sieht jedoch als Standard die Prüfung im Unternehmen vor) und auch der Steuerberater als erster Ansprechpartner vom Prüfer befragt. Der Unternehmer ist dennoch nicht in jedem Fall außen vor. Spätestens bei der obligatorischen Unternehmensbesichtigung zum Ende der Betriebsprüfung (oder auch zu Beginn) kann der Prüfer vor der Tür stehen und sogar die Mitarbeiter befragen. Und gerade die wissen oft nicht, wie sie sich verhalten sollen, und lösen mit einer unbedarften Antwort auf eine scheinbar harmlose Frage auf den letzten Metern noch fatale Folgen aus. Daher sollten Mitarbeiter unbedingt frühzeitig mit ins Boot geholt und dahin gehend instruiert werden, Auskünfte an den Prüfer nur nach Rücksprache mit dem Unternehmer zu erteilen.
Steuerliche Mitwirkungspflichten
Auch wenn es nicht jedem gefällt: Vom Prüfer angeforderte Unterlagen müssen grundsätzlich bereitgestellt werden, denn es bestehen steuerliche Mitwirkungspflichten. Wer Daten nicht oder nicht rechtzeitig vorlegt und damit seine Mitwirkungspflichten verletzt, wird zur Kasse gebeten. Die Finanzverwaltung darf hier ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro festsetzen. Wünscht der Prüfer Zugriff auf die elektronischen Daten, sollte nur die Daten-CD (GoBD/GDPdU) zur Verfügung gestellt werden. Hier ist darauf zu achten, dass nur steuerlich relevante Daten zugänglich sind. Der Prüfer ist auch berechtigt, die im Unternehmen eingesetzte EDV zu prüfen. Er darf auf die vor Ort befindliche Hard- und Software zugreifen. Allgemein ausgedrückt: Der Prüfer darf und soll prüfen, ob die Buchführung den GoB (Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung) entspricht.
So kann z.B. die Rechnungslegungssoftware dahin gehend geprüft werden, ob Rechnungen gelöscht oder geändert werden können, ohne dass entsprechende Hinweise ausgegeben werden, bzw. ob die ursprünglichen Dokumente oder Daten archiviert werden oder ob die verwendete Software manipulationssicher ist. Werden dem Prüfer (versehentlich) auch andere Daten ausgehändigt, besteht für diesen kein Verwertungsverbot.
Wichtig ist auch, auf eine strikte Trennung betrieblicher und privater Konten zu achten. Denn falls betriebliche Vorgänge auch über private Konten abgewickelt werden, kann der Prüfer auch diese privaten Konten mit all seinen Buchungen, die nicht für jedermann bestimmt sind, einsehen.
Keine Ankündigung notwendig
Von einer Lohnsteuer- und Umsatzsteuersonderprüfung zu unterscheiden sind sie sogenannten Nachschauen. Im Rahmen einer Lohnsteuer- oder Umsatzsteuernachschau kann ein Finanzbeamter nämlich auch heute schon ohne vorherige schriftliche Prüfungsanordnung vor der Tür des Unternehmers stehen. Eine Nachschau ist in ihrem Umfang und ihrer Dauer zwar nicht mit der großen Betriebsprüfung vergleichbar. Die Geschäftsräume dürfen dennoch besichtigt werden, auch sollten Fragen beantwortet und Unterlagen gezeigt werden. Ab 2018 erhält die Finanzverwaltung eine weitere Prüfungsmöglichkeit: die Kassennachschau. Sie ermöglicht die unangekündigte Überprüfung von Sachverhalten mit Barumsätzen. Dabei kann die Kassennachschau in eine reguläre Umsatzsteuer-Sonderprüfung übergehen. Die Finanzbeamten dürfen im Rahmen der Kassennachschau die Geschäftsräume während der Geschäftszeiten betreten und Beobachtungen zum Umgang mit den Bareinnahmen machen. Auch anonyme Testeinkäufe sind nicht ausgeschlossen.
Miriam Leschke | redaktion@regiomanager.de
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