Definition: Nach § 3 Nr. 45 EStG wird die private Nutzung von
betrieblichen Telekommunikationsgeräten steuerbefreit. Begünstigt ist
auch der Fall, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Mobiltelefon
zur ständigen privaten Nutzung überlässt. Entscheidend ist, dass sich
das Mobiltelefon im Eigentum des Arbeitgebers befindet. Es spielt also
keine Rolle, wer Vertragspartner des Telekommunikationsanbieters ist.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung: Die
Überlassung eines betrieblichen Telekommunikationsgeräts an den
Arbeitnehmer ist in unbegrenzter Höhe steuerfrei, auch wenn die
überlassenen Geräte durch den Arbeitnehmer oder andere Personen (z.B.
Familie, Freund/Freundin) ausschließlich privat genutzt werden. Insofern
wird sogar anerkannt, dem Arbeitnehmer mehrere Kommunikationsgeräte für
jedes Familienmitglied zur Verfügung zu stellen.
Voraussetzungen: Das Telekommunikationsgerät muss sich im Eigentum des Arbeitgebers befinden.
Laufender Verwaltungsaufwand:
In der Praxis üblich ist, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein
Telekommunikationsgerät zur Verfügung stellt oder dem Arbeitnehmer sein
Telekommunikationsgerät abkauft, der Telekommunikationsvertrag
allerdings vom Arbeitnehmer abgeschlossen wird. Der Arbeitgeber sagt
eine unentgeltliche Telekommunikationsnutzung in Höhe eines festen
monatlichen Betrags z.B. 30 Euro (etwas unter der durchschnittlichen
Rechnungshöhe vieler Arbeitnehmer) zu. Die Rechnung des
Telekommunikationsanbieters wird vom Arbeitnehmer gezahlt. Der
Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer monatlich den zugesagten Betrag über
die Lohnabrechnung netto aus. Neben einer Arbeitsvertragsergänzung
sollten die Telekommunikationsrechnungen des Arbeitnehmers monatlich
aufbewahrt werden.
Einwendungen des Arbeitnehmers: Mögliche Einwendungen des Arbeitnehmers bestehen nicht.
Akzeptanz:
In der oben geschilderten Variante erhält der Arbeitnehmer einen
steuerfreien Zuschuss zu seinen privaten Telefonkosten monatlich über
die Lohnabrechnung. Akzeptanzprobleme haben sich in der Praxis noch
nicht gezeigt.
Einsetzbarkeit: Da eigentlich jeder
Arbeitnehmer einen Telefonanschluss beziehungsweise ein Handy besitzt,
ist dieser Baustein uneingeschränkt einsetzbar.
Einsparpotenzial (berechnet nach dem Beispiel aus Teil 1):
Bei einem Telefonkostenzuschuss von monatlich 30 Euro ergibt sich in
der Berechnung 1 (gleiche Nettoauszahlung für den Arbeitnehmer, siehe
Teil 1 der Serie Nettolohnoptimierung) eine monatliche Ersparnis für den
Arbeitgeber von 37,13 Euro, was einer jährlichen Ersparnis von 445,56
Euro entspricht. Erhöht man alternativ den Nettolohn des Arbeitnehmers
bei gleich hohen Kosten für den Arbeitgeber (Berechnung 2), ergibt sich
eine höhere Nettoauszahlung von 16,48 Euro. Dieses entspricht einer
jährlichen Nettolohnerhöhung von 197,76 Euro.
Zusammenfassende Beurteilung:
Die Telefonnutzung ist ein sehr interessanter Baustein, da das
Einsparpotenzial aufgrund der Höhe des Bausteins hoch ist, der Baustein
steuerfrei und die Akzeptanz der Arbeitnehmer hoch ist. Daran ändert
sich auch nichts dadurch, dass als Nachweis die monatlichen
Telefonrechnungen eingefordert und aufbewahrt werden müssen. Häufig sind
die entsprechenden Telefonkosten des Arbeitnehmers auch höher als im
Beispiel unterstellt. Dann wären natürlich auch die Einsparungen
entsprechend höher.
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