In einem Jahreswechselseminar eines großen Seminaranbieters wurden wir Teilnehmer nach unserem Umgang mit A1-Bescheinigungen gefragt. Denn: Obwohl es die entsprechenden Rechtsvorschriften seit dem Jahr 2010 gibt, werden sie selbst von einigen Großunternehmen ignoriert. Diese Haltung sehen wir als leichtsinnig an. Einige Länder verhängen regelmäßig hohe Geldbußen und in Extremfällen mussten Mitarbeiter aus dem Polizeigewahrsam befreit werden. Doch der Reihe nach.
Was ist der Sinn einer A1-Bescheinigung?
Grundsätzlich müsste ein Mitarbeiter sowohl in dem Land Sozialversicherungsbeiträge bezahlen, in dem er lebt, als auch in dem Land, in dem er arbeitet. Um diese Doppelbelastung zu vermeiden, hat Deutschland mit verschiedenen Ländern vertraglich vereinbart, in welchem Land die Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen sind.
Damit einfach überprüft werden kann, in welchem Land die Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind, gibt es innerhalb von EU/EWR/Schweiz die A1-Bescheinigung. Die Verfahren für Drittländer sind vergleichbar.
Eine A1-Bescheinigung ist die Bestätigung, dass ein Arbeitnehmer bereits in einem Land Sozialversicherungsbeiträge bezahlt und deswegen in einem anderen Land nicht mehr der Sozialversicherung unterliegt.
In der Vergangenheit sind die Mitgliedsstaaten der EU sehr pragmatisch mit dem Thema A1-Bescheinigung umgegangen. Sie haben vor allem in den Branchen kontrolliert, in denen sie Fälle von Schwarzarbeit oder Lohn- und Sozialdumping vermutet haben. Spitzenreiter war die Baubranche. Inzwischen haben einige Länder ihre Kontrollen erheblich ausgeweitet.
Wann wird eine A1-Bescheinigung benötigt?
Für jede berufliche Grenzüberschreitung innerhalb der EU/EWR/Schweiz wird eine A1-Bescheinigung benötigt. Theoretisch kann schon das Tanken im Anzug zum Problem werden. Stark kontrolliert werden Baustellen, Messen, Kongresse, Hotels, Flughäfen oder auch Betriebe. Wenn ein Arbeitnehmer mit einem Firmenwagen mit Firmenlogo unterwegs ist, einen Lkw fährt oder typische Arbeitskleidung trägt, kann bei einer Kontrolle durch den Zoll eine berufliche Veranlassung der Reise schlecht wegdiskutiert werden. Dabei wird eine A1-Bescheinigung für jedes Land benötigt, das bereist wird: Wenn eine Arbeitnehmerin über die Niederlande in Belgien einreist, wird für beide Länder eine A1-Bescheinigung benötigt.
In welchen Ländern wird kontrolliert?
Die intensivsten Kontrollen finden in Österreich statt. Hier werden bei fehlender A1-Bescheinigung je Arbeitnehmer zwischen 10.000 Euro und 1.000 Euro Bußgeld fällig.
In Frankreich kontrolliert eine Art „Entsendepolizei“ auch auf Autobahnraststätten gezielt Fahrzeuge mit ausländischem Kennzeichen, in denen sie Geschäftsreisende vermutet. Die Strafen beginnen dort bei 2.000 Euro und können im Wiederholungsfall bis zu 500.000 Euro betragen. Wer beispielsweise in Litauen auf einer Baustelle ohne gültige A1-Bescheinigung erwischt wird, wird in Polizeigewahrsam genommen.
In Italien, Luxemburg, Dänemark und der Schweiz wird ebenfalls von verhängten Strafen im vierstelligen Bereich je Arbeitnehmer berichtet; Länder wie Belgien berechnen stattdessen doppelte Sozialversicherungsbeiträge. Außerdem hat die Schweiz mehrfach zweiwöchige Einreiseverbote verhängt. Diese Aufzählung betrifft Strafen, die tatsächlich und regelmäßig verhängt werden. Das theoretische Strafmaß ist wesentlich höher: Es beträgt beispielsweise in Deutschland bis zu 30.000 Euro je Verstoß.
Wie wird die A1-Bescheinigung beantragt?
Es gibt mehrere Arten von A1-Bescheinigungen: Die erste Variante muss für jede Dienstreise beantragt werden, die zweite Variante gilt für einen gewissen Zeitraum.
Der Antrag je Dienstreise erfolgt elektronisch über sv.net bzw. das verwendete Lohnabrechnungsprogramm. Eigentlich muss die Bescheinigung vor Beginn der Dienstreise vorliegen – viele Länder akzeptieren den Antrag. Die Bearbeitungsdauer bei den Krankenkassen beträgt bis zu drei Arbeitstagen.
Der Arbeitnehmer muss die A1-Bescheinigung mitführen. Soweit die Bescheinigung noch nicht vorliegt, sollte zumindest die Eingangsbestätigung sowie der Ausdruck des Antrags mitgeführt werden. Eine rückwirkende Bescheinigung ist nicht möglich.
Die Brisanz wird an folgendem Beispiel deutlich: Ein deutsches Unternehmen hat einen Servicevertrag mit einem niederländischen Unternehmen in Venlo abgeschlossen. Der Kunde meldet eine kritische Störung. Theoretisch kann diese Störung erst drei Arbeitstage später behoben werden, weil ja erst die A1-Bescheinigung vorliegen muss. Zumindest muss sich der Monteur vorher mit seiner Lohnbuchhaltung in Verbindung setzen, damit vor Beginn der Dienstreise die A1-Bescheinigung beantragt wird. Noch weiter gedacht hieße das, dass nicht nur Monteure Bereitschaftsdienst machen müssten, sondern auch die Lohnbuchhaltung. Böse Zungen behaupten, einige EU Länder sähen diesen Protektionismus durchaus positiv.
Erfreulicherweise gibt es in einigen Fällen eine bessere Alternative: Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig mindestens zwei Länder innerhalb der EU/EWR bereist, ist es möglich, über die DVKA eine zeitraumbezogene A1-Bescheinigung zu beantragen. Die Bearbeitungszeit beträgt mehrere Wochen und die beiden Merkmale „mindestens zwei Länder“ und „regelmäßig“ sind zumindest in Form einer gewissenhaften Prognose ernst gemeint. Das zweite Land braucht nicht genauso häufig wie das erste Land bereist zu werden. Beispielsweise wäre es möglich, regelmäßig in den Niederlanden tätig zu sein und Messen oder Kongresse in anderen EU/EWR-Staaten zu besuchen.
Diese Art der A1-Bescheinigung wird befristet für ein bis zwei Jahre ausgestellt und kann beliebig oft verlängert werden.
Bei der Gestaltung und Abwicklung hilft Ihnen gerne Ihr Steuerberater oder Rechtsanwalt.
Welche weiteren Besonderheiten gibt es?
Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Unternehmer und Freiberufler benötigen eine A1-Bescheinigung, wenn sie beruflich ins Ausland reisen. Wenn ein Arbeitnehmer ausschließlich im Ausland arbeitet, ist die A1-Bescheinigung grundsätzlich auf zwei Jahre befristet und kann auf bis zu vier Jahre verlängert werden.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer soll zwei Jahre lang für ein Tochterunternehmen in Brüssel arbeiten und möchte in der deutschen Sozialversicherung bleiben. Falls ein Arbeitnehmer im Ausland wohnt, wird es kompliziert.
Beispiel: Ein Lkw-Fahrer, der mit seiner Familie in Polen wohnt, fährt für eine deutsche Spedition in Deutschland und Benelux. Die A1-Bescheinigung muss in seinem Wohnsitzland Polen beantragt werden. Wahrscheinlich wird die Sozialversicherungspflicht in Deutschland liegen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter, der mit seiner Familie in Polen wohnt, arbeitet für ein Gartenbauunternehmen, das sowohl in Deutschland als auch in den Niederlanden Flächen bewirtschaftet. Die A1-Bescheinigung muss ebenfalls in Polen beantragt werden. Die Sozialversicherung ist in Polen zu bezahlen, weil in mehreren Ländern Betriebsstätten bestehen.
Neben der A1-Bescheinigung müssen die Arbeitnehmer in einigen Ländern vor Arbeitsbeginn bei den lokalen Behörden angemeldet und es müssen weitere Dokumente vorgelegt werden. Teilweise ist das auf bestimmte Tätigkeiten beschränkt. Bitte sprechen Sie deswegen mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt. Dieser kennt auch ausländische Kollegen, die Sie bei der Entsendung unterstützen können.
INFO
Wenn Ihre Mitarbeiter im Ausland tätig sind, sollten Sie in jedem Fall vor den Reisen A1-Bescheinigungen beantragen. Das gilt auch bei beruflichen Grenzübertritten, die nur eine Stunde dauern. Die ersten Länder verhängen regelmäßig vierstellige Bußgelder gegen Arbeitnehmer und Arbeitgeber und es ist damit zu rechnen, dass weitere Länder folgen werden. Bitte überprüfen Sie, ob Sie die Organisation der Auslandsreisen so anpassen können, dass ein- oder zweijährige Bescheinigungen bei der DVKA beantragt werden können. In Zweifelsfällen sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt.
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