Mitarbeitergespräche sind wichtig für die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter – sowohl im Arbeitsalltag als auch im Hinblick auf die berufliche Kompetenzentwicklung und die Karriereplanung. Für Vorgesetzte sind sie ein grundlegendes Instrument, um die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Mitarbeiterbindung zu steigern. Im Unternehmen wird somit gleichermaßen eine wertschätzende Kommunikationsstruktur gestärkt bzw. aufgebaut. Traditionell werden Mitarbeitergespräche einmal meistens am Ende des Jahres geführt. Das ist aber vielen Beschäftigten zu wenig. Sie wünschen sich mehr Feedback, wie eine Studie zeigt: Die Talent- und Karriereberatung von Rundstedt hat in einer Umfrage herausstellen können, dass nur 37 Prozent der Mitarbeiter mit der Feedback-Kultur ihres Unternehmens ausreichend zufrieden sind. Vier von zehn Beschäftigten hingegen wünschen sich mehr Rückmeldung. Befragt wurden in diesem Zusammenhang 600 Beschäftigte. Vor allem wünschen sich die Befragten mehr Lob. Hier preschen insbesondere die 18- bis 34-Jährigen nach vorn: Jeder Zweite möchte mehr positive Anerkennung hören, im Vergleich dazu nur jeder Dritte bei den 50- bis 69-Jährigen. Einig sind sich die zwei Generationen bei der negativen Rückmeldung. Nur ein Fünftel hat den Eindruck, dass zu viel Kritik das Betriebsklima trübt.
Gespräch oder Monolog?
In einer weiteren Studie befragte das Unternehmen gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut Innofact AG rund 1.000 beschäftigte Männer und Frauen. Hierbei kam heraus, dass mehr als die Hälfte der Befragten (55 Prozent) Gespräche mit Vorgesetzten als motivierend und hilfreich einstufen, wenn es um ihre Leistungen und Erwartungen geht. 35 Prozent hingegen sehen in diesem Termin eine Alibi-Funktion, die nichts bringt. Hier muss jedoch hinzugefügt werden, dass 60 Prozent mit der Erwartungshaltung in das Gespräch gehen, dass der Vorgesetzte Angebote und Ideen für die Weiterentwicklung bietet. Immerhin bereiten sich allerdings auch 56 Prozent auf das Gespräch vor, indem sie eigene Ziele formulieren und Argumente für mögliche Themen vorbereiten. Gründlicher in der Vorbereitung sind allerdings die weiblichen Mitarbeiter: Sie bringen beispielsweise öfter eigene Verbesserungsvorschläge mit ein (28 Prozent der Frauen, 18 Prozent der Männer). Um auf mögliche Kritikpunkte kompetent eingehen zu können, überlegen sie sich im Vorfeld bereits, wie sie argumentativ reagieren können (26 Prozent der Frauen, 19 Prozent der Männer). In Bezug auf das vorherige Gespräch vergleichen auch sie häufiger, was erfüllt wurde und was nicht, und thematisieren die nicht erfüllten Ziele und Erwartungen erneut (24 Prozent der Frauen, 19 Prozent der Männer).
Kennzeichen eines Mitarbeitergesprächs sollte die gegenseitige Wertschätzung sein, auch sollte die objektive Ebene nicht verlassen werden. Wer sich wertgeschätzt fühlt, ist auch motivierter und engagierter. Um Wertschätzung entstehen zu lassen, braucht es meistens gar nicht viel: zum Beispiel ein freundlicher Blick, Interesse am Leben und an der Arbeit des Mitarbeiters, den Mitarbeiter mit Namen anreden, Vorschläge anhören und ihn in Entscheidungsprozesse miteinbeziehen, Leistung und Entwicklungsschritte anerkennen, Vertrauen aussprechen, Rückmeldung geben oder Fragen stellen. Wird dem Mitarbeiter eine wertschätzende Haltung gespiegelt, dann fühlt er sich dem Team und dem Unternehmen zugehörig.
Feedback-Apps
Die Digitalisierung hat auch das Mitarbeitergespräch erfasst. Mit sogenannten Feedback-Apps können Unternehmen beispielsweise regelmäßiger als in jährlichen Mitarbeitergesprächen herausfinden, wie die Stimmung ist. Denn das einmalige jährliche Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter ist eigentlich nicht mehr zeitgemäß. Einerseits wünschen sich Mitarbeiter regelmäßiges Feedback, andererseits ändern sich die unternehmerischen Organisationsstrukturen in Richtung Flexibilität sowie auch die Mitarbeiter immer mehr eigenverantwortlich in verschiedene Projekte einbezogen werden. Ein zeitnahes Feedback ist für eine lebendige Organisation wichtig, um so schnell Rückschlüsse aus Fehlern ziehen zu können. Mithilfe dieser Apps können sich Mitarbeiter gegenseitig Feedback geben oder auch das Feedback vom Vorgesetzten einholen, z.B. nach Meetings oder Projektabschlüssen. So kann ein Mitarbeiter für seinen produktiven Beitrag während des Meetings gelobt oder konstruktiv kritisiert werden, wenn er die Diskussion mit unnötigen Beiträgen hinausgezögert hat. Idealerweise ist Letzterer kritikfähig, und die Rückmeldung führt zu einer positiven Verhaltensänderung seinerseits. Diese Regelmäßigkeit des Feedbacks bewirkt allerdings einen Wandel in der Unternehmenskultur, dafür ist aber auch notwendig, dass alle Mitarbeiter für diese offene Kommunikationsform befähigt sind und sie den Unternehmenswerten Rechnung trägt. Jedoch sollten Feedback-Apps nur ein Tool in der Feedback-Kultur eines Unternehmens darstellen und nicht das einzige.
Feedback zum Führungsstil
Führungskräfte und Vorgesetzte nehmen immer auch eine Vorbildfunktion innerhalb eines Unternehmens ein. So wie sie mit Kritik und Lob umgehen, tun es auch die Mitarbeiter. Je konstruktiver dieser vorgelebte Umgang, umso offener die Unternehmenskultur. Der „Hernstein Management Report“ hat herausgestellt, dass regelmäßige Mitarbeitergespräche im Management nicht selbstverständlich sind. 38 Prozent der befragten Führungskräfte werden mindestens einmal im Jahr zum Mitarbeitergespräch eingeladen. Allerdings gibt es große Unterschiede in der Hierarchie-Ebene: Im unteren Management sind es 48 Prozent, im mittleren 42 Prozent und im oberen bis Top-Management nur noch 24 Prozent. Darüber hinaus zeigt die Studie auch: 69 Prozent der befragten Beschäftigten fanden, dass ihr Vorgesetzter gut vorbereitet ihnen im Mitarbeitergespräch gegenübersaß. 71 Prozent haben klare und nachvollziehbare Rückmeldungen vor und 61 Prozent sind motiviert aus dem Gespräch gegangen. 67 Prozent haben in dem Gespräch ihrer Führungskraft selbst Feedback gegeben.
Dass Mitarbeiter Angst vor Sanktionen haben, wenn sie offene Kritik im Dialog äußern, ist verständlich. Hier hilft eine offene Feedback-Kultur: Zeigen Sie Interesse an den Vorschlägen und Meinungen der Mitarbeiter und Kritikfähigkeit, indem sie selbst nach einer Rückmeldung zu Ihrem Führungsstil oder Ihrer Person fragen. Vertrauensbildend ist des Weiteren, wenn der Vorgesetzte selbst offen mit der Kritik umgeht und die Ideen der Mitarbeiter als relevant erachtet und gute Ideen umsetzt bzw. erklärt, warum eine kurzfristige Veränderung im Sinne des Mitarbeiter-Vorschlags nicht möglich ist. Verzichten Sie auf Rechtfertigungen und zeigen Sie, dass Sie sich ebenfalls als Führungskraft weiterentwickeln. Karin Bünnagel | redaktion@regiomanager.de
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