Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat am 14.11.2014 sein Schreiben über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht.
Damit ist im Ergebnis eine Verschärfung der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung einhergegangen. Während die bis dahin geltenden Grundsätze in weiten Teilen sowohl für Betriebsprüfer als auch für Steuerpflichtige lediglich grobe Leitlinien enthielten, sind die Vorgaben der GoBD nun viel verbindlicher formuliert. Leider haben jüngere höchstrichterliche Urteile die Vorgaben der GoBD bestätigt und so die Rechte der Betriebsprüfer gestärkt. Die GoBD fordern z.B. eine Verfahrensdokumentation von den steuerpflichtigen Unternehmen. Aus dieser müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf der Ergebnisse der Datenverarbeitung vollständig und schlüssig ersichtlich werden. Das betrifft z.B. auch die innerbetriebliche Organisation einer geordneten und sicheren Belegablage. Es kommt besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt.Die TreuCon berät darum viele Mandanten und vor allem auch Neukunden, wie diese Dokumentationen aussehen können, damit Problemen in der unternehmensinternen Buchhaltung oder Schwierigkeiten bei Betriebsprüfungen vorgebeugt werden kann.Wichtig sei, so Geschäftsführerin Jutta Tacke, vor allem die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der verarbeiteten Daten im Rahmen der Verfahrensdokumentation. In ihr müssen auch alle Systemänderungen und die Handhabung der Daten inhaltlich wie zeitlich lückenlos dokumentiert sein.
Dabei ist es unerheblich, wie groß das Unternehmen ist, denn „die Länge der Dokumentation bemisst sich daran, wie komplex die Vorgänge sind und wie groß das Unternehmen ist. Somit variiert die Länge der Dokumentation. Sie kann mal fünf Seiten, mal 20 oder auch mal 40 Seiten und länger sein.“
Geschäftsführer André Tacke ergänzt: Entscheidend sei die Aussagekraft dieser Verfahrensdokumentation und weniger die Länge. „Eine gute Dokumentation bewegt sich im Zusammenspiel von Mandant, IT-Systempartner und Steuerberater. Jeder sollte hier seinen Beitrag leisten. Festgelegt wird dabei dann z.B., wer welche Belege ansehen darf im Unternehmen und wer was mit dem Steuerberater austauscht.“ Dabei sei ebenso wichtig, dass die Dokumentation verständlich geschrieben ist und für den Betriebsprüfenden nachvollziehbar sei, zumal sie „gegenüber dem Finanzamt hilft“, denn sie gebe dem Betriebsprüfer einen sehr guten Einstieg in eine Betriebsprüfung und signalisiere: „Hier ist etwas nach Regeln aufgebaut.“ Umgekehrt ist ebenso wichtig zu wissen: „Wenn eine Verfahrensdokumentation fehlt, ist es für das Finanzamt schon mal ein formeller Fehler, der den Eintritt später zu einer Schätzung schon mal öffnet. Und ein möglicher, im Raume stehender Vorwurf einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung lässt sich mit einer guten Verfahrensdokumentation nicht mehr aufrechterhalten.“ Insofern habe diese auch einen vorbeugenden Charakter. Unternehmen sollten darum dieser Verfahrensdokumentation eine gewisse Bedeutung zukommen lassen, zumal sich Führungskräfte dann auch klar werden könnten, „wie die internen Abläufe im Betrieb sind und Buchungsvorgänge zu optimieren“ seien.
Auch wenn es teilweise viel zusätzliche Arbeit ist, „der Mehrwert sollte darin liegen, die eigenen Prozesse einmal kritisch zu überprüfen“. Um die Unternehmen hier nicht allein zu lassen, bietet TreuCon seinen Mandanten darum diese wichtige Dienstleistung an und spricht Kunden aktiv an: „Auch wenn es zunächst zusätzlicher bürokratischer Aufwand aus Unternehmenssicht ist, so versuchen wir dennoch das Beste daraus zu machen“, so Tacke resümierend.
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