Der eine kann über den Irrwitz lachen, weil er nicht betroffen ist, der andere bekommt das kalte Grausen, weil er vor dem unerbittlichen Unbekannten steht, das vor keinem Unternehmen haltmacht: Bürokratie kann ein Monster sein. Für große Konzerne ebenso wie für KMU. Im Mai 2018 stand der selbstständige Unternehmer und Webdesigner Michael Stein aus Essen einem solchen Untier gegenüber. Es hieß „Datenschutz-Grundverordnung“ und ist auch als DSGVO bekannt. Über Nacht, so schien es damals, hatten Unternehmen eine unüberschaubare Vielzahl von neuen Datenschutz-Regelungen zu beachten. Bei Nichtbeachtung der bürokratischen Regeln und Vorschriften war die Rede von Zehntausenden Euro Strafe.
Dabei ist die DSGVO nur die besonders sichtbare Spitze des Bürokratie-Eisberges. Komplizierte Formulare, kryptisches Kanzleideutsch und ein Übermaß an bleischweren Prozessen kosten Unternehmen Milliarden. Im Jahr 2016 belastete allein die Bürokratie des Bundes die deutsche Wirtschaft mit 35 bis 40 Milliarden Euro; 2015 waren es knapp 43 Milliarden, 2017 über 45 Milliarden Euro.
Neben den bürokratischen Anforderungen der Bundesregierung an Unternehmen gibt es zusätzlich EU-Recht, Landesrecht und nicht zuletzt die administrativen Erfordernisse, die Firmen, Genossenschaften und Wirtschaftsverbände sich selbst und gegenseitig auferlegen.
1.300 Euro Bürokratiekosten – pro Tag
Parallel müssen Unternehmer und Mitarbeiter interne Prozesse, Abläufe, Regelungen und Anforderungen erfüllen, die Produktivität behindern. Beispiel: Der Unternehmensberater Gerd Müller (Name geändert) arbeitet tage- oder wochenweise in den Firmen, die seine Dienste bei seinem mittelständischen Düsseldorfer Arbeitgeber buchen. Das kostet die Unternehmen, die seine Leistungen buchen, 1.000 bis 1.300 Euro – pro Tag. Oft dauert es aber Tage, bis Müller überhaupt anfangen kann zu arbeiten. „Bis ich einen Laptop mit der richtigen Software und die Zugriffe habe, vergehen bei großen Projekten zwei bis sogar sechs Wochen, das ist keine Seltenheit.“
„Insbesondere die Regierungspräsidien wenden Bundesrecht an“, beschreibt es eine Sprecherin von Evonik, „bei dem es einen Gestaltungsspielraum gibt. Einige Genehmigungsbehörden nutzen diesen, andere wiederum nicht“. Der Essener Chemieriese kritisiert zudem die schlechte Qualität von Gesetzen: „Genehmiger vor Ort bemängeln immer mehr, dass Bundesgesetze nicht mehr eindeutig auszulegen sind. Dies bestätigt unseren Eindruck, dass die Rechtssicherheit erschwert wurde.“
Arbeiten kleine oder mittelständische Unternehmen mit Hochschulen zusammen, kommen oft Fördermittel infrage. Spätestens dann werden Überstunden fällig – für das Ausfüllen der Anträge. „Neben dem thematischen Teil der Anträge muss man auch immer den sogenannten Teil 3 ausfüllen“, berichtet Peter Zinn aus seiner Erfahrung. Der Physiker und Entrepreneur findet für seine eigenen Unternehmen die richtigen Programme für Fördermittel und füllt Anträge aus. Mitunter hilft er auch anderen Firmen und Start-ups dabei. „In Teil 3 finden sich Fragen wie: ,Wie fördert dieses Projekt die Gleichstellung von Mann und Frau?‘ Das ist natürlich bei Forschungsprojekten schlecht zu bestimmen, wenn es etwa um einen Katalysator für chemische Reaktionen geht, der hilft, besseren Stahl zu kochen.“
Formulare über Formulare
Einen ähnlichen Trend zu schwammigen Fragen in Formularen hat der Ingenieur Franz Schmid (Name geändert) beobachtet, der bei einem mittelständischen Unternehmen der Automobilzulieferindustrie im Ruhrgebiet arbeitet. „Einige unserer sehr großen Kunden machen auch viel Bürokratie und verlangen von uns, bögenweise Reporte auszufüllen, wie Management-Reporte gegen Kinderarbeit oder für einen nachhaltigen Abbau von Rohstoffen. Und wenn man da anrufen und darüber reden will, landet man im Callcenter des Subunternehmers, den der sehr große Kunde beauftragt hat und der noch nie etwas von diesen Reporten gehört hat. Da fasst du dir als kleine Firma an den Kopf.“
Schmids Argument: „Wir erfüllen ja ISO-Normen und die berücksichtigen auch sozialethische Fragen und Umweltstandards. Zusätzliche Zertifikate abzufragen gehört vielleicht zu den Standards von Weltkonzernen, doch die Standards sollten dem Mittelstand nicht auch noch aufgedrückt werden.“
Beamtenbund fordert Bürokratieabbau
Selbst dem DBB Beamtenbund und Tarifunion wurde die Bürokratie inzwischen zu viel. Die Bundesleitung des DBB stellte schon 2007 in einem Positionspapier zum Thema Bürokratieabbau fest: „Das oft undurchsichtige Geflecht von Vorschriften auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene, unklare und sich überschneidende Zuständigkeiten, unverständliche Formulare oder umständliche Bürokratie sind ständige Quellen von Konflikten zwischen Bürgern und Staat.“
Woher kommt diese Regelwut, diese Flut von Vorschriften, Gesetzen, Normen und Vermerken? Der DBB hat mehrere Ursachen der staatlichen Bürokratie ausgemacht und im Positionspapier „Weniger Bürokratie und besseres Recht“ von 2007 festgehalten: „Der Staat regelt auch dort, wo er vielleicht gar nicht gefragt ist; mehr Gremien wie die EU, Berufsgenossenschaften, Normausschüsse usw. bedeuten auch mehr Regeln. Hinzu kommt die Forderung von Bürgern und Unternehmen nach staatlichen Zertifikaten und immer mehr Standards für fast alle Lebensbereiche.“ Diese „Vollkaskomentalität“ habe zu einem Übermaß an Verrechtlichung und zu vielen Schadensersatzprozessen geführt.
Wie Bürokratie gelingt?
Wie könnte es also besser gehen? Physiker Zinn hat eine Idee zum Thema Bürokratieabbau für Unternehmen: „Bürokratie hat ja den Sinn, Steuermittel nicht sinnlos rauszupulvern; das ist ja auch erst mal gut. Die Frage ist: Welche Bürokratie dient dem eigentlichen Zweck? Man könnte doch in vielen Förderungsanträgen den Rotstift ansetzen bei allen Fragen, die den eigentlichen Zweck der Förderung aus den Augen verlieren. Beispiel: Für Start-up-Förderung wird oft ein wirtschaftlicher Ausblick für fünf Jahre gefordert.“ Dies sei reines „Glaskugellesen“.
Oft würde es schon helfen, auf doppelte Standards zu verzichten, hält die Evonik-Sprecherin fest. „Bürokratische Hürden würden durch eine 1:1-Umsetzung von EU-Recht, rechtseindeutigere Bundesgesetze und eine bessere personelle Ausstattung der Genehmigungsbehörden abgebaut.“
Vielleicht liegt die Lösung in Sachen überbordender Bürokratie aber doch in den Betroffenen selbst, sowohl in den Unternehmen als auch den Individuen. Berater Müller: „Früher war die Planung oft wasserfallgetrieben, heute macht das fast niemand mehr, alle machen agil nach Scrum.“ Mit dieser Planungsmethode denken Teams nur noch wenige Wochen im Voraus, um den Aufwand in komplexen Themen gering zu halten. „Das hat viel Bürokratie beseitigt.“
Auch Webdesigner und Unternehmer Stein fasste sich nach dem anfänglichen DSGVO-Schock zunächst an die eigene Nase. „Die DSGVO hat mir am Anfang etliche Kopfschmerzen bereitet, aber ich habe das Bürokratiemonster auf viele kleine Schritte runterbrechen können. Letztendlich werden bürokratische Anforderungen immer existieren. Aber sie dürfen nie wie ein Damoklesschwert ein Arbeitsleben lang über einem hängen. Sie gehören dazu, wie die Trikots, die nach dem Sport gewaschen werden müssen. Man muss bürokratische Prozesse nicht lieben. Man sollte aber seinen Frieden mit ihnen machen.“ Tim Müßle | redaktion@regiomanager.de
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