Noch vor wenigen Jahren griffen Unternehmen ganz automatisch zu der Office-Suite von Microsoft. Word und Excel sind auch heute nicht aus den Unternehmen wegzudenken. Alternative Lösungen wie Libre Office oder Open Office konnten sich nicht wirklich durchsetzen. Doch 2006 hat Google seine eigene Office-Version veröffentlicht: die G Suite. Diese wurde beständig weiterentwickelt und immer mehr Unternehmen kehren Microsoft Office den Rücken zu. Aber macht das Sinn? Für wen ist welches Paket geeignet?
Um es gleich vorweg zu nehmen: Es lässt sich nicht verleugnen, woher die Anbieter Microsoft und Google stammen: Während Microsoft seit Jahrzehnten führend in Büroanwendungen ist und einen unglaublich umfangreichen, vielfach auch hochpreisigen aber hochprofessionellen IT-Kosmos geschaffen hat, der sich fast beliebig erweitern lässt, ist Google ursprünglich eine Suchmaschine, die Office-Anwendungen nur in vergleichsweise schlanker Komplexität anbietet, dafür aber auch echt mobil und mit einer überschaubaren Kostenstruktur. Das muss in der Praxis nicht unbedingt ein Nachteil sein.
Das leistet die G Suite
Unter dem Namen „G Suite“ bündelt Google seine cloudbasierten Anwendungen. Diese gibt es für Geschäftskunden in drei verschiedenen Versionen: Basic, Business und Enterprise. Die Kosten für die Basic-Version starten für Neukunden bei 4,68 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresabonnement. Dabei ist u. a. die geschäftliche E-Mail-Adresse mit dem Namen des Wunschunternehmens (ihrname@ihrunternehmen.de) enthalten. Außerdem können die Nutzer E-Mail-Aliase für Gruppen wie vertrieb@ihrunternehmen.de erstellen. Die Basic-Version bietet jedem Nutzer den cloudbasierten Dateispeicher „Google Drive“ im Umfang von 30 Gigabyte. Die optimierte Office-Suite mit unbegrenztem Speicherplatz und Archivierungsfunktion, die Business-Version, kostet aktuell 9,36 Euro pro Neukunde und Monat im ersten Jahr. Um G Suite kennenzulernen, können Unternehmen mit einer 14-tägigen Testversion starten.
Zu den zusätzlichen Diensten, die in den kostenlosen Google-Apps für Privatnutzer nicht enthalten sind, gehören u. a. ein doppelter bzw. unbegrenzter Speicherplatz für Gmail und Google Drive, E-Mail- und Telefon-Support rund um die Uhr, eine Verfügbarkeitszusage von 99,9 Prozent, Interoperabilität mit Microsoft Outlook sowie zusätzliche Sicherheitsoptionen wie eine zweistufige Authentifizierung. Administratoren können alle Nutzerkonten zentral verwalten. „Entscheidungen im Team können über freigegebene Kalender getroffen werden. Zeitpläne lassen sich von Kollegen einsehen und Besprechungen planen“, sagt Pascal Specht-Keller, Enterprise Lead DACH für G Suite und Google Cloud. Die Einladungen zu den Terminen werden automatisch per E-Mail gesendet.
Nutzer können über G Suite laut Specht-Keller gleichzeitig mit Kollegen oder externen Partnern an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen arbeiten. „Mit einem Klick lässt sich während einer Besprechung eine Videokonferenz starten, über einen Computer, Smartphone oder Tablet mit Kamera“, so Specht-Keller weiter. Anwender haben die Möglichkeit, ihren Bildschirm zur Ansicht freizugeben, um Projekte im Team zu besprechen. Dabei können sie die Änderungen in Echtzeit verfolgen, über den integrierten Chat kommunizieren und offene Fragen über die Kommentarfunktion klären. Die Änderungen werden automatisch in Google Drive gespeichert. Eine Einladung ermöglicht es Anwendern, die Dateien anzusehen, herunterzuladen und gemeinsam zu bearbeiten ohne E-Mail-Anhänge versenden zu müssen.
Und das kann das Office 365
Anders als die browserbasierte G Suite (inkl. Offline-Funktionalität) ist Office 365 in erster Linie eine Desktop-Anwendung, deren Daten sich in der Cloud speichern lassen und die sich auch browserbasiert per Handy etc. nutzen lässt. So werden die deutlich schnelleren Zugriffszeiten der Desktop-Version mit der weltweiten Verfügbarkeit des Cloudspeichers kombiniert. Nutzer könnten diese, je nach Abonnement, auf lokalen Endgeräten installieren und in der Regel auch offline verwenden. Speziell für Unternehmen mit bis zu 300 Beschäftigten hat Microsoft eigenen Angaben zufolge „Microsoft 365 Business“ entwickelt. Das Anwendungspaket beinhaltet das Betriebssystem Windows 10 Pro und Anwendungen von Office 365 Business Premium sowie für die Geräteverwaltung und Sicherheitt. Das Paket kostet Unternehmen im Jahresabonnement 16,90 Euro pro Benutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Bei Office 365 Business können Mittelständler neben Standardfunktionen wie Word, Excel und PowerPoint noch andere Tools nutzen. Dazu gehört beispielsweise das „Customer Management“ in Outlook. In dieser Anwendung bündeln Anwender Kundendaten wie E-Mails, Besprechungen, Aufgaben, Geschäftsabschlüsse, Notizen und Lieferfristen. Über die Anwendung „Staffhub“ können Mitarbeiter online die Planung ansehen, miteinander kommunizieren und Schichten tauschen. Auch zentrale Dokumente und Informationen zur Einarbeitung können laut Angaben von Microsoft in die App integriert werden. Die Anwendung „Bookings“ ermöglicht es Kunden, online Termine für Dienstleistungen zu buchen, zu verlegen oder zu stornieren. Mitarbeiter und Kunden erhalten eine Erinnerung für die Termine. Die Onlinebuchung erfolgt über eine „leicht anzupassende Webseite“, so Microsoft. In der „Teams“-App können sich Mitarbeiter u. a. einzeln oder in Gruppen abstimmen, Video-Calls und telefonische Besprechungen starten, Dateien gemeinsam bearbeiten und externe Anwendungen von Drittanbietern nutzen.
Die Anwendung „Enterprise Mobility + Security“ dient als Plattform, um die Sicherheit der mobilen Umgebung eines Unternehmens mit Funktionen wie Identitäts- und Zugriffsverwaltung sowie den Informations- und Bedrohungsschutz zu gewährleisten und zu verwalten. Microsoft nutzt zudem laut eigenen Angaben ein globales Datenschutz-Dashboard, mit dem Kunden einsehen können, wie ihre personenbezogenen Daten in Onlinediensten von Microsoft genutzt werden, und mit dem sie diese verwalten können.
Fazit
Ob sich Unternehmen für Microsoft 365 oder G Suite entscheiden, hängt letztlich von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und auch den persönlichen Präferenzen ab. So nutzen beispielsweise Firmen wie die Viessmann Gruppe und Kaeser Kompressoren sowie seit Neuestem auch der Flugzeugbauer Airbus G Suite, während andere Unternehmen wie der Getränkehersteller Eckes Granini, BMW und die Drogeriekette DM auf Microsoft 365 setzen. Barbara Bocks| redaktion@regiomanager.de
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