Kosten optimieren

In diesen Bereichen können Selbstständige Ausgaben beeinflussen.
© Minerva Studio – stock.adobe.com
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Einen Überblick über die Kosten, die auf einen Selbstständigen zukommen, muss es bereits bei der Planung der Selbstständigkeit geben, wenn ein Businessplan erstellt wird. Es gibt eine Vielzahl von Kosten, die bei der Existenzgründung berücksichtigt werden müssen, sowie laufende Kosten, die auch später noch eine Rolle spielen (beispielsweise Miete, Telefon, Versicherungen).

Viele dieser Kosten lassen sich glücklicherweise immer wieder anpassen und dadurch senken und optimieren. Welche dazugehören, erfahren Sie hier.

Keine Pauschallösungen für alle Selbstständigen

Zu Beginn der Kostenbetrachtung ist es wichtig, die verschiedenen Arten der Freiberufler weiter zu differenzieren, da jeder Beruf auch gewisse Merkmale mit sich bringt, die sich nicht durch eine pauschale Kostenoptimierung gleich behandeln lassen.

Beispielsweise gibt es Freiberufler wie Steuerberater, Ärzte, Rechtsanwälte oder Künstler. Sie sind zu bestimmten Mitgliedschaften verpflichtet, müssen vorgeschriebene Versicherungen besitzen, zahlen keine Gewerbesteuer und erhalten nicht automatisch eine gesetzliche Rente wie ein Angestellter.

Gewerbetreibende zahlen Gewerbesteuer, die sie durch eine günstige Standortwahl im Vergleich zu den Freiberuflern reduzieren können. Dafür müssen sie teilweise auf bestimmte Standorte bestehen, wenn sie beispielsweise auf Laufkundschaft angewiesen sind und direkt in Einkaufsstraßen angesiedelt sein müssen, wo sie hohe Mieten zu tragen haben.

„Normale“ Gewerbetreibende haben jedoch meist die besseren Karten, was ihre Versicherungen betrifft. Wo beispielsweise Künstler zwingend bei der Künstlersozialkasse versichert sein müssen, haben Gewerbetretreibende verschiedene Möglichkeiten bei der Wahl der sozialen Absicherung.

Versicherungen – hier lassen sich durch Vergleichsrechnungen enorme Kosten einsparen

Bei den Versicherungen ist es wichtig, sich für eine gute Krankenversicherung zu entscheiden und sich für das Rentenalter mit einer privaten Renteneinzahlung abzusichern. Die Kosten dafür variieren stark und hängen häufig vom Eintrittsalter sowie dem Gesundheitszustand ab, manchmal sind sie jedoch einkommensabhängig.

Wo bestimmte Versicherungen zwingend vorgeschrieben sind, wie beispielsweise für Künstler, Autoren oder Journalisten, die sich in der Künstlersozialversicherung pflichtversichern müssen, gibt es leider keine andere Wahl. Ansonsten bieten sich jedoch Vergleichsrechnungen im Internet an, die zeigen, bei welcher Versicherung die besten Leistungen für die günstigsten Raten gewährt werden.

Das zählt nicht nur für Kranken- und Rentenversicherung, sondern auch für weitere Versicherungen, die verschiedene Berufszweige mit sich bringen. Eine Berufs- und Betriebshaftpflicht gehört hier genauso dazu wie beispielsweise Unfallversicherungen. Jeder Selbstständige sollte sich daher zuerst informieren, welche Versicherungen für ihn vorgeschrieben sind und sich dann für die jeweiligen Versicherungen den besten Anbieter suchen. Das ist auch problemlos online möglich.

Die richtige Standortwahl kann Gewerbesteuer und Mietkosten sparen

Der Einzelhandel oder die Gastronomie profitieren von gut zugänglichen und leicht erreichbaren Ladengeschäften und Restaurants. Auch Cafés sind vor allem in Fußgängerzonen oder in der Nähe von gut besuchten Einkaufszentren gut platziert. Jeder Gewerbetreibende, der von Laufkundschaft lebt, muss sich seinen Standort sehr gut auswählen. Zentrumsnahe Lagen sind leider in der Miete etwas teurer, aber zu weit außerhalb bemerken die Kunden kaum, dass die Geschäfte existieren.

Alle Ladenbesitzer müssen also bei der Standortwahl abwägen, in welchem Ort das Geschäft nur eine geringe Gewerbesteuerzahlung notwendig macht und wo gleichzeitig die Miete günstig, das Unternehmen aber dennoch für Kunden gut erreichbar ist.

Heizung, Beleuchtung, Strom und Telefon

Bei der Wahl des Mietobjektes ist übrigens auch der Gebäudezustand zu berücksichtigen, denn das Gebäude muss geheizt werden. Hat es eine schlechte Dämmung, verpufft hier sehr viel Energie in Form von Wärme nach draußen und die Heizkosten steigen. Im Sommer hingegen, benötigen Mitarbeiter und Kunden ein kühles Klima. Dieses lässt sich durch geeignete Klimaanlagen erzielen, aber auch dabei soll die kühle Luft nicht durch eine ungünstige bautechnische Voraussetzung ungenutzt nach draußen entweichen.

Hilfreich sind auch, je nach Art des Gewerbes, große Fenster mit guter Isolierung, die die Temperatur halten und gleichzeitig für viel natürliche Beleuchtung sorgen. Dadurch reduzieren sich automatisch die Kosten für eine künstliche Beleuchtung. Natürliches Licht ist außerdem gesünder für die Mitarbeiter als das Kunstlicht.

Für die Stromversorgung und die Telekommunikation inklusive Internetprovider lohnt sich ebenfalls eine Vergleichsrechnung im Internet. Hier können jederzeit nach rechtzeitiger Kündigung auch später noch Anbieterwechsel vorgenommen werden. Es ist ideal, jährlich zu prüfen, ob das Geschäftsgebäude immer noch den günstigsten Anbieter auf diesen Gebieten nutzt oder ob ein Wechsel sinnvoll ist.

Günstige aber gesunde Büroausstattung

Jedes Unternehmen sollte selbstverständlich passend eingerichtet sein. Auch Künstler, die von Zuhause aus im Home Office arbeiten können, benötigen dazu die richtige Umgebung und die beste Einrichtungslösung. Hier gehen die Anforderungen mit Sicherheit stark auseinander. Wer im Home Office arbeitet, wird natürlich Schreibtisch, Bürostuhl, PC, Drucker, Telefon und Aktenschränke brauchen. Doch größere Firmen müssen ganze Gebäudekomplexe einrichten.

Bei der Ausstattung muss immer die Zweckmäßigkeit gegeben sein, überflüssige Einrichtungsgegenstände, die selten zum Einsatz kommen und mehr oder weniger des guten Aussehens wegen im Raum stehen, können aus Kostengründen zunächst zurückgestellt werden. Abgesehen von der Zweckmäßigkeit ist auch die Gesundheit ein Faktor, der genauso viel wiegt wie die Kostenersparnis. Und ergonomische Möbel müssen nicht unbedingt teurer sein!

Hier gibt es außerdem auch die Möglichkeit, Bürobedarf aus Firmenauflösungen günstig zu erwerben und es gibt Unternehmen, die ergonomische Büromöbel sogar zur Miete anbieten! Jeder Existenzgründer hat hier die Chance, die Startkosten enorm zu reduzieren.

Personalkosten reduzieren durch Auslagerung von Tätigkeiten

Freelancer und Ein-Mann-Betriebe kommen in der Regel ohne weiteres Personal aus. Die Personalkosten in großen Firmen richten sich ganz nach der Auswahl der Personen. Erfahrene Mitarbeiter mit langjähriger Berufserfahrung und guten Referenzen verlangen mehr Gehalt als frisch ausgelernte Personen oder auch Azubis. Ein gutes Unternehmen wird sich allerdings nicht allein durch Azubis vor der Konkurrenz behaupten können.

Hier wäre eine Möglichkeit, Personal im Bedarfsfall über Zeitarbeitsfirmen zu rekrutieren. Eine gute Bedarfsplanung hilft hier, die exakte Anzahl der dringend benötigten Mitarbeiter zu ermitteln und vielleicht durch Aushilfen, Halbtagskräfte oder Praktikanten einfache, wiederholende Tätigkeiten ausführen zu lassen.

Sehr viele Bereiche lassen sich mittlerweile auch hervorragend auslagern, sodass weder eigenes Personal (inklusive der notwendigen Sozialversicherungskosten) noch die Ausstattung der Arbeitsplätze für diese Mitarbeiter notwendig ist. Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, für Buchhaltungs- und Steuertätigkeiten alle Aktivitäten auf externe Firmen auszulagern oder diese direkt über einen Steuerberater erledigen zu lassen.

IT, Marketing und Werbung

Genau wie bei den Personalkosten im Bereich Buchhaltung und Steuern lassen sich auch andere Bereiche hervorragend auslagern. Gerade IT-Firmen haben großartige Angebote für kleine Unternehmen, die keinen eigenen IT-Sachbearbeiter einstellen können oder wollen. So kann ein Fachunternehmen Serviceleistungen in diesem Bereich übernehmen und diese im Bedarfsfall ausführen. So entfällt ein regelmäßiges und hohes Gehalt für einen festen IT-Angestellten im Unternehmen.

Auch Marketing- und Werbeaktionen lassen sich entweder über die IT auf der Webseite umsetzen oder von einem darauf spezialisierten Unternehmen nur bei Bedarf durchführen. Diese Maßnahmen können zudem steuerlich abgesetzt werden, blockieren jedoch während der Bearbeitung keine eigenen Mitarbeiter und verursachen keine monatlichen Fixkosten, Sozialabgaben oder das Einrichten von Arbeitsplätzen.

Steuerersparnisse

Ein sehr großes Einsparpotenzial ergibt sich für jedes Unternehmen besonders bei den Steuern. Dabei spielen jedoch für jeden Selbstständigen andere Kosten eine Rolle und müssen daher individuell berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich daher, Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten, der speziell auf den jeweiligen Betrieb zugeschnittene Praxistipps geben kann.

Dazu gehören beispielsweise:
  • Die Wahl der geeigneten Abschreibung für Betriebsgüter sowie die sofortige Abschreibung von geringfügigen Wirtschaftsgütern.
  • Alle Betriebsausgaben wie Fahrtkosten, Messeeintritt, Seminarkosten oder Kosten für Fachliteratur als Werbungskosten geltend machen. Dazu gehören aber auch Kosten für Telefon, Miete, Büromaterial oder die Einrichtung des Home Office sowie die Bewirtung von Geschäftspartnern.
  • Bei der Nutzung es Privat-PKWs als Dienstfahrzeug nicht die Kilometerpauschale ansetzen, sondern lieber die Kosten für die betriebliche Nutzung als Betriebsausgabe absetzen (das geht nur, wenn das Privatfahrzeug zu weniger als 50% für Dienstfahrten genutzt wird, sonst gehört es zum Betriebsvermögen).


Fazit

Es gibt tatsächlich sehr viele Möglichkeiten, laufende Kosten zu reduzieren oder zu optimieren. Dabei hat jedes Unternehmen ein anderes Einsparungspotenzial, da es auf die Art der Selbstständigkeit sowie die Begleitumstände (Ein-Mann-Betrieb, großer Konzern) ankommt. Viele Kosten lassen sich durch Kostenvergleiche im Internet regelmäßig prüfen und minimieren. Kosten, die bei der Gründung entstehen, lassen sich hingegen auch durch verschiedene Förderdarlehen vom Bund oder Finanzierungen durch Programme von Kreditinstituten kompensieren.

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Deutschland-Ausgabe 2019