Wann haben Sie zuletzt dringende Dinge unter Stress erledigt? Sollte das häufiger vorkommen und von inneren Dialogen wie „Das mache ich morgen …“ oder „Das hat noch Zeit …“ begleitet sein: Lesen Sie weiter. Möglicherweise leiden Sie unter Prokrastination und lassen sich unbewusst ein Stück Lebensqualität entgehen. Das Fatale an Aufgaben, die wir vor uns herschieben, ist, dass sie bis zur Erledigung latent vorhanden sind und uns wertvolle Energien kosten. Im Hinterkopf sind sie permanent präsent und vermiesen uns das Glas Wein am Abend auf der Terrasse durch rotierende Gedanken. Alles Wichtige, was wir lange genug schieben, wird irgendwann dringend. Dies führt im Extremfall zu einem Modus der Abarbeitung dringender Dinge. Die aktuell wichtigen Aufgaben, die uns wirklich weiterbringen würden, bleiben auf der Strecke, bis auch diese dringend werden. Willkommen im Gefängnis der Dringlichkeit!
Der erste Schritt in Richtung Freiheit ist die Frage: Was tue ich und warum? Stellen Sie alles, was Sie tun, auf den Prüfstand. Was passiert, wenn Sie etwas einfach weglassen? Manchmal tun wir Dinge aus reiner Gewohnheit, weil wir es schon immer so getan haben. Nachdem Sie einen Überblick haben, was wirklich wichtig ist, stellt sich die nächste Frage: Muss ich das tun oder wer kann das übernehmen? Erfahrungsgemäß beschäftigen sich Unternehmer und Führungskräfte häufig mit Aufgaben, die an Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegiert werden können und dadurch Zeit und Raum für die Arbeit am statt im Unternehmen schaffen.
Eat the Frog first
Nachdem Sie Klarheit über Ihr Was und Warum haben, geht es nun darum, die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll zu nutzen: Erledigen Sie Dinge, die maximal fünf Minuten dauern, sofort! Dadurch ersparen Sie sich unnötig langes Beschäftigen mit Kleinigkeiten. In der Zeit, in der Sie diese Tätigkeit in Ihren Kalender oder Ihre To-do-Liste eintragen, ist sie bereits getan und aus dem Sinn.
Aufgaben, die länger als fünf Minuten in Anspruch nehmen, benötigen einen festen Termin im Kalender, um der Dringlichkeitsfalle zu entgehen. Notieren Sie dazu den nächsten Schritt, der zu tun ist. Dadurch versetzen Sie sich in die komfortable Lage, bei Eintritt des Termins sofort ins Tun zu kommen. Das A und O für den Erfolg dieses Vorgehens ist eine verbindliche Vereinbarung mit sich selbst: Verschieben Sie jede Aufgabe maximal ein Mal!
Fragen Sie sich jeden Morgen, was für Sie die unangenehmste Aufgabe ist, die heute ansteht. Je früher Sie genau diese angehen, desto besser wird Ihr Tag. Tun Sie es, wenn möglich, sofort! Dieses Prinzip nennt sich „Eat the Frog first“ und macht Sie frei. Der erste grüne Haken des Tages versetzt Ihr Gehirn in die richtige Stimmung. Alles, was danach kommt, wird leichter, da das Unangenehmste des Tages ja bereits vom Tisch ist.
Das Beherzigen dieser drei Tipps ermöglicht Ihnen den Luxus der goldenen Stunde: Reservieren Sie sich täglich eine Stunde für Ihre Ziele. In dieser Zeit beschäftigen Sie sich ausschließlich mit Themen, die Sie und Ihr Unternehmen wirklich weiterbringen. Optimalerweise sind Sie währenddessen offline und für niemanden erreichbar. Sie mögen jetzt vielleicht denken: Das geht nicht! Seien Sie es sich selbst wert und probieren Sie es aus, z.B. für einen Zeitraum von drei Wochen. Wahrscheinlich werden Sie Ihre goldene Stunde des Tages zu schätzen wissen und nicht mehr missen wollen.
Ist Wissen Macht?!
Nun wissen Sie so einiges über den Ausstieg aus dem Gefängnis der Dringlichkeit. Das ist der erste wichtige Schritt. Tatsächliche Veränderung beginnt jedoch mit dem nächsten Schritt: dem Handeln. Erst wenn Sie gewonnene Erkenntnisse umsetzen, werden Sie in den Genuss von Verbesserungen kommen: Angewandtes Wissen ist Macht! Machen Sie sich Folgendes bewusst: Es ist ein Prozess, der Disziplin und Geduld erfordert. Es dauert circa 30 bis 60 Tage, bis sich neue Verhaltensweisen zu einer Gewohnheit etablieren. Ein Weg, der sich lohnt.
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