Gut vorbereitet ist mehr als halb gewonnen

Der erfolgreiche Abschluss in Verhandlungsgesprächen fängt bereits mit der Vorbereitung an.

Die Vorbereitung auf eine Verhandlung sollte mindestens viermal so lange dauern wie die eigentliche Verhandlung, so eine Faustformel
Die Vorbereitung auf eine Verhandlung sollte mindestens viermal so lange dauern wie die eigentliche Verhandlung, so eine Faustformel
Gute Abschlüsse erzielen und ein lukratives Geschäft machen! So sehen erfolgreiche Verhandlungen aus – doch zum Verhandeln gehören immer zwei Seiten. Und beide wollen schließlich „gewinnen“. Pattsituation? Zum Glück nicht. Erfolgreiches Verhandeln kann man lernen, doch hinter dem leichten Wort Verhandlungsgeschick liegt Arbeit. Und die fängt bei der Vorbereitung an. „Eine gute Vorbereitung ist die beste Ausgangsposition für eine erfolgreiche Verhandlung“, sagt Professorin Dr. Stefanie Jung von der Technischen Universität München. „Es gibt die Formel, die besagt, dass die Bedeutung der Verhandlungsvorbereitung vier Mal so hoch ist wie die eigentliche Verhandlung“, berichtet sie. Damit nimmt die Vorbereitung eine wesentlich stärkere Rolle ein als die Durchführung und die Nachbereitung der Verhandlung.

Good Cop, Bad Cop

Zur Vorbereitung gehört neben der Festlegung von organisatorischen Aspekten wie Ort und Zeit – sowie ob in Präsenz oder online verhandelt wird – u.a. die Frage, wie viele Personen an der Verhandlung teilnehmen. Auch wenn es für ein Unternehmen mehr Kosten darstellt: Zwei Verhandler sind grundsätzlich besser als einer. Ein einzelner Verhandler wird die ganze Zeit gefordert – er muss entweder zuhören und analysieren oder selbst reden. „Zwei Verhandler können anders agieren und unterschiedliche Rollen im Gespräch einnehmen“, sagt Professorin Jung. „Sie haben erst mal mehr taktische Möglichkeiten – im Sinne von Good Cop, Bad Cop -, aber auch die Möglichkeit, dass einer von beiden die Gesprächsentwicklung analysiert und die Dynamik beobachtet. Außerdem können so verschiedene inhaltliche Spezialisierungen abgedeckt werden.“ Die nächste Frage lautet, auf welcher Grundlage überhaupt verhandelt wird. Gibt es bereits einen Vertragsentwurf – die sogenannte Eintext-Verhandlung – oder muss der Text erst gemeinsam erarbeitet werden? „Es ist immer von Vorteil, wenn der eigene Entwurf zur Disposition steht“, berichtet Professorin Jung. Eine fundierte textliche Grundlage, die zur Diskussion steht, bedeutet, dass die Gegenseite gute Argumente finden muss, die dagegensprechen, um eine inhaltliche Änderung zu erreichen. „Die Gegenseite trägt in diesem Fall die Begründungslast. Außerdem stellt der Text einen sogenannten Anker dar. In Verhandlungen lässt sich generell eine Verzerrung in Richtung des Ankers feststellen, wodurch es der Seite, die die Textvorlage erstellt, leichter fallen wird, ihre Vorstellungen durchzusetzen.“

Informationsgewinnung

Es hört sich banal an: Machen Sie sich klar, worüber Sie eigentlich verhandeln wollen, wo Ihre Interessen liegen und was Ihr Ziel ist. Dabei sollten Sie sich auch fragen, wie die Interessen und das Ziel der Gegenseite aussehen könnten. Es ist zudem zentral, die jeweils beste Alternative zum Vertragsschluss zu kennen, den man gerade verhandelt. Eine erfolgreiche Verhandlung beinhaltet, dass beide Seiten mit einem für sie jeweils sinnvollen Ergebnis die Verhandlung beenden. Grundlage hierfür bildet das Harvard-Konzept. Bei dieser rationalen Verhandlungsmethode stehen die Interessen im Vordergrund und weniger die Positionen der Verhandlungspartner. Wenn jede Seite auf ihren Positionen verharrt und die Maximalforderung nennt, ist eine Win-win-Situation nur schwer zu erreichen. Die Gegenseite ist der Gegner und selbst wenn es zu einem Vertragsabschluss kommt, bleibt das Gefühl, nachgegeben und einen schlechten Kompromiss erreicht zu haben. Das Harvard-Konzept verfolgt einen anderen Ansatz und stellt die Interessen und Bedürfnisse der Parteien in den Fokus, also die jeweilige Motivation. Ist der Preis das entscheidende Argument oder geht es vielleicht um Qualitätsstandards oder schnelle Lieferzeiten? Die Interessen liegen bei den Verhandlungspartnern nicht parallel, aber sie müssen auch nicht unbedingt gegenläufig sein. Es geht in Verhandlungen deshalb zunächst darum, den Verhandlungskuchen zu vergrößern und dann erst über dessen Verteilung nachzudenken. „Wer sein BATNA kennt, läuft weniger Gefahr, einen schlechten Vertragsabschluss zu unterschreiben“, sagt Professorin Jung. BATNA steht dabei für Best Alternative to a Negotiated Agreement, das heißt die beste Alternative zum verhandelten Vertragsabschluss. BATNA definiert somit den unteren Bereich der Einigungszone, also das Minimalziel. Unterhalb kommt es zu keiner Einigung, da es in diesem Fall sinnvoller ist, die Alternative zu wählen. Oberhalb dieses Minimalzieles ist ein Vertragsschluss hingegen sinnvoll.

Bei der Sache bleiben

Für den Gesprächsverlauf ist es wichtig, dass Sie Ihr BATNA nicht aus den Augen verlieren. „Das passiert leider häufig, wenn sich die Beziehungs- und die Sachebene vermischen“, berichtet Professorin Jung. Wenn beispielsweise die Gegenseite sauer reagiert, weil Sie zu dem vereinbarten Termin zu spät gekommen sind, sollten Sie diese persönliche Auseinandersetzung nicht auf die Sachebene ziehen und beispielweise als Versöhnungsangebot beim Preis nachgeben. Die Ebenen sollten klar voneinander getrennt sein und das Verhandlungsgespräch sollte ausschließlich auf der Sachebene geführt werden. Dabei können Emotionen aber auch nicht einfach außen vor gelassen werden. „Eine gute Atmosphäre tragt dazu bei, dass die Verhandler stärker gewillt sind, konstruktiv nach Lösungen zu suchen.“ So mögen sich beispielsweise Menschen, die einander ähnlich sind oder die gemeinsame Interessen haben. Das kann zu einer guten Atmosphäre beitragen. Aber natürlich können Stimmungen auch kippen. Nach dem Motto „Hide your Glee“ sollten Vertragspartner ihre Freude über den Verhandlungsausgang oder Teilerfolge nicht zeigen, denn das macht die Gegenseite im gleichen Moment unzufriedener. Ermöglichen Sie der Gegenseite lieber kleine Erfolgserlebnisse, wenn Sie eine langfristige Geschäftsbeziehung aufbauen möchten. Machen Sie Eingeständnisse in einem Punkt, der Ihnen selbst gar nicht so wichtig ist. „Vermeiden Sie außerdem, dass Ihr Verhandlungspartner einen Gesichtsverlust erleidet. Lassen Sie ihm immer einen Ausweg“, ergänzt Professorin Jung. Das gilt auch dann, wenn Sie merken, dass der Vertragspartner ein bisschen geblufft hat. Eine direkte Konfrontation führt hier zum Gesichtsverlust des Gesprächspartners, was zu einem Verhandlungsabbruch führen kann. Aber was sollte man tun, wenn ein Verhandlungsabbruch nicht gewünscht ist? „In dem Fall sollte man die andere Seite zwar nicht konfrontieren, aber darauf achten, dass die Gegenseite durch den Bluff keinen Verhandlungserfolg erzielt.“

Bluffen erlaubt?

Bluffs gehören in Verhandlungen für viele Verhandler dazu. Teils werden sie auch akzeptiert, allerdings mit Einschränkungen: Bei kleinen taktischen Spielzügen bluffen Verhandler häufiger – und geben beispielsweise vor, dass eine relevante Person bald im Urlaub sein wird, um einen schnelleren Vertragsabschluss zu erreichen. Es herrscht aber auch Konsens darüber, dass in Bezug auf zentrale Aspekte wie den Vertragsgegenstand oder Rechtsfragen Bluffs nicht akzeptabel sind. „Dann ist die Vertrauensbasis dahin und die Vertragsverhandlungen werden oftmals abgebrochen“, sagt Professorin Jung. Karin Bünnagel | redaktion@regiomanager.de

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Ausgabe 01/2022