Nachdem die Digitalisierung in den Anfangsjahren eher schleppend voran schritt, hat sie im Zuge der Corona-Pandemie ordentlich Fahrt aufgenommen. Der rasante Transformationsprozess, den viele Unternehmen dabei durchlaufen, bricht nicht selten alte Strukturen auf und hat dadurch Auswirkungen auf alle Bereiche. Immer öfter erkennen auch kleine und mittelständische Unternehmen das Potenzial zur Effizienzsteigerung durch den Einsatz zeitgemäßer digitaler Tools. Verhältnismäßig einfach lassen sich diese auf der administrativen Ebene wie dem Personalwesen implementieren. Ein Beispiel, was dabei besonders hervorsticht, ist die Personalabrechnung. In kaum einem anderen Tätigkeitsfeld eröffnet die digitale Transformation so viele Chancen. Entscheider sollten aber auch auf die aktuellen und kommenden Herausforderungen vorbereitet sein.
Prozessautomatisierung mit viel Potenzial
Die Einführung der EDV hat den Büroalltag bereits gegen Ende des letzten Jahrtausends für immer verändert. Trotzdem wurden viele Arbeitsprozesse nach wie vor manuell erledigt – nur am PC anstatt auf der Schreibmaschine. Spätestens mit den rasanten Fortschritten in den Bereichen Machine Learning und KI sowie einem Paradigmenwechsel bei der Datenverwaltung hin zu dezentralen Ansätzen, lässt sich jedoch eine klare Tendenz zur Automatisierung erkennen. Damit kann die Digitalisierung zum ersten Mal ihr Potenzial entfalten. Wie überall auf der administrativen Ebene in Unternehmen trägt die Automatisierung in der Personalabrechnung im Wesentlichen zu einer klaren Effizienzsteigerung bei. Mitarbeiter müssen wiederkehrende Aufgaben nicht mehr händisch erledigen, sondern können diese an smarte Software-Tools abgeben. Die moderne Lohnsoftware ist durchaus in der Lage zahlreiche Arbeitsschritte zum Teil oder sogar komplett zur übernehmen, wodurch Personaler viel Zeit sparen.
Auf diesem Weg tragen digitale Tools zu einer Entlastung der ohnehin häufig unterbesetzten Belegschaft bei. Langfristig steigt so die Mitarbeiterzufriedenheit, weshalb die Digitalisierung auch als Maßnahme zur Bindung von Fachkräften gesehen werden sollte. Der Nutzen geht aber über die hinzugewonnene Zeit hinaus, denn automatisierte digitale Systeme sind auch deutlich präziser, wenn es darum geht, Arbeitszeiten, Urlaubstage oder Tarifgruppen zu verwalten.
Remote Work und Self-Service-Optionen werden zum Maßstab
Der über das Ende der Pandemie hinausgehende Trend zum Home-Office dürfte in vielen Branchen kaum umkehrbar sein. Zum einen müssen Unternehmen, die für qualifizierte Arbeitnehmer attraktiv bleiben wollen, flexible Arbeitsmodelle anbieten. Zum anderen haben Arbeitgeber selbst gewisse Vorzüge der Remote-Arbeitsmodelle schätzen gelernt. Mit der Zunahme von Remote-Work gehen aber auch oft tiefgreifende Veränderungen in der Arbeitsorganisation einher. Das betrifft nicht nur die Abteilungs- und Teamführung, sondern auch die Erfassung der Arbeitszeiten. Mit den richtigen digitalen Systemen können Personalabteilungen diesbezüglich jedoch flexibel auf diese neuen Arbeitsmodelle reagieren.
Eine Schlüsselrolle spielt in diesem Kontext die Integration von Cloud-Diensten. Cloud-basierte Systeme ermöglichen den sicheren Zugriff auf relevante Informationen von jedem Ort aus – ganz gleich, ob vom Büro aus oder aus dem heimischen Wohnzimmer. Auch die Zustellung der Lohnabrechnung erfolgt so entspannt auf digitalem Wege. Eine immer häufiger genutzte Alternative zum virtuellen Postfach ist das Self-Service-Portal. Diese ermöglichen neben dem Zugriff auf Lohndokumente auch eine unkomplizierte Kommunikation mit der Personalabteilung. Urlaubsanträge lassen sich so mit wenigen Klicks stellen, werden anschließend automatisch vom System geprüft und dann an die zuständige Person weitergeleitet. Für Unternehmen, die ihr Papieraufkommen reduzieren möchten, sind solche Portale quasi alternativlos.
Keine Digitalisierung ohne Cybersicherheit
Insbesondere die Dezentralisierung birgt aber auch neue Gefahren. Während die Daten früher in „Silos“, also zentral im Unternehmen gesichert waren, sind diese nun oft auf Servern von Dritten hinterlegt. Die Konsequenzen sind durchaus ambivalent. So können Unternehmen einen Teil der Verantwortung an einen vertrauenswürdigen Dienstleister übergeben, wodurch die Ausgaben für Cybersicherheit, etc. vorerst sinken. Zeitgleich öffnet der Remote-Zugriff von Mitarbeitern aus dem Home-Office aber neue Einfallstore für Hacker und Spione. Vor allem das Social-Engineering wird dadurch zu einem größeren Problem.
Bei dieser Strategie manipulieren Cyberkriminelle einen Nutzer gezielt, um Zugang zu Informationen oder einem Netzwerk zu erhalten. Dafür geben sich die Angreifer oft als Mitarbeiter des Unternehmens aus. Gegen solche Vorgehensweisen helfen technische Maßnahmen nur bedingt. Ergänzend zur Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselungen und einer konsequenten Verwaltung der Zugriffsrechte müssen Unternehmen deshalb auf die Sensibilisierung ihrer Belegschaft setzen.
Zukunftsorientierte Personalabrechnung braucht einen Plan
Die Einführung digitaler Systeme zur Personalabrechnung kann auf Widerstand und Unsicherheiten seitens der Mitarbeiter stoßen. Digitalisierungsexperten raten dazu, diese Sorgen nicht zu ignorieren, sondern möglichst früh präventiv tätig zu werden. An erster Stelle sollte immer eine offene und transparente Kommunikation stehen. Im Austausch auf Augenhöhe verschwinden viele Ängste dann automatisch. Unternehmen müssen klarstellen, dass die digitalen Systeme die bestehende Belegschaft nicht überflüssig machen und die virtuellen Kollegen als Unterstützung gedacht sind. Professionell und auf die Personalstruktur zugeschnittene Seminare und Lehrgänge sorgen für einen niederschwelligen Einstieg in neue Softwareanwendungen.
Mittelständische Unternehmen haben die Chance, von den Potenzialen aktueller und kommender Technologien zu profitieren und so ihre Personalabrechnung und viele weitere Bereiche effektiver zu gestalten. Voraussetzung ist, dass Entscheider nichts dem Zufall überlassen und Herausforderungen pragmatisch begegnen. Dafür braucht es sowohl kurz- als auch langfristig einen klaren Digitalisierungsfahrplan.
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