Der Mythos des „papierlosen Büros“ ist seit Jahren im geschäftlichen Umfeld bekannt, dennoch nur in den wenigsten Fällen gänzlich umgesetzt. Dabei steigen die Anforderungen der Digitalisierung von Dokumenten stetig an. Warum also digitalisieren? Digitale Daten vereinfachen die Bereiche: Sicherheit, Nutzung, Verteilung und Archivierung von Informationen (Platzbedarf). Durch die ansteigende Informationsflut und die höheren Ansprüche an die Prozesseffizienz und Wirtschaftlichkeit ist das Thema Digitalisierung ein wichtiger Bestandteil in Unternehmen und Organisationen geworden. Mit zunehmender Größe der Organisationseinheiten steigt die Komplexität der Anforderungen teils auch aufgrund gesetzlicher oder institutioneller Vorgaben. Beispielhaft seien an dieser Stelle Rechtsanwalts- oder Notariatsbereiche („elektronische Akte“), die Automobilbranche, aber auch Bankenbereiche („Beratungsbeziehungsweise Verkaufsprotokolle“) genannt.
Teilweise verpflichtend
Die Herausforderungen für diese beiden Branchen sind die bislang stark papiergebundenen Arbeitsweisen und die strikte Dokumentationspflicht. Je nach Branche gibt es gesetzliche Vorgaben, die eine Umsetzung von digitalisierten Prozessen in einem Zeitraum von zwei bis fünf Jahren vorschreiben. Das ist auf den ersten Blick ein langer Zeitraum. Die Veränderung von routinierten Arbeitsweisen ist jedoch ein zeitintensiver Prozess, der die Einbeziehung der Menschen erfordert. Es ist daher in vielen Organisationen eine nicht unerhebliche Herausforderung, diese Abläufe nachhaltig zu verändern. Zudem die Unsicherheit: Werden die Unterlagen rechtskonform aufbewahrt? Oder verschwinden Sie vielmehr im unbekannten Orbit der IT (zwischen Rechnern, Servern und Cloud)? Was passiert mit E-Mails im Handelsformcharakter und so weiter? All das sind Fragestellungen, mit denen sich professionelle Dienstleister schon länger beschäftigen. Das professionelle Analysieren von Dokumentenprozessen, die Aufnahme von betrieblichen Anforderungen und hieraus erarbeitete individuelle Konzepte sind in der Regel ein erfolgreicher Einstieg in das Thema Digitalisierung. Diese kundenspezifischen Analysen führen erfahrene Dienstleister seit Jahren im klassischen Paper-Output-Bereich durch. Diese wissen, in welchem Umfang sich Dokumente in Organisationen bewegen und haben dabei auch einiges an branchenspezifischem Know-how erworben (beispielsweise Anwaltskanzleien, Speditionen, Banken, Industrieunternehmen). Durch die Zuordnung und detaillierte Analyse dieser Dokumente wird dann, in Absprache mit dem Kunden, ein individuelles Konzept erarbeitet. Im Fokus dieser Konzepte steht die praxisgerechte Umsetzbarkeit durch die späteren Anwender.
Schrittweise Einführung
Im mittelständischen Bereich weit verbreitet sind erste Ansätze der Digitalisierung durch Scan-to-Mail oder Scan-to-Folder-Funktionen. Der prozessuale und ganzheitliche Ansatz des Dokumentenmanagements wird meist auf „später“ vertagt. Eine kleine „Strategieplanung“ ist an dieser Stelle zu empfehlen. Die Veränderungen schrittweise zu vollziehen wird die Akzeptanz und die letztendlich erfolgreiche Umsetzung eines umfangreichen DMS (Dokumenten-Management-System) oder eines ECMS (Enterprise-Content-Management- System) innerhalb einer Organisation nur unterstützen. Erfolgreich bewährt haben sich an dieser Stelle Pilotprojekte mit überschaubarem Umfang. Besonders eignen sich herstellerübergreifende Einstiegslösungen wie z.B. „Nuance Autostore“. Der Vorteil ist ein schlanker und schneller Einstieg in den Digitalisierungsprozess mit minimiertem Risiko.
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