Hintergrund der Regelung:
Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter) hat die Europäische Kommission Ende 2022 einen Entwurf zur Anpassung des Mehrwertsteuersystems vorgelegt. Ein wesentlicher Teil der ViDA-Initiative ist die Einführung eines digitalen Reportings von Einzeltransaktionen in Echtzeit auf Basis einer verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen. Über ein elektronisches Meldesystem sollen voraussichtlich ab 2028 die Zusammenfassenden Meldungen ersetzt werden. In Deutschland wurde die E-Rechnungspflicht mit dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen sowie Steuervereinfachungen und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) eingeführt und damit ein im Koalitionsvertrag 2021 der Bundesregierung formuliertes Ziel erfüllt. Zustimmung erhielt das Wachstumschancengesetz vom Bundesrat im Februar 2024 nach Anrufung des Vermittlungsausschusses und Streitpunkten in anderen Bereichen. Im ersten Schritt existiert nun in Deutschland eine grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung ab dem 01.01.2025. Eine digitale Reporting-Verpflichtung ist in dem Gesetz noch nicht enthalten und wird demnach in einem zweiten Schritt kommen.
Definition einer E-Rechnung:
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht wird es eine neue, enger gefasste Definition der E-Rechnung geben, sodass nicht sämtliche Rechnungen, die heute als E-Rechnungen gelten, auch in Zukunft als solche anerkannt werden. Als E-Rechnung gilt dann nur noch eine elektronische Rechnung, die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entspricht (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG-neu), oder wenn Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat geschlossen haben. Im Fall einer solchen Vereinbarung muss das genutzte Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen oder mit dieser interoperabel sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-neu). Die zweite Alternative unter Nr. 2 soll sicherstellen, dass bisherige Investitionen in die Digitalisierung von E-Rechnungsprozessen, wie z. B. EDI-Rechnungen, nicht obsolet sind. Kernelement bleibt jedoch weiterhin die CEN-Norm 16931, die auch im Rahmen der B2G-E-Rechnungspflicht genutzt und aktuell überarbeitet wird.
Als elektronische Rechnung anerkannt sind aktuell die beiden Formate „XRechnung“ sowie „ZUGFeRD“. XRechnung bezeichnet dabei einen Standard, der die genannten Anforderungen erfüllt und ausschließlich aus einem strukturierten Datensatz besteht. Das Format „ZUGFeRD“ ist als sog. „hybrides“ Format zu sehen und integriert einen XML-Datensatz in einem PDF-Dokument. Bei Abweichungen zwischen den Rechnungsinhalten im bildlich zu erkennenden PDF-Dokument und in dem strukturierten XML-Datensatz sind die Daten im strukturierten Datensatz die führenden Daten im Sinne des UStG.
Rechnungen, die den oben genannten Vorgaben nicht entsprechen, gelten in Zukunft nicht mehr als elektronische Rechnungen. Dazu gehören u. a. Papierrechnungen sowie elektronisch versendete PDF-Rechnungen. Für solche in der Zukunft als „sonstige Rechnungen“ definierte Rechnungen ist während der Übergangsfristen zur Ausstellung auch die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Umfang der elektronischen Rechnungspflicht:
Die E-Rechnungspflicht umfasst ab 01.01.2025
nationale B2B-Umsätze. Dies bedeutet, dass ein im Inland ansässiger Unternehmer verpflichtet wird, für in Deutschland steuerbare Leistungen (die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind) E-Rechnungen auszustellen, sofern auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu). Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische (am Umsatz beteiligte) umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhält (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-neu). Eine umsatzsteuerliche Registrierung im Inland führt nicht zur Ansässigkeit im Sinne dieses Gesetztes. Für die Umsätze, die der E-Rechnungspflicht unterliegen, ist zukünftig keine aktive Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich. Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungspflicht gibt es für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und für Rechnungen über Fahrscheine (§ 34 UStDV).
Übergangsregelungen:
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ab dem 01.01.2025. Übergangsregelungen im UStG gibt es dabei lediglich für den Rechnungsaussteller. Inländische Rechnungsempfänger sind ab 2025 uneingeschränkt zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Dies gilt selbst für Unternehmer, die steuerfreie Leistungen gem. § 4 Nr. 8–29 UStG ausführen.
Es gelten die folgenden Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller:
In 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere nach wie vor nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig.
In 2027 dürfen inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere wie bisher nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) an ihre inländischen Unternehmer-Kunden ausstellen.
Zusammenfassend kann man sagen, dass inländische Unternehmer ihre ERP-Systeme bereits ab dem 01.01.2025 auf den Empfang von E-Rechnungen umstellen müssen. Rechnungsaussteller sind vollumfänglich ab dem 01.01.2028 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet und können vorher prüfen, ob sie Übergangsregelungen in Anspruch nehmen können oder wollen.
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