Nur wenige direkte Kontakte und Homeoffice statt Bürogemeinschaft: In der Corona-Krise gewinnt die digitale Kommunikation zunehmend an Bedeutung. Karsten Lange von der Sigma System Audio-Visuell GmbH erklärt, wie die digitale Umstellung gelingt und was Firmen dabei beachten müssen.
NRM: Sind Ihre Kunden flächendeckend in der Lage, remote zu kommunizieren?
Karsten Lange: Diese Frage können wir nicht mit Sicherheit beantworten, gehen aber grundsätzlich davon aus. In Unternehmen, in denen viele Menschen zusammenarbeiten, die nicht am gleichen Standort sind, sollten Präsenz und Mikromanagement nicht mehr der Fokus sein.
NRM: Was wären die einfachsten Maßnahmen, die Sie empfehlen?
Karsten Lange: Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei Remote-Gruppen ist die Kommunikation. Für die verschiedenen Kommunikationskanäle auf den jeweiligen Endgeräten MS Teams, Skype oder Zoom zu installieren ist ein Anfang.
NRM: Haben Sie eine Art Checkliste, die wir abdrucken können?
Karsten Lange: Nein, hier bedarf es immer einer individuellen Betrachtung. Wir finden je nach den gegebenen Voraussetzungen und der Situation des Kunden die zu dem jeweiligen Unternehmen passende Lösung.
NRM: Was sind die häufigsten Remote-Maßnahmen, die Kunden nachfragen?
Karsten Lange: Videokonferenzlösungen über Breitbandinternetverbindung sind auch in der aktuellen Situation am stärksten nachgefragt.
NRM: Was kostet es, eine moderne Konferenz- und Medientechnik einzurichten?
Karsten Lange: Wir bieten Lösungen ab 2.500 Euro inklusive Lieferung und Inbetriebnahme zuzüglich Mehrwertsteuer an.
NRM: Haben Sie bestimmte Tools, mit denen Sie besonders gerne arbeiten?
Karsten Lange: Wir haben keinen Favoriten, es kommt auf die jeweilige Aufgabenstellung an und dazu wählen wir das passende System.
NRM: Welche besonderen Vorzüge hat die Video-Telefonie?
Karsten Lange: Diese Technologie steigert die Effizienz. Sie bietet räumliche Unabhängigkeit, es fallen keine Reisekosten an, während man gleichzeitig zu einer geringeren CO²- Produktion beiträgt; der zeitliche Aufwand ist geringer und trotzdem findet durch die Bildübertragung eine Face-to-Face-Kommunikation statt. Außerdem ist die Anzahl der Teilnehmer nicht mehr durch die realen Räume begrenzt.
NRM: Wo sind die Grenzen?
Karsten Lange: Die Übertragung der Datenmengen ist für das Netz teilweise zu groß. Der generelle Ausbau des Breitbandnetzes bietet noch einiges an Potenzial.
NRM: Worauf sollte man in organisatorischer Hinsicht achten? Gibt es eine Art Roadmap?
Karsten Lange: Bei größeren Gruppen ist ein Moderator sinnvoll und die Redezeit sollte begrenzt werden. Dieser Moderator sollte u.a. darauf achten, dass eine gewisse Rededisziplin eingehalten wird. Grundsätzlich fehlt die unmittelbare visuelle Rückmeldung, was zu Beginn einiger Gewöhnung bedarf, die sich aber als Chat-Funktion einrichten lassen kann.
NRM: Können Sie uns besonders gelungene Best-Practice-Beispiele aus Ihrem Alltag nennen?
Karsten Lange: Das RP-Forum Zukunftsmedizin vom 23. März 2020 aus Hamburg, die per Videostream auf Facebook und YouTube live übertragen wurde und die erste virtuelle/digitale Konferenz von Creative Mornings Düsseldorf am 27. März 2020 via Zoom.
NRM: Welche Sicherheitsaspekte gilt es zu bedenken?
Karsten Lange: Point-to-Point-Verschlüsselung ist nur bedingt und in Abhängigkeit von der Software möglich. Unter Umständen müssen die Daten in einer ausländischen Cloud gespeichert werden. Konventionelle Videokonferenzsysteme bieten von Haus aus integrierte Verschlüsselungsfunktionen nach gängigen Sicherheitsstandards. Wer es sicherer haben will, kann u.a. Zusatzgeräte montieren, die außerhalb des eigentlichen Videokonferenzsystems für eine zusätzliche Verschlüsselung sorgen.
NRM: Rächt sich jetzt die halbherzig angegangene Digitalisierung?
Karsten Lange: In Bezug auf die verfügbare Datenrate, ja.
NRM: Irgendwann ist auch die Corona-Krise vorbei. Welche langfristigen Effekte haben die jetzt getroffenen Maßnahmen?
Karsten Lange: Wenn man jetzt die entsprechenden Maßnahmen beschließt und umsetzt, profitiert man auch langfristig von der Kostenersparnis und einer gesteigerten Effizienz. Und es ist auch ein Meilenstein für den digitalen Wandel. Wir gehen davon aus, dass unabhängig von einer Krisensituation zukünftig öfters mit den Mitteln der virtuellen Konferenzen etc. gearbeitet wird. Jeannine Gehle | redaktion@regiomanager.de
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