Spätestens jetzt wird jedem Unternehmer klar, dass die Themen Business Continuity – der ausfallsichere Betrieb bei unvorhergesehen Ereignissen – und Digitalisierung nicht nur Hand in Hand gehen, sondern – wenn nicht schon geschehen – möglichst schnell und umfassend angegangen werden müssen. Was aber ist zu tun, wenn plötzlich das ganze Unternehmen von zu Hause arbeiten muss? Wie klappt eine Umstellung von heute auf morgen, was sonst wochenlanger Vorbereitung bedarf?
Grundausstattung im Home-Office
Neben der benötigten Hardware, wie z.B. ein vorkonfigurierter PC oder Laptop, sollte die Möglichkeit gegeben sein, zu telefonieren. Hier bietet sich anstatt eines klassischen Telefons ein Softphone unter Nutzung eines Headsets an. Eine Webcam rundet die Infrastruktur ab. Grundvoraussetzung, um im Büro zu arbeiten, ist aber eine ausreichende Internetanbindung, die z.B. auch Videotelefonie ermöglicht.
IT-Sicherheit im Home-Office
Neben den technischen Voraussetzungen müssen im Home-Office natürlich auch der Datenschutz und die IT-Sicherheit gewährleistet werden. Insbesondere nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, die erforderlich sind, um den Datenschutz zu gewährleisten. Hier sei exemplarisch die Schaffung von Zugangshindernissen zu Datenträgern und Dokumenten (abschließbarer Raum, Schrank, nicht einsehbarer Bildschirm) genannt.
Der Mitarbeiter benötigt im Home-Office einen Fernzugriff (Remote-Desktop), um auf die Daten im Unternehmen zuzugreifen. Der Austausch dieser sensiblen Daten sollte dabei über eine verschlüsselte Verbindung (ein virtuelles, privates Netzwerk VPN) erfolgen. Anhand einer Anleitung durch den IT-Dienstleister kann sich so jeder Mitarbeiter sicher in das Unternehmensnetzwerk von zu Hause aus einwählen. Es sollte dabei vermieden werden, dass der Mitarbeiter einen eigenen PC hierfür verwendet, da die Maßnahmen zur Sicherheit, angefangen bei der Aktualität des Virenscanners, nicht durchsetzbar sind.
Must-have-Tools im Home-Office
Die folgenden Tools haben alle eines gemeinsam: Es sind cloudbasierte – und damit Unternehmens-Standort-unabhängige Lösungen. Sie eignen sich daher hervorragend für das Arbeiten von unterschiedlichen Standorten, also auch aus dem Home-Office heraus.
Messenger-Programme für die Online-Kommunikation sind die Alternative für die kurze Information, die man sonst einmal eben über den Schreibtisch ruft. Die Büro-Chats sind in der Lage, die Kommunikation sowohl einzelner Teams als auch die des gesamten Unternehmens zu vereinheitlichen. Hier gibt es Tools wie Microsoft Teams, Cisco Jabber oder Slack.
Videokonferenzen ersetzen im Home-Office das persönliche Gespräch und sind eines der wichtigsten Tools. Hier gibt es diverse Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Je nachdem, ob Sie nur zu zweit oder mit mehreren Personen eine Video-Konferenz abhalten möchten, ob dabei Dokumente und/oder der Desktop geteilt werden sollen, oder ob gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden soll. Hier tut sich Microsoft Teams hervor, das nicht nur all dies ermöglicht, sondern auch bis 2021 von Microsoft kostenlos angeboten wird. Beliebte Tools in dieser Kategorie sind aber auch Jabber von Cisco, Zoom, Skype oder Facetime von Apple.
Generell gilt: Je mehr schon Cloud-Anwendungen wie z.B. Office 365 genutzt werden, je einfacher fällt die Migration ins Home-Office.
Arbeiten im Home-Office steigert Produktivität
Ergebnisse einer Studie der Universität Stanford aus dem Jahr 2015 und einer Studie der Internationalen Arbeitsorganisation von 2017 besagen, dass sich die Produktivität der Mitarbeiter im Home-Office bis zu 13 Prozent erhöht. Auch fördert das Arbeiten im Home-Office die Work-Life-Balance, da der Mitarbeiter den Arbeitsweg spart und selbst darüber entscheiden kann, wie er seine Arbeitszeit einsetzt.
Ausblick
Egal, wann sich das Arbeitsleben wieder normalisiert: an einer Cloud-Strategie in Kombination mit Redundanz in Bezug auf IT-Sicherheit und Internet-Anbindung kommt in Zukunft kein Unternehmer vorbei.
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