Die Digitalisierung oder digitale Transformation ist derzeit in aller Munde. Sie ist kein Marketing-Hype. Denn dass Unternehmensabläufe immer mehr vernetzt und automatisiert werden müssen, ist eine Notwendigkeit mit Blick auf Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit. Sie ist aber auch nichts, wovor man sich fürchten muss, weil man „es nicht schafft“.
Zunächst muss klar sein: Abläufe digitalisieren, vernetzen und automatisieren heißt nicht, aus Prinzip eine alte Software gegen eine neue einzutauschen. Es heißt auch nicht, Prozesse aus Prinzip umzukrempeln. Natürlich sind Anpassungen und Erneuerungen notwendig, aber Ziel muss es sein, Potenziale besser nutzen zu wollen, die in vorhandenen Ressourcen, Workflows, Informationen und Kompetenzen stecken. Wie lassen sich die täglichen Arbeitsabläufe kontinuierlich ausbauen, sinnvoller verbinden und effizienter gestalten? Darum geht es bei der digitalen Transformation.
Einige Beispiele, die jedes Unternehmen aus dem täglichen Umgang mit Dokumenten, E-Mails und Informationsquellen kennt:
Textverarbeitung: Oft kommen Dokumente aus unterschiedlichen Anwendungen. Inhalte können nicht dargestellt, Anhänge nicht verknüpft, Dateien nicht geprüft werden – Potenzial verschenkt! Sorgt man jedoch für einen Rahmen, in dem Formatunterschiede aufgehoben und Datenstrukturen vereinheitlicht sind, kann man mit Dokumenten auf einem völlig anderen Level arbeiten. Stichwort Weiterleitung, Vorgangszuordnung, Archivierung – Potenzial genutzt!
E-Mail-Verarbeitung: Immer mehr E-Mails kommen mit immer größeren Dateianhängen herein. Legt man sie einfach irgendwie ab, ist der Speicherplatz aufgebraucht, bevor man auch nur in die Nähe der intelligenten Verarbeitung kommt – Potenzial verschenkt! Schickt man dagegen eine Nachricht an zehn Empfänger und richtet es so ein, dass der Anhang nur einmal gespeichert, aber für jeden Empfänger eine Referenz darauf vermerkt wird, spart man nicht nur eine Menge Speicherplatz, sondern hat auch die rechtssichere Mail-Archivierung zu einem großen Teil schon abgedeckt – Potenzial genutzt!
Dokumentenablage: Papierkorrespondenz wird eingescannt und digital abgelegt, oft an einem zentralen Ort. Wer etwas Bestimmtes sucht, kann dann recht lange suchen – Potenzial verschenkt! Viel sinnvoller ist es, die Systematik direkt beim Scannen in den Ablageprozess zu bringen. Etwa indem erfasste Dokumente nach Stichworten durchleuchtet werden, die als relevant für bestimmte Empfänger definiert sind und sofort an diese zugestellt oder leicht auffindbar abgelegt werden – Potenzial genutzt!
Informationsbereitstellung: Themenrelevante Informationen sind in vielen Quellen über das ganze Unternehmen verstreut. Oft können sie nicht bereitgestellt werden, weil Anwenderberechtigungen nicht definiert sind oder Medienbrüche eine Verbindung unmöglich machen – Potenzial verschenkt! Stattdessen: so genannte selbsttragende Archive definieren. Alle Quellen sind einbezogen, die benötigten Informationen lassen sich über detaillierte Suchfunktionen gezielt zusammenstellen und werden auch gleich in einem definierten, einheitlichen Rahmen präsentiert – Potenzial genutzt!
Die Beispiele zeigen anschaulich, was man erreichen kann, wenn die digitale Transformation nicht als Hindernis, sondern als „Chancenverwerter“ für existierende Potenziale betrachtet wird. Und was die zur Unterstützung nötige IT und Software betrifft, hält der Markt ein großes Angebot für alle Aufgabenbereiche bereit. Es muss überhaupt nicht die „große“ Lösung sein, von der man ohnehin nur einen Bruchteil Funktionalität wirklich braucht.
Also: Keine Angst vor der Digitalen Transformation – die Chancen sind um Dimensionen zahlreicher als die (vermeintlichen) Hindernisse!
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