Weihnachten steht vor der Tür – in vielen Unternehmen laufen bereits die Vorbereitungen für die Weihnachtsfeier. Solche Betriebsveranstaltungen sind ein sehr spannendes Instrument für die Mitarbeiterfindung und -bindung sowie zur Verbesserung des Betriebsklimas. Auch wenn die eigentlichen Herausforderungen im außersteuerlichen Bereich liegen, stellt sich die Frage der steuerlichen Behandlung.
Was ist eine Betriebsveranstaltung?
Betriebsveranstaltungen sind einerseits von Kundenveranstaltungen und andererseits von persönlichen Incentives abzugrenzen.
Kundenveranstaltungen liegen vor, wenn weniger als die Hälfte der Teilnehmer aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und ggf. Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund besteht. Die Abgrenzung von persönlichen Incentives, die zu sehr negativen steuerlichen Folgen führen, ist schwieriger. Grundsätzlich muss eine Betriebsveranstaltung allen Mitarbeitern eines Unternehmens offenstehen – es ist nicht erforderlich, dass alle Mitarbeiter tatsächlich daran teilnehmen, aber sie müssen die Möglichkeit dazu haben. Hiervon gibt es verschiedene Ausnahmen, die Sie bitte im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater besprechen:
Es ist zulässig, dass jeweils nur eine Organisationseinheit wie eine Filiale oder Abteilung eine Betriebsveranstaltung durchführt. Ebenso ist es zulässig, wenn eine Betriebsveranstaltung nur für bestimmte Mitarbeiter von Interesse ist, wie beispielsweise die Aufführung eines Weihnachtsmärchens für Eltern mit Kindern. Dann gibt es noch die Sonderfälle Pensionärstreffen und Jubilarfeiern für mehrere Jubilare. Keine Betriebsveranstaltung liegt beispielsweise vor, wenn nur Abteilungsleiter oder besonders erfolgreiche Verkäufer an einer Veranstaltung teilnehmen oder diese bei einer Veranstaltung geehrt werden sollen.
An die besondere Ausgestaltung einer Betriebsveranstaltung werden inzwischen keine erhöhten Anforderungen mehr gestellt – reine Arbeitsessen zählen jedoch weiterhin nicht zu den Betriebsveranstaltungen.
Wie wird eine Betriebsveranstaltung versteuert?
Grundsätzlich gilt: Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr gibt es einen Mitarbeiterfreibetrag von jeweils 110,00 Euro. Der übersteigende Betrag ist steuer- und sozialversicherungspflichtig, soweit er nicht mit 25 Prozent pauschal versteuert wird.
Was bedeutet das im Detail? Bei Betriebsveranstaltungen wird steuerlich der konkrete Mitarbeiter betrachtet. Wenn beispielsweise Jupp Schmitz aus der Werkstatt an den ersten beiden von drei Betriebsveranstaltungen teilnimmt, wird für beide Teilnahmen der Freibetrag gewährt. Wenn Jana Müller an der zweiten und dritten Veranstaltung teilnimmt, fallen ebenfalls beide Veranstaltungen unter den Freibetrag. Max Muster nimmt an allen drei Veranstaltungen teil – hier ist eine der Veranstaltungen ab dem ersten Euro steuerlich zu berücksichtigen. Welche Veranstaltung versteuert wird, darf sich der Arbeitgeber aussuchen. Beim Sommerfest bringt Jupp Schmitz seine Frau und seine beiden Kinder mit – diese werden ihm nach Köpfen persönlich zugerechnet. Ein Beispiel: An einem Sommerfest nehmen 50 Mitarbeiter und 50 Angehörige teil. Die Gesamtkosten betragen 10.000,00 Euro – das sind 100,00 Euro pro Person. Jupp Schmitz bringt seine Frau und seine beiden Kinder mit – also entfallen auf ihn 400,00 Euro. Jana Müller kommt alleine – ihr werden 100,00 Euro zugerechnet. Demnach sind bei Jupp Schmitz 290,00 Euro zu versteuern, während Jana Müller innerhalb des Freibetrags bleibt.
Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, eine Teilnehmerliste zu führen.
Es kommt dabei auf die teilnehmenden Personen an, nicht auf die angemeldeten Personen. Ein Beispiel: Zur Weihnachtsfeier haben sich 100 Mitarbeiter angemeldet. Die Gesamtkosten betragen 10.000,00 Euro. Aufgrund einer schweren Grippewelle sagen kurzfristig 60 Mitarbeiter ab – die Kosten können auf 8.000,00 Euro reduziert werden. Dann betragen die Gesamtkosten je teilnehmendem Mitarbeiter nicht 100,00 Euro wie geplant (= unter dem Freibetrag), sondern 200,00 Euro. Damit liegen sie 90,00 Euro über dem Freibetrag – diese 90,00 Euro sollten pauschal versteuert werden. Von der direkten Zurechnung gibt es eine wichtige Ausnahme: eine Verlosung, an der alle Mitarbeiter teilnehmen können und die keinen Entlohnungscharakter hat.
Ein Beispiel: Eine Weihnachtsfeier, an der 100 Mitarbeiter teilnehmen, kostet 10.000,00 Euro. Hinzu kommt ein Fernseher für 1.000,00 Euro, der unter allen Mitarbeitern verlost wird. Diesen muss nicht der Gewinner versteuern, sondern da der Freibetrag von 110,00 Euro je Mitarbeiter nicht überschritten wird, fallen hierfür keine Steuern an. Variante: Gäbe es für die 100 Mitarbeiter 100 Preise im Wert von jeweils 1.000,00 Euro zu gewinnen, stünde der Entlohnungscharakter im Vordergrund – diese Preise könnten nicht pauschal versteuert werden. Bei der Umsatzsteuer gibt es eine weitere Besonderheit: Hier sind die 110,00 Euro kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Das bedeutet: Für jeden Mitarbeiter, bei dem die Kosten bis zu 110,00 Euro brutto betragen, ist der Unternehmer grundsätzlich vorsteuerabzugsberechtigt – für die Mitarbeiter, bei denen die Freigrenze überschritten wird, darf er die Vorsteuer nicht in voller Höhe abziehen.
Wichtig ist die Behandlung der Sozialversicherung bei der Pauschalversteuerung: Es ist eine sehr schlechte Idee, den Lohnsteuerprüfer die Überschreitung der 110-Euro-Grenze „finden zu lassen“. Versteuert der Unternehmer den Mehrbetrag freiwillig, fallen 25 Prozent Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer an. Wartet er auf den Lohnsteuerprüfer, muss er spätestens bei der nächsten Sozialversicherungsprüfung zusätzlich rund 40 Prozent Sozialversicherungsbeiträge bezahlen.
Was gehört zu den Kosten einer Betriebsveranstaltung?
Aufgrund der gesetzlichen Regelung in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2 EStG sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer in die Kosten der gesamten Veranstaltung einzubeziehen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie einem Arbeitnehmer individuell zuzurechnen sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Gesamtkosten handelt. Einzubeziehen sind insbesondere Kosten für den äußeren Rahmen wie Räume, die Kosten für Speisen und Getränke, Musik, Auftritte von Künstlern, Eintrittskarten, Trinkgelder, aber auch Barzuwendungen, wenn beispielsweise jeder bei einem Weihnachtsmarktbesuch 40,00 Euro zur freien Verfügung bekommt. Bei den Barzuwendungen muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter das Geld ausschließlich auf dem Weihnachtsmarkt ausgegeben haben.
Es kommt nicht darauf an, ob die Kosten den Mitarbeiter oder die Begleitpersonen betreffen. Stornokosten sind ebenfalls miteinzubeziehen, es sei denn, die gesamte Veranstaltung fällt aus. Nicht zu den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung gehören die Selbstkosten des Arbeitgebers, wie beispielsweise die Lohnkosten der eigenen Mitarbeiter, die die Veranstaltung planen. Beförderungskosten, z. B. die Anreise im Bus, gehören grundsätzlich mit zu den Kosten der Betriebsveranstaltung. In Einzelfällen können jedoch Reisekosten vorliegen, die zusätzlich steuerfrei erstattet werden dürfen.
Bei Geschenken ist zu überprüfen, ob sie anlässlich oder bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung gewährt werden. Geschenke bis zu 60,00 Euro je Person sind normalerweise unkritisch. Bei Geschenken über 60,00 Euro wie beispielsweise Goldmünzen steht für die Finanzverwaltung häufig der Entlohnungscharakter im Vordergrund, sodass eine begünstigte Besteuerung mit 25 Prozent nicht möglich ist. In Zweifelsfällen schafft eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt Klarheit.
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