Lohngedanken: Nettolohnoptimierung
Arbeitgeber erhalten regelmäßig Werbung zum Thema Nettolohnoptimierung – es wird eine jährliche Ersparnis im fünfstelligen Bereich schon bei zehn Arbeitnehmern versprochen. Wo liegt der Haken? Fast alle hierbei eingesetzten Gehaltsextras werden vom Bundesfinanzministerium regelmäßig in Rundschreiben als legales Steuersparmodell beschrieben. Aber: Fast alle Methoden sind nur dann legal, wenn die Gehaltsextras zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt bezahlt werden.
Viele Nettolohnoptimierer haben sich darauf spezialisiert, Arbeitsverhältnisse so zu gestalten, dass formal eine zusätzliche Leistung vorliegt, obwohl es sich wirtschaftlich gesehen um eine Gehaltsumwandlung handelt.
Ein vereinfachtes Beispiel: Eine Mitarbeiterin stimmt im ersten Schritt einer Änderung ihres Arbeitsvertrages zu, in der sie u. a. auf 100 Euro brutto verzichtet. Anschließend bezahlt ihr der Arbeitgeber „freiwillig“ 100 Euro Kindergartenzuschuss steuer- und
sozialversicherungsfrei aus.
Einige Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfer haben sich darauf spezialisiert, Fehler in diesen Gestaltungen zu finden – die Folge sind Nachzahlungen, Zinsen, Säumniszuschläge und im schlimmsten Fall Strafverfahren.
Gehaltsextras zur Mitarbeiterbindung
Wir empfehlen unseren Kunden einen anderen Ansatz: Freut euch über das Geschenk des Gesetzgebers, haltet euch an die Regeln und nutzt die Möglichkeiten als ein Instrument zur Mitarbeitergewinnung und -bindung. Clever eingesetzt, ist der Ertrag mittelfristig viel höher als bei der klassischen Nettolohnoptimierung.
Eine Gehaltserhöhung, zu der auch die klassische Nettolohnoptimierung zählt, hat häufig nur ein bis zwei Monate lang positive Effekte auf einen Arbeitnehmer. Kombiniert ein Arbeitgeber hingegen Gehaltsextras mit Wertschätzung, ist der Effekt ungleich höher. Hierzu soll dieser Artikel beispielhafte Ideen liefern.
Geschenke aus persönlichem Anlass
Sachzuwendungen aus persönlichem Anlass (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Namenstag, aber nicht Weihnachten oder Ostern) sind bis zu einem Betrag von 60 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Am besten sind selbstverständlich Geschenke mit einem persönlichen Bezug zum Arbeitnehmer geeignet: Der Weinliebhaber erhält Wein, der Jazzfan einen Gutschein für einen Plattenladen und der Gartenfreund einen Gutschein vom Gartencenter. Vorbildlich wäre zusätzlich eine handgeschriebene Karte mit einem kurzen, individuellen Text. Ab einer entsprechenden Betriebsgröße kann es sinnvoll sein, einen Festausschuss, bestehend aus mehreren Mitarbeitern, mit der Informationsbeschaffung zu beauftragen.
Mitarbeiterrabatte
Mitarbeiterrabatte sind bis zu 1.080 Euro im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Auf so einen Vorschlag entgegnen mir Unternehmer: Das würden wir zwar gerne anbieten, aber wir haben einen Online-Shop für industrielle Dichtungsringe – kein Mitarbeiter benötigt so viele Dichtungsringe. Die Besonderheit dieser Regelung ist, dass es sich bei den Waren oder Dienstleistungen nicht um die Haupttätigkeit des Unternehmens zu handeln braucht, sondern es reicht aus, wenn die Umsätze mit den begünstigten Waren oder Dienstleistungen zu mehr als 50 Prozent gegenüber fremden Dritten erfolgen. Für mein Beispiel bedeutet das: Wenn der Arbeitgeber neben den Dichtungsringen Wein in sein Sortiment aufnimmt und mehr als 50 Prozent der Umsätze mit fremden Dritten erzielt, ist der Rabattfreibetrag auch auf den Wein anwendbar.
Ein anderes Beispiel: Ein Unternehmer baut Ferienhäuser in Ferienparks. Wenn dieser Unternehmer ein paar Häuser an fremde Dritte vermietet, dann kann er durch die Kombination aus Rabattfreibetrag und Erholungsbeihilfe seinen Mitarbeitern einen schönen Urlaub schenken – steuer- und sozialversicherungsfrei. Als Nebeneffekt können die Arbeitnehmer stolz ihrer Familie zeigen, was sie bei ihrer täglichen Arbeit bauen.
44-Euro-Gutscheine
Die 44-Euro-Freigrenze kann bei falscher Anwendung erhebliche Nachzahlungen im Bereich Steuern und Sozialversicherung auslösen. Das Problem liegt darin, dass es sich um eine Freigrenze für alle Sachbezüge handelt, die nicht unter eine Spezialregelung fallen. Wird sie auch nur um 0,01 Euro überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Was bedeutet das? Ein Arbeitgeber hat 20 Arbeitnehmer, die jeden Monat einen 44-Euro-Tankgutschein erhalten. Für die Kunden des Arbeitgebers gibt es Werbekugelschreiber und Schreibblöcke – Streuwerbeartikel, die unstreitig weder bei den Kunden noch bei den Arbeitnehmern als Geschenke zu versteuern sind. Trotzdem werden sie auf die 44-Euro-Grenze angerechnet. Wenn also ein Prüfer bei einem Arbeitnehmer sieht, dass er einen Werbekugelschreiber in seiner Tasche hat, unterstellt er, dass dieser Kugelschreiber auch privat genutzt wird. Ein Gegenwert von 0,01 Euro reicht aus, um die 44-Euro-Grenze zu überschreiten. Fällt dem Prüfer das bei zwei oder drei Mitarbeitern auf, dreht er die Beweislast um und fordert den Arbeitgeber auf zu beweisen, dass alle anderen Mitarbeiter die Kugelschreiber nicht privat nutzen. Schafft der Arbeitgeber das nicht, werden alle Tankgutscheine steuer- und sozialversicherungspflichtig – bei 20 Arbeitnehmern kann es um bis zu 50.000 Euro Steuern und Sozialabgaben zuzüglich Zinsen gehen.
Aus diesem Grund raten wir dringend davon ab, die 44-Euro-Grenze auszuschöpfen. Gehen Sie stattdessen bis maximal 40 Euro – je niedriger der Betrag ist, desto höher ist die Sicherheit, dass es zu keinen Problemen kommt.
In Abhängigkeit von der Firmenkultur ist es sinnvoll, die 44-Euro-Grenze nur in geringem Umfang für feste Sachbezüge zu verwenden, da sie für gemeinsame Aktivitäten, die nicht in die Kategorie „Betriebsveranstaltungen“ fallen, benötigt wird: das gemeinsame Abteilungsleiterfrühstück, Eis für alle oder einen Grillabend. Da 15-Euro-Tankgutscheine nicht so attraktiv sind, könnte der Arbeitgeber stattdessen Abokosten von Spotify, Netflix, Apple Music oder anderen Medienangeboten übernehmen.
Eine sehr attraktive Möglichkeit zur Verwendung der 44-Euro-Grenze soll im nächsten Jahr abgeschafft werden: Derzeit gibt es Prepaid-Kreditkarten, mit denen der Inhaber zwar alles bezahlen, aber kein Bargeld abheben kann. Dadurch gelten diese bis jetzt als Sachbezug, so dass ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer nicht nur die 44 Euro im Monat, sondern im Extremfall über 10.000 Euro im Jahr begünstigt zukommen lassen kann.
Sachbezüge mit 30 Prozent pauschaliert
Diese hohe Summe rührt daher, dass es die Möglichkeit gibt, einem Arbeitnehmer Sachbezüge bis zu 10.000 Euro im Jahr sozialversicherungspflichtig und mit 30 Prozent Pauschalsteuer zu gewähren. Dadurch erzielt man trotz der Sozialversicherung in vielen Fällen eine Steuerersparnis zwischen 10 und 20 Prozentpunkten. Diese Regelung kann auch ohne Kreditkarte attraktiv sein: Wenn ein Arbeitnehmer eine besondere Leistung erbringt und einen Bonus erhalten soll, ist das zusätzliche Geld schnell wieder vergessen. Alternativ könnte man ihm einen „Luxusgegenstand“ schenken, für den er sonst „zu geizig“ wäre. Beispiele sind ein Crosstrainer, ein hochwertiger Grill, eine Küchenmaschine oder eine teure Uhr. Das „Geschenk“ sollte natürlich zum Arbeitnehmer passen – dann erinnert er sich jedes Mal an den Arbeitgeber, wenn er sich ein Essen zubereitet oder auf seine Uhr schaut. Soweit es sich um Handys handelt, fallen geringere Abgaben an, selbst dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy für seine Tochter möchte. Smartwatches sind in der Regel (noch) nicht begünstigt, weil in vielen Fällen die originäre betriebliche Nutzung fehlt.
Weitere Möglichkeiten
Diese Beispiele sollen eine erste Idee dazu geben, wie über Gehaltsextras kreativ die Mitarbeiterbindung und -gewinnung verbessert werden können. Jedes Unternehmen ist anders und die Kunst besteht darin, Gestaltungen zu finden, die zum Unternehmen und zu den Arbeitnehmern passen. Einige wichtige Bereiche fehlen bewusst, weil ich ihnen eigene Artikel widmen möchte. Hierzu gehören insbesondere Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge und Betriebsveranstaltungen.
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