Die Digitalisierung ist im Handwerk noch nicht so weit fortgeschritten wie in manchen anderen Branchen. Allerdings gibt es auch Gegenbeispiele – wie den Dachdeckerbetrieb Stefan Bern aus Mönchengladbach. Zusammen mit dem Systemhaus LEVITECH geht Bern nun einen weiteren großen Schritt in Richtung digitaler Prozessoptimierung. Stefan Bern arbeitet bereits seit zehn Jahren mit LEVITECH zusammen und konnte seinen Betrieb dank der systematischen Beratung schon in einigen Bereichen erfolgreich digitalisieren. Mithilfe einer individuellen Prozessanalyse haben die IT-Experten ein weiteres Arbeitsfeld identifiziert, in dem Berns Unternehmen seine Effizienz steigern kann.
Arbeitsersparnis durch digitale Datenerfassung
Wie in den meisten anderen Handwerksbetrieben nahmen Stefan Berns Mitarbeiter bisher Auftragszettel aus Papier mit zu den Kunden, füllten sie dort von Hand aus und ließen sie nach abgeschlossener Arbeit unterschreiben. Zwar waren Berns Formulare bereits klar und übersichtlich gestaltet und mit vielen relevanten Informationen vorausgefüllt, doch mussten sie trotzdem immer noch von den Mitarbeitern auf der Baustelle manuell bearbeitet und später in der Buchhaltung separat erfasst und ins System eingepflegt werden. Diese Arbeit will Handwerksunternehmer Stefan Bern nun durch eine elektronische Auftragserfassung einsparen. „Für uns bedeutet Digitalisierung vor allem, bisher analog stattfindende Arbeitsschritte digital abzubilden und dadurch an Effizienz zu gewinnen. Es reicht nicht, digitale Technik anzuschaffen. Sie muss auch gewinnbringend im Betriebsablauf eingesetzt werden“, erklärt LEVITECH-Geschäftsführer Fabio Pastars die Philosophie seines Unternehmens. „Genau das passiert hier bei Stefan Bern, und es freut uns sehr, dass wir diese Aufgabe übernehmen dürfen. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir ermittelt, dass die Auftragserfassung nicht optimal lief und auf Basis der Microsoft 365-Apps Lösungsansätze zur Digitalisierung des Prozesses erarbeitet“, beschreibt Pastars die LEVITECH-Vorgehensweise.
Dachdecker-Teams mit Tablets ausgestattet
Mit Unterstützung von LEVITECH werden Berns Dachdecker-Teams nun mit Tablets ausgestattet, auf denen Projektinformationen und Checklisten verfügbar sind. Auf der Baustelle können die Handwerker Infos abrufen und ihre digitalen Formulare gleich auf dem Tablet bearbeiten. Zum Schluss unterschreibt der Kunde ebenfalls digital und bekommt eine Kopie der Liste per E-Mail zugeschickt. Parallel erhält auch Stefan Berns Büro alle Infos digital, sodass eine manuelle Erfassung entfällt. „Auf diese Weise sparen wir Arbeitszeit und die Druckkosten für die vielen Formulare, die wir vorher gebraucht haben“, freut sich der Unternehmer. „Und es gehen auch keine Zettel mehr verloren.“
Digitaltechnik in zwei bis drei Monaten einführen
Zu diesem erfreulichen Ergebnis führte die Zusammenarbeit von Stefan Bern und LEVITECH über einen sinnvoll strukturierten und gut abgestimmten Projektablauf. „Nach der Durchführung der Ist-Analyse haben wir einen passgenauen Lösungsansatz erarbeitet und für den Kunden visualisiert. So kamen wir mit Herrn Bern schnell zur Übereinstimmung und konnten mit der Implementierung starten“, berichtet Marcel Paschke, der das Projekt für LEVITECH betreut. „Nach den ersten Schulungen haben wir dann einen Testlauf im kleinen Team durchgeführt, denn bei solchen Projekten ist es sehr wichtig, dass man die Mitarbeiter mitnimmt“, so Paschke. „Nachdem die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen ist, geht es nun in die zweite Testphase. Voraussetzung für den Erfolg ist eine offene Fehlerkultur, denn Fehler passieren bei der Einführung neuer Technik auf jeden Fall“, erklärt der IT-Berater. „Auf diese Weise lernen die Beteiligten sich Schritt für Schritt auf die neuen Arbeitsabläufe einzustellen. Wenn alles gut läuft, kann man einen neuen digitalen Geschäftsprozess so in zwei bis drei Monaten einführen.“
Innovative Mittelständler benötigen professionelle IT
Förderlich ist auf jeden Fall, dass man in Berns Unternehmen bereits vielfältige Erfahrungen mit digitalen Lösungen hat. So verwendet man z.B. schon einige Zeit ein digitales Tracking-System für Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge. Stefan Bern hat seinen Handwerksbetrieb in knapp zwei Jahrzehnten von einer „Garagenfirma“ zu einem mittelständischen Unternehmen mit über 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entwickelt. Die Mönchengladbacher sind inzwischen weit über die eigene Stadt hinaus aktiv, betreuen viele Kunden im gesamten Rheinland und bearbeiten seit Kurzem sogar Baustellen in München. „Wir arbeiten genauso am klassischen Einfamilienhaus wie für große Wohnungsbauprojekte und Gewerbekunden“, berichtet Unternehmer Stefan Bern. „Unser Betrieb ist so komplex geworden, dass wir ohne perfekt funktionierende Logistik gar nicht mehr arbeiten können. Da ist eine professionelle IT unverzichtbar. Ich freue mich, dass wir mit LEVITECH einen so kompetenten Partner haben, der genau versteht, was wir benötigen und uns mit maßgeschneiderten IT-Lösungen versorgt“, bekräftigt Bern.
Systemhaus entwickelt maßgeschneiderte Lösungen
„Unser Unternehmen gibt es ebenfalls bereits über 20 Jahre“, berichtet LEVITECH-Geschäftsführer Fabio Pastars. „Auch wir sind ein mittelständisches Unternehmen und können die Bedürfnisse unserer Mittelstandskunden daher gut verstehen. Wir stimmen unsere Arbeit exakt auf die individuellen Anforderungen ab – ob es um Hardware, Software, Cloud-Lösungen oder Datensicherheit geht“, so Pastars. „Ein wichtiges Instrument, um Kundenbedürfnisse zu ermitteln, ist unsere IT-Infrastrukturanalyse. Damit erkennen wir Schwachstellen und erstellen auf dieser Basis individuelle Konzepte, wie wir es auch in Stefan Berns Unternehmen getan haben. Dabei ist es immer hilfreich, mit Entscheidern zusammenzuarbeiten, die so offen für digitale Prozesse sind. Solche Projekte machen allen Beteiligten Spaß und führen schnell zu guten Ergebnissen“, freut sich der IT-Experte.
LEVITECH
Helmholtzstraße 26
41747 Viersen
Ein Porträt des Unternehmens und weitere Informationen zu LEVITECH finden Sie HIER
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