1 ARBEITSPLATZ VORBEREITEN
Ein funktionstüchtiger Arbeitsplatz sollte eine Selbstverständlichkeit sein, aber in der Praxis hapert es oft damit. Da kommt der neue Kollege und sein PC-Passwort ist noch nicht eingerichtet, Zugangsberechtigungen fehlen und in der Telefonzentrale kennt man noch nicht mal seinen Namen. Sorgen Sie für die nötige Grundausstattung mit funktionierendem PC und Telefon, Arbeitsgeräten, Organigramm und Telefonverzeichnis. Auch Schlüssel, Parkausweise und Visitenkarten sind eine nette Geste zum Empfang. Apropos Empfang: Weiß der oder die Neue schon, wo er/sie sich am ersten Tag melden soll? Tipp: Ein strukturierter Einarbeitungsplan erleichtert den Arbeitsstart und fördert, dass der Neue schnell und eigenverantwortlich Aufgaben übernehmen kann. Dies erhöht seine Arbeitszufriedenheit und Motivation.
2 KONTAKT IM VORFELD
Meist liegen zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn einige Wochen oder Monate. Halten Sie den Kontakt in dieser Übergangszeit: Laden Sie den neuen Mitarbeiter z. B. zu einer firmeninternen Veranstaltung oder Betriebsfeier ein. Das gibt ihm das Gefühl, schon jetzt ein akzeptiertes Mitglied des Teams zu sein. So lernt er bereits im Vorfeld Kunden, Kollegen und Geschäftspartner kennen. Zukünftige Mitarbeiter wollen sich auch vor dem Arbeitsantritt auf den neuen Arbeitgeber einstellen: Senden Sie dem oder der Neuen schon Newsletter, Rundschreiben oder „Infopakete“ über Ihr Unternehmen zu. Tipp: Beteiligen Sie die Neuen: Falls in der Zeit vor Arbeitsantritt eine wichtige Mitarbeiter-, Kunden- oder Projektbesprechung stattfindet, die das künftige Aufgabengebiet der Neuen betrifft, laden Sie sie dazu ein.
3 EINARBEITUNG MIT PLAN
Welche Aufgaben soll der neue Kollege übernehmen? Sind die Zuständigkeiten klar? Welche Abteilungen wird er wann durchlaufen? Hat der oder die Neue schon das nötige Vorwissen oder müssen Extra-Schulungen eingeplant werden? Wer wird die Einarbeitung des neuen Kollegen übernehmen? In einem strukturierten Einarbeitungsplan können Sie schriftlich festlegen, zu welchem Zeitpunkt Sie den neuen Mitarbeiter in welches Aufgabengebiet einführen, welche Informationen er hierzu benötigt und wer ihm diese Informationen gibt. Der neue Mitarbeiter bekommt somit schnell einen Überblick und weiß, woran er ist. Tipp: Informieren Sie Mitarbeiter oder Kollegen über Ihre Ziele und erklären Sie, welche Rolle die jeweiligen Personen dabei übernehmen sollen.
4 DER MENTOR HILFT
Bereiten Sie auch das vorhandene Team auf den neuen Kollegen vor, indem Sie über die Person und Qualifikation informieren. Überlegen Sie im Team, wie alle zur Einarbeitung beitragen können, wer für welche Dinge Ansprechpartner wird. Ein Mentor oder Pate ist wahrscheinlich die beste Lösung: Neben der fachlichen Begleitung kann diese Bezugsperson auch über die formellen und informellen Spielregeln im Haus informieren. Tipp: Auch hochqualifizierten Mitarbeitern, die z. B. eine Leitungsposition im Unternehmen übernehmen, sollte ein Mentor zur Seite gestellt werden. Idealerweise ist dieser hierarchisch gleich- oder höhergestellt, um die Anforderungen richtig einschätzen zu können.
5 DER RICHTIGE EMPFANG
Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für den ersten Arbeitstag. Bereiten Sie den Empfang des neuen Mitarbeiters gut vor: Holt der Mentor oder Ihre Sekretärin den neuen Kollegen am Empfang ab und führt ihn zu Ihnen? Heißen Sie ihn herzlich willkommen. Nehmen Sie sich genügend Zeit für das erste Einführungs- und Orientierungsgespräch. Besprechen Sie Ihre beiderseitigen Erwartungen und Vorhaben. Wenn Sie dann noch die Zeit haben, den Neuen durchs Unternehmen zu führen und im Kollegenkreis vorzustellen, ist das ideal. Ansonsten könnte das auch der Mentor machen. Tipp: Nehmen Sie sich am ersten Tag viel Zeit für den Neuling im Betrieb. Planen Sie z. B. ein gemeinsames Mittagessen ein, das ruhig etwas länger dauern kann. Sehr lohnend für beide Seiten ist auch ein Gespräch am Ende des ersten Arbeitstages. Der Neue kann seine Eindrücke wiedergeben und Fragen stellen, und Sie können das weitere Vorgehen für die nächsten Wochen erläutern.
6 BLICK ÜBER DEN TELLERRAND
Es hat Sinn, neuen Mitarbeitern in den ersten Einarbeitungswochen auch die vor- und nachgelagerten Produktions- bzw. Unternehmensprozesse vorzustellen. Dazu reicht ein Rundgang durch die verschiedenen Abteilungen nicht aus. Der oder die Neue sollte sich zudem mal zu einem längeren Gespräch mit den Kollegen in der Nachbarabteilung zusammensetzen oder dort mitarbeiten. Auch ein Tag mit den Vertriebsmitarbeitern oder im Kundendienst schadet nicht und schärft den Blick fürs Unternehmen. Tipp: Wenn Sie gleich mehrere Einsteiger im Betrieb haben, bietet sich eine Einführungsveranstaltung für alle an, inklusive Betriebsbesichtigung, Vorstellung der wichtigsten Bereiche des Unternehmens und Einblick in die Unternehmenskultur.
7 ORIENTIERUNGSGESPRÄCHE
Während der Probezeit sind regelmäßig stattfindende Orientierungs- und Feedback-Gespräche angeraten. Nach circa 3–4 Wochen sollte sich der Chef für ein kurzes Gespräch Zeit nehmen, in dem es auch um die emotionale Befindlichkeit gehen sollte. Wie fühlt sich der/die Neue im Unternehmen? Ist er/sie angekommen oder muss dringend etwas geändert werden? In einem zweiten Gespräch nach der Hälfte der Probezeit, das auch der unmittelbare Vorgesetzte oder ein erfahrener Kollege führen kann, sollten fachliche Fragen und Details zum Aufgabengebiet und zur Position besprochen werden. Drei Wochen vor Ablauf der Probezeit sollte es ein Abschlussgespräch geben, an dem auch der Personalleiter teilnimmt. Beide Seiten lassen nun die Einarbeitungszeit Revue passieren und bewerten offen und ehrlich die Leistung. Es wird über die weitere Zusammenarbeit und die weiteren Qualifikationsschritte gesprochen. Tipp: Mit einer systematischen Einarbeitung und regelmäßigen Gesprächen fördern Sie die fachliche und soziale Integration des Neulings. Damit verringert sich das Risiko, dass das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet wird. Führen Sie sich immer wieder vor Augen: Eine nicht bestandene Probezeit ist für Ihr Unternehmen die teuerste Lösung. Schließlich kostet jede Fehlbesetzung mehrere Monatsgehälter. Also nehmen Sie sich Zeit für Ihre Neulinge.
8 FORTBILDUNG PLANEN
Die Orientierungsgespräche bieten sich auch dazu an, einen Eindruck vom Wissensstand und Qualifikationsniveau des neuen Mitarbeiters zu gewinnen. Bringt er tatsächlich alle Qualifikationen mit, die er in seiner Bewerbung angegeben hat? Reicht sein Wissen für seine Aufgabe bei Ihnen im Unternehmen aus? Oder sollte er bestimmte Seminare besuchen und Fortbildungen absolvieren? Muss er vielleicht Zertifikate oder Prüfungen nachholen, um bestimmte Auflagen erfüllen zu können? Tipp: Fragen Sie die neue Kollegin oder den neuen Kollegen auch nach seinen Wünschen und Vorstellungen. Gerade Introvertierte trauen sich oft nicht, schon in der Probezeit Fortbildungspläne anzusprechen.
9 KRITIK VERTRAGEN
Nutzen Sie die Probezeit als beiderseitige Testphase: Erfüllt der neue Mitarbeiter Ihre Erwartungen? Gibt es aber auch Ihrerseits Handlungs- und Veränderungsbedarf? Nehmen Sie Anregungen neuer Mitarbeiter ernst – und ermutigen Sie die Neulinge auch zu konstruktiver Kritik. Wer mit dem Blick von außen neu ins Unternehmen kommt, dem fallen verkrustete Strukturen, Doppelarbeit, fehlende Innovationen oder schlechte Personalführung sofort auf. Das schreckt besonders Nachwuchskräfte ab. Und die gehen dann schnell wieder von Bord. Tipp: Zufriedene Mitarbeiter sind die besten Botschafter für Ihr Unternehmen. Wenn diese positiv im Familien- oder Freundeskreis über Ihr Unternehmen reden, ist das eine ideale PR.
10 JOB MIT ZUKUNFT
Die Probezeit ist schneller vorbei, als man denkt. Sorgen Sie für einen nahtlosen Übergang in die dauerhafte Beschäftigung. Der frühzeitige Ausblick auf sinn- und verantwortungsvolle Tätigkeiten motiviert besonders die junge Generation. Tipp: Achten Sie darauf, dass neue Mitarbeiter ihrer Qualifikation entsprechend eingesetzt werden. Gute Leute wollen schnell selbständig arbeiten und eigene Projekte übernehmen. Zeigen Sie ihnen frühzeitig Entwicklungsmöglichkeiten auf.
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