Definition: Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer steuerbegünstigt einen Werbungskostenersatz der Verpflegungsmehraufwendungen in Verbindung mit Dienstreisen gewähren. Die Verpflegungsmehraufwendungen werden dabei pauschaliert. Bei einer eintägigen Dienstreise im Inland und einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden beträgt der Verpflegungsmehraufwand 12 Euro.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung: Der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen durch den Arbeitgeber ist steuer-
und sozialversicherungsfrei.
Zusätzlich können weitere Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuert werden, was gleichzeitig zu einer Sozialversicherungsbefreiung führt, soweit die Vergütungen die Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen.
Mit anderen Worten kann der Verpflegungsmehraufwand zweimal gezahlt werden, einmal steuer- und sozialversicherungsfrei und einmal mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Voraussetzungen: Sobald Dienstreisen mit einer entsprechenden Abwesenheitsdauer vorliegen, kann der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen an jeden Arbeitnehmer auszahlen. Interessant wird diese Möglichkeit natürlich erst bei Arbeitnehmern, die viele Dienstreisen unternehmen, zum einen, weil dann höhere Einsparpotenziale bestehen, und zum anderen, weil die monatliche Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen planbar ist. Am besten geeignet sind Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben. Bei diesen wird die Abwesenheitszeit nur berechnet nach der Abwesenheit von der Wohnung. Dieses trifft häufig bei Außendienstmitarbeitern, Verkäufern und Arbeitnehmern mit Fahrtätigkeiten zu. Diese Arbeitnehmer sind faktisch täglich auf einer Dienstreise und haben Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen. Pauschal können in diesen Fällen monatlich für 15 Tage 12 Euro, also insgesamt 180 Euro steuerfrei und noch einmal 180 Euro pauschal versteuert ausgezahlt werden.
Laufender Verwaltungsaufwand: Die Abwesenheitszeiten müssen am besten vom Arbeitnehmer dokumentiert werden. Der Aufwand hält sich somit in Grenzen.
Einwendungen des Arbeitnehmers: Wenn der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand ersetzt, kann der Arbeitnehmer die Beträge nicht mehr in seiner Einkommensteuer-erklärung geltend machen. Dadurch kann dem Arbeitnehmer ein Nachteil entstehen. Da allerdings jedem Arbeitnehmer ein Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 Euro zusteht, wirken sich nur die Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung aus, die 1.000 Euro übersteigen. Den Nachteil des Arbeitnehmers kann man berechnen und in der Höhe die Nettoauszahlung erhöhen. Dieses Vorgehen ist günstig, da es hier zwar nicht zu einer Lohnsteuereinsparung, aber trotzdem zu einer Minderung von Sozialversicherungsbeiträgen kommt.
Verdoppelt der Arbeitgeber den Zuschuss und versteuert er diesen mit der pauschalen Lohnsteuer, entstehen sowohl Lohnsteuereinsparungen als auch Einsparungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen.
Akzeptanz: Gleicht man den Arbeitnehmern den Nachteil aus, dass dieser die Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr in seiner Einkommensteuererklärung ansetzen kann, ist die Akzeptanz bei den Arbeitnehmern sehr hoch, da der Baustein über die Lohnabrechnung wie Nettolohn ausgezahlt wird.
Einsetzbarkeit: Der Baustein kann bei allen Arbeitnehmern angewendet werden, die keine erste Tätigkeitsstätte haben. Dieses sind u.a. Außendienstmitarbeiter, Verkäufer oder Arbeitnehmer mit Fahrtätigkeiten (Lkw-Fahrer, Busfahrer etc.).
Einsparpotenzial (berechnet nach dem Beispiel aus Teil 1): Bei einer Zahlung von Verpflegungsmehraufwendungen von monatlich 180 Euro (15 Tage je 12 Euro) ergibt sich in der Berechnung 1 (gleiche Nettoauszahlung für den Arbeitnehmer, siehe Teil 1) eine monatliche Ersparnis für den Arbeitgeber von 218,67 Euro, was einer jährlichen Ersparnis von 2.624,04 Euro entspricht. Erhöht man alternativ den Nettolohn des Arbeitnehmers bei gleich hohen Kosten für den Arbeitgeber (Berechnung 2), ergibt sich eine höhere Nettoauszahlung von 99,28 Euro. Dieses entspricht einer jährlichen Nettolohnerhöhung von 1.191,36 Euro.
Verdoppelt man die Zahlung auf monatlich 360 Euro, ergibt sich bei Berechnung 1 eine monatliche Ersparnis für den Arbeitgeber von 379,58 Euro (entspricht jährlich 4.554,96 Euro) und bei Berechnung 2 eine höhere Nettoauszahlung für den Arbeitnehmer von monatlich 174,48 Euro (entspricht jährlich 2.093,76 Euro).
Zusammenfassende Beurteilung: Leider ist dieser Baustein nicht bei allen Arbeitnehmern anwendbar. Liegen die Voraussetzungen zur Anwendung des Bausteins vor, ist es der Baustein mit dem größten Einsparvolumen, bei einer hohen Arbeitnehmerakzeptanz und nur geringen Verwaltungsaufwendungen.
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