In den Teilen 2 bis 10 haben wir Ihnen neun von fast 30 Möglichkeiten vorgestellt, Lohnvereinbarungen zu optimieren. Die wichtigsten nicht besprochenen Bausteine sind der Belegschaftsrabatt und die Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Die wichtigsten Informationen zu den einzelnen Bausteinen haben wir in Übersichten zusammengefasst. Wir haben Ihnen des Weiteren gezeigt, dass mit der Nettolohnoptimierung erhebliche Vorteile erwirtschaftet werden können. Auch wenn der Arbeitgeber die geringeren Ansprüche des Arbeitnehmers an den Sozialversicherungsträger komplett ausgleicht, ist bei einer Optimierung zugunsten des Arbeitgebers (gleiche Nettoauszahlung für den Arbeitnehmer, siehe Teil 1 der Serie Nettolohnoptimierung) pro Arbeitnehmer und Jahr im Durchschnitt eine Einsparung von über 1.500 Euro möglich. Diese Einsparung wird auch erzielt, wenn nur ein Teil der vorgestellten Bausteine eingesetzt wird. Alternativ können die Nettobezüge des Arbeitnehmers bei gleichen Kosten des Arbeitgebers deutlich gesteigert werden. Diese Einsparung erzielt man allerdings nur dann schnell, wenn neben der Gewährung der begünstigten Bausteine der Barlohnanspruch reduziert wird. Dieses ist rechtssicher gestaltbar. Der Barlohnanspruch des Arbeitnehmers ist allerdings nicht einseitig durch den Arbeitgeber änderbar. Hierzu bedarf es einer möglichst schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beziehungsweise einer Betriebsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Die Praxis zeigt, dass dieser Weg möglich, aber mit Fleiß verbunden ist. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist allerdings ausgezeichnet. Allen Arbeitnehmern ist die Berechnung zu erklären und alle Arbeitnehmer haben eine Arbeitsvertragsänderung zu unterschreiben. Umsetzbar ist die Optimierung aber auch, wenn nur mit einem Teil der Arbeitnehmer eine Verständigung erzielt wird. Die Erfolgsquote bei der Umsetzung hängt sehr stark von zwei Komponenten ab: Zum einen ist es wichtig, welche Partei Nutznießer der Umstellung sein soll, zum anderen, wie vertrauensvoll das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist. Daneben ist nicht unwichtig, aus welchem Grund die Optimierung durchgeführt werden soll. Anlässe einer Nettolohnoptimierung können beispielsweise sein:
1. Sanierung
Ein erster Auslöser einer Nettolohnoptimierung kann eine wirtschaftlich angespannte Situation sein, im schlimmsten Fall mit Insolvenzrisiko. In einer solchen Situation müssen in der Regel Kosten eingespart werden. Da der Personalbereich häufig die größten Kosten verursacht, kommt man in dieser Situation meist nicht ohne Personalkosteneinsparungen aus. Üblicherweise werden Löhne gemindert beziehungsweise Arbeitsverträge gekündigt und Mitarbeiter entlassen. Da Kündigungsfristen beachtet werden müssen, kommt die Kosteneinsparung erst mit zeitlicher Verzögerung zum Tragen. Speziell in Krisenzeiten ist die Nettolohnvereinbarung unschlagbar. In dieser Notsituation ist die Akzeptanz der Arbeitnehmer für lohngestalterische Maßnahmen sehr groß, da die Alternative der Verlust des Arbeitsplatzes oder eine normale Herabsetzung des Lohns mit einer geringeren Nettolohnauszahlung bedeuten könnte. Für den Arbeitgeber kommt ein weiterer Vorteil hinzu: Aufgrund von zu beachtenden Kündigungsfristen bei Entlassungen kann die Lohnkosteneinsparung durch Nettolohnoptimierung deutlich schneller zum Tragen kommen. Hier wird nur eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer benötigt, die nach Unterschrift sofort wirksam wird. Im Rahmen einer Sanierung sind die Mitarbeiter in der Regel auch damit einverstanden, auf einen Ausgleich für die sozialrechtlichen Leistungsminderungen zu verzichten. In unserem Beispielfall (siehe Teil 1) lag die jährliche Einsparung pro Arbeitnehmer bei 2.597,16 Euro. Werden die sozialrechtlichen Anspruchsminderungen ausgeglichen, so vermindert sich dieser Wert. In der Praxis ergeben sich bei einem Ausgleich Einsparungen von 1.500 Euro bis 1.700 Euro. Beschäftigt man Mitarbeiter, denen man Verpflegungsmehraufwendungen zahlen kann (siehe Teil 10), liegen die Einsparungen noch deutlich höher. Somit können speziell Speditionen von einer Nettolohnoptimierung sehr stark profitieren.
2. Finanzierung einer betriebsnotwendigen Investition
Die Nettolohnoptimierung kann auch einen erheblichen Beitrag zu einer notwendigen größeren Investition des Arbeitgebers leisten. Wird z.B. eine Betriebserweiterung notwendig, kommen die wenigsten Unternehmen ohne eine Kreditfinanzierung aus. Die finanzierende Bank prüft vor einer Kreditzusage die Kapitaldienstfähigkeit des Investors. Ein Unternehmen ist kapitaldienstfähig, wenn es aus seinem Cashflow (Jahresüberschuss zuzüglich Abschreibung) die Entnahmen und die Darlehenstilgungen bestreiten kann. Liegt die Kapitaldienstfähigkeit nicht uneingeschränkt vor, droht eine ablehnende Finanzierungszusage. In dieser Situation muss der Unternehmer seine Entnahmen reduzieren oder seinen Jahresüberschuss steigern. Mithilfe der Nettolohnoptimierung ist es in dieser Situation möglich, kurzfristig und rechtssicher im Personalkostenbereich erhebliche Einsparungen zu realisieren. Können die Lohnkosten reduziert werden, erhöht sich der Jahresüberschuss und somit auch die Kapitaldienstfähigkeit. Das Risiko einer Fehlinvestition vermindert sich und die Finanzierung der Investition wird erleichtert. Gleichzeitig führt die Optimierung der Kosten zu einer Sicherung der Arbeitsplätze. In einer solchen Situation ist es natürlich schwieriger, die Arbeitnehmer zum Mitmachen zu motivieren, da diesen die Notwendigkeit der Lohnkostenreduzierung schlechter vermittelbar ist. Daher sollte man in diesem Fall die sozialversicherungsrechtlichen Leistungseinschränkungen ausgleichen und einen Teil der Lohnkosteneinsparungen an die Arbeitnehmer weitergeben. Trotz allem wird eine erhebliche Lohnkosteneinsparung verbleiben. Eine Betriebserweiterung führt in der Regel auch zur Einstellung von neuen Mitarbeitern. Bei diesen kann die Nettolohnoptimierung ohne Einschränkung vorgenommen werden. Sucht ein Mitarbeiter einen Arbeitsplatz, ist er regelmäßig mit einer Nettolohnoptimierung einverstanden.
3. Ergebnisverbesserung zur Verbesserung des Eigenkapitals
Genauso wie der Aktienkurs schwankt auch der Jahresüberschuss kleiner und mittlerer Unternehmen. Während die Jahresüberschüsse aufgrund eines hohen Wettbewerbsdrucks und dadurch schlechter Preise meist nicht sonderlich hoch ausfallen, führen Konjunkturdellen zu oftmals beträchtlichen Jahresfehlbeträgen. Um im Wettbewerb zu bestehen, braucht ein erfolgreiches Unternehmen daher Alleinstellungsmerkmale, eine überdurchschnittliche Produktivität und/oder unterdurchschnittlich hohe Kosten. Nur unter diesen Voraussetzungen hat es die Möglichkeit, durch hohe Jahresüberschüsse Rücklagen für schlechtere Zeiten zu bilden. Hier bietet die Nettolohnoptimierung die Möglichkeit, mit einem sehr kurzen Vorlauf hohe Personalkosten einzusparen. Obwohl durch diese Maßnahme die Arbeitsplätze gesichert werden, zeigt die Praxis, dass Arbeitnehmer nur dann den Änderungen zustimmen, wenn die sozialversicherungsrechtlichen Leistungseinschränkungen ausgeglichen und ein Teil der Lohnkosteneinsparung an die Arbeitnehmer weitergegeben wird. Falls man die mit der Nettolohnoptimierung entstehenden sozialrechtlichen Leistungsminderungen ausgleicht, kann man mit einer Ersparnis pro Arbeitnehmer und Jahr von 1.500 Euro bis 1.700 Euro rechnen. Bei einem Unternehmen mit 10 Mitarbeitern ergibt sich daraus eine Ersparnis von 15.000 Euro bis 17.000 Euro, Jahr für Jahr! Man sollte sich nicht wundern, wenn dennoch 10 bis 20 der Arbeitnehmer auf ein höheres Nettogehalt bei gleichzeitig kompletter Kompensation der sozialversicherungsrechtlichen Leistungseinschränkungen verzichten. Die Umsetzungsquote hängt sehr stark vom Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab. Besteht ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Belegschaft, wird die Umstellungsquote hoch sein. Falls kein gutes Vertrauensverhältnis in der Vergangenheit aufgebaut wurde, werden weniger Mitarbeiter den Änderungen zustimmen. In dieser Situation kann ein „guter“ Betriebsrat helfen, indem dieser das Angebot prüft und den Mitarbeitern anschließend die eventuellvorhandenen Unsicherheiten nimmt. Hier zeigt sich dann eindeutig, welche Arbeitnehmer zum Unternehmen stehen und welche nicht. Auch diese Information kann für den Unternehmer sehr wertvoll sein.
4. Mitarbeitergewinnung
Die ganze Wirtschaft spricht vom Fachkräftemangel. Um diesem Problem zu begegnen, muss man für Mitarbeiter attraktiver sein. Ein Baustein der Attraktivität ist die Entlohnung. Dabei ist für den Mitarbeiter die Nettoauszahlung von entscheidender Bedeutung. Im hier geschilderten Fall würde man die Nettolohnoptimierung komplett zugunsten des Mitarbeiters nutzen. Bei gleich hohen Lohnkosten für den Arbeitgeber erhielte der Arbeitnehmer einen deutlich höheren Nettolohn. Da die Personalkosten im Vergleich nicht steigen, bleibt der Jahresüberschuss unberührt.
5. Mitarbeitermotivation
Eine höhere Mitarbeitermotivation führt zu einer höheren Produktivität. Eine Möglichkeit zur Motivationssteigerung ist die Anhebung der monatlichen Nettolöhne. Die Nettolohnoptimierung würde man in diesem Fall komplett zugunsten des Arbeitnehmers nutzen. Bei gleich hohen Kosten für den Arbeitgeber steigt der Nettolohn für die Mitarbeiter. Da sich Mitarbeiter an Vergünstigungen schnell gewöhnen, ist die Motivationssteigerung meist aber nur von kurzer Dauer. Eine weitere Möglichkeit, die Motivation zu steigern, besteht in der Einführung eines Bonussystems. Den Mitarbeitern wird für eine überdurchschnittliche Leistung ein Bonus versprochen. Dieser Bonus kostet in der Regel Geld. Auch in diesem Fall ist die Nettolohnoptimierung hilfreich. Im ersten Schritt optimiert man die Löhne und Gehälter rein zugunsten des Arbeitgebers. Mit dem eingesparten Geld füllt man im zweiten Schritt einen Bonustopf und erhöht dadurch die Produktivität. Nutzen Sie die Nettolohnoptimierung rein zum finanziellen Vorteil für ihre Mitarbeiter, zeigt die Praxis sogar für diesen Fall, dass sie keine hundertprozentige Umsetzungsquote erzielen werden. Manche Arbeitnehmer hegen gegenüber ihrem Arbeitgeber ein solches Misstrauen,
dass sie nicht glauben, dass sie nur Vorteile ohne Nachteile erhalten. Auch hier zeigt sich wieder, welche Mitarbeiter zum Unternehmen stehen. Für den Arbeitgeber ist die Kenntnis dieser Arbeitnehmer sehr wichtig. Möchte man die Nettolohnoptimierung umsetzen, ist folgendes Vorgehen bei einer Umsetzung mit Barlohnverzicht anzuraten:
Klärung der möglichen arbeitsrechtlichen Einschränkungen
Ermittlung des möglichen Einsparpotenzials
Strategiefestlegung
– ?Selektion der infrage kommenden Bausteine
–?Festlegung der Vorgehensweise
–?Festlegung des internen Ablaufplans
–?Durchführung einer Informationsveranstaltung für die Mitarbeiter
–?Aushändigen des für jeden Mitarbeiter erstellten Exposés Einzelgespräch mit Mitarbeiter-Besprechung der persönlichen Exposés
–?Beantwortung von Fragen
–?Erörterung von persönlichen Besonderheiten
–?Weitere Mitarbeiter-Gespräche mit angepassten Exposés – Unterschrift der ergänzenden Vereinbarung zum Arbeitsvertrag Umsetzung in den Lohnabrechnungen
Möchte man den Weg über eine Vereinbarung mit den Arbeitnehmern nicht gehen, kann man die Vorteile der Nettolohnoptimierung trotzdem nutzen. Der Nutzen stellt sich allerdings erst nach und nach ein, da Lohnerhöhungen über mehrere Jahre zur Optimierung genutzt werden müssen. Bei Lohnerhöhungen benötigt man keine Zustimmung der Arbeitnehmer. Daneben kann bei jeder Neueinstellung und bei jeder Verlängerung eines befristeten Arbeitsverhältnisses die Nettolohnoptimierung uneingeschränkt durchgeführt werden. Die Arbeitnehmer müssen hier sicherlich über die Unterschiede der Abrechnungsformen unterrichtet werden. In der Praxis gibt es in diesen Situationen aber kaum Einwendungen der Arbeitnehmer. Eine Umsetzung der Nettolohnoptimierung in Raten stellt sich wie folgt dar:
- Klärung der möglichen arbeitsrechtlichen Einschränkungen
- Ermittlung des möglichen Einsparungspotenzials
- Bausteinplanung für die Lohnerhöhungen der nächsten Jahre
- Erstellung eines Konzepts zur Nettolohnoptimierung für Neueinstellungen und der Verlängerung befristeter Arbeitsverhältnisse
- Information der Mitarbeiter
Wichtig für eine dauerhafte Akzeptanz bzw. Wertschätzung ist, dass der Arbeitnehmer regelmäßig eine Schattenlohnabrechnung erhält, auf der er erkennen kann, welchem normalen Bruttolohn seine Nettoauszahlung entspricht. Gerade bei einer hundertprozentigen Optimierung zugunsten der Arbeitnehmer sollte dem Arbeitnehmer sein Vorteil immer wieder vor Augen gehalten werden. Kosteneinsparungen hängen immer mit Veränderungen und Schweiß zusammen. Das ist bei der Nettolohnoptimierung nicht anders. Die Relation zwischen Nutzen und Aufwand ist hier allerdings extrem gut.
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