Definition: Der Arbeitnehmer kann in seiner Einkommensteuererklärung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pro Entfernungskilometer und Tag 0,30 Euro (Entfernungspauschale) geltend machen. Nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diesen Betrag auch als Fahrtkostenzuschuss begünstigt auszahlen. Bei einer Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte von 10 km ergibt sich ein Zuschuss von 45 Euro (10 km x 15 Tage x 0,30 Euro) monatlich.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung: Der Zuschuss unterliegt einer pauschalen Lohnsteuer von 15 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer und ist sozialversicherungsfrei.
Voraussetzungen: Der Fahrtkostenzuschuss muss, um als solcher anerkannt zu werden, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden (Genaueres dazu in Teil 11).
Laufender Verwaltungsaufwand: Der laufende Verwaltungsaufwand ist sehr gering. Bei erstmaliger Gewährung ist der Höchstbetrag zu berechnen. Danach ist nur zu überwachen, ob der Mitarbeiter seinen Wohnsitz verlegt. Lediglich für den Fall, dass die Entfernung größer als 15 km ist, ist eine Nebenrechnung zur Ermittlung der dem Arbeitnehmer entstehenden Nachteile durch Wegfall des Ansatzes der Entfernungspauschale in der Einkommensteuererklärung notwendig.
Einwendungen des Arbeitnehmers: Wenn der Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss zahlt, kann der Arbeitnehmer die Entfernungspauschale nicht mehr in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Dadurch kann dem Arbeitnehmer ein Nachteil entstehen. Wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bis zu 15 km beträgt und keine weiteren Werbungskosten anfallen, wie es in vielen Fällen der Fall ist, entstehen dem Arbeitnehmer keine Nachteile. Dieses liegt an dem jedem Arbeitnehmer gewährten Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 Euro. Es wirken sich nur die Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung aus, die 1.000 Euro übersteigen. Bei 15 km Entfernung und 220 Arbeitstagen im Jahr ergibt sich ein jährlicher Zuschuss von 990 Euro. Auch bei größerer Entfernung ist der Zuschuss vorteilhaft einzusetzen. In diesem Fall kommt es zwar nicht zu einer Lohnsteuereinsparung, jedoch zu einer Minderung von Sozialversicherungsbeiträgen.
Akzeptanz: Der Fahrtkostenzuschuss wird monatlich über die Lohnabrechnung an den Arbeitnehmer ausgezahlt. Für den Arbeitnehmer ergibt sich somit keinen Unterschied zu einer normales Nettolohnauszahlung.
Einsetzbarkeit: Da die wenigsten Arbeitnehmer direkt am Betriebssitz wohnen, kann der Fahrtkostenzuschuss bei nahezu allen Arbeitnehmern eingesetzt werden. Dabei ergibt sich eine höhere Einsparmöglichkeit mit steigender Entfernung.
Einsparpotenzial (berechnet nach dem Beispiel aus Teil 1 der Serie Nettolohnoptimierung) Bei einem Fahrtkostenzuschuss von monatlich 45 Euro (entspricht einer Entfernung von 10 km) ergibt sich in der Berechnung 1 (gleiche Nettoauszahlung für den Arbeitnehmer, siehe Teil 1) eine monatliche Ersparnis für den Arbeitgeber von 55,61 Euro, was einer jährlichen Ersparnis von 667,32 Euro entspricht. Erhöht man alternativ den Nettolohn des Arbeitnehmers bei gleich hohen Kosten für den Arbeitgeber (Berechnung 2), ergibt sich eine höhere Nettoauszahlung von 24,89 Euro. Dieses entspricht einer jährlichen Nettolohnerhöhung von 298,68 Euro.
Zusammenfassende Beurteilung: Der Fahrtkostenzuschuss ist ein sehr interessanter Baustein, da er ein recht hohes Einsparpotenzial mit kleinen Verwaltungsaufwendungen und einer hohen Akzeptanz bei den Arbeitnehmern verbindet.
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