Definition: Bei der Gewährung von Sachbezügen existiert eine
Freigrenze von 44 Euro. Sachbezüge sind alle nicht in Geld bestehenden
Einnahmen. Die Unterscheidung zwischen Barlohn und Sachbezug erfolgt
nach der Art des arbeitgeberseitig zugesagten Vorteils und nicht durch
die Art und Weise der Erfüllung des Anspruchs. Kann somit der
Arbeitnehmer nur eine „Sache“ beanspruchen, ist es unerheblich, ob der
Arbeitgeber zur Erfüllung dieses Anspruchs selbst tätig wird oder dem
Arbeitnehmer gestattet, auf seine Kosten die Sachen bei einem Dritten zu
erwerben. Einigen ist der Warengutschein als „Benzingutschein“ bekannt.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung: Ein Sachbezug
von monatlich 44 Euro ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bei
diesem Wert handelt es sich um eine monatliche Freigrenze. Wird auch nur
ein Euro zu viel gewährt, fällt die komplette Begünstigung fort. Da es
sich um eine monatliche Freigrenze handelt, ist der Sachbezug jeden
Monat zu gewähren. Erhält der Arbeitnehmer den Sachbezug in einem Monat
zu Beginn und gleichzeitig am Ende für den nächsten Monat, sind beide
Sachbezüge normal zu versteuern.
Voraussetzungen:
Ausschlaggebend für die Anwendung der Vorschrift ist, dass der
Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Sachbezug hat. Dieser Anspruch
entsteht durch einen Arbeitsvertrag beziehungsweise durch eine Ergänzung
zu einem Arbeitsvertrag.
Laufender Verwaltungsaufwand:
Der Verwaltungsaufwand hängt sehr stark vom Durchführungsweg ab. Wählt
man die richtige Variante, ist der Aufwand überschaubar. Daher stellen
wir Ihnen mehrere Varianten vor. Für alle Varianten wird eine
schriftliche Ergänzung zum Arbeitsvertrag benötigt. In der Praxis
existieren inzwischen prüfungssichere Formulierungen.
Variante 1:
Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einmal im Monat einen
Betrag von 44 Euro ausgezahlt mit der Auflage, hierfür Treibstoff für
seinen privaten Pkw zu erwerben. Es handelt sich hierbei um einen
Sachbezug in Form der Hingabe eines Geldbetrags mit Verwendungsauflage.
Die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge ist anwendbar. Aus Nachweisgründen
sollte der Arbeitgeber den Beleg zum Lohnkonto nehmen, dass der
Arbeitnehmer tatsächlich Treibstoff erworben hat.
Variante 2:
Ein Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber monatlich verbilligte
Stromlieferungen. Zur Umsetzung dieses Sachlohnanspruchs erhält er
monatlich eine Zahlung in Höhe von 44 Euro, verbunden mit der Auflage,
diesen Betrag nachweislich für den verbilligten Erwerb von
Stromlieferungen zu verwenden. Eine alternative Auszahlung von Barlohn
wird ausgeschlossen. – Auch bei dieser Gestaltung liegt ein begünstigter
Sachbezug vor. Als Nachweis sollte die auf den Namen des Arbeitnehmers
lautende Stromrechnung in Form des Vorauszahlungsbescheids zu den
Lohnunterlagen genommen werden. Der Vorteil wird auch gewährt, wenn die
Stromrechnung neben dem Namen des Arbeitnehmers auf einen weiteren Namen
lautet (z.B. Lebensgefährtin).
Variante 3: Ein
Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber eine Prepaidkarte in
Scheckkartenformat, auf der monatlich 44 Euro gutgeschrieben werden.
Solche Prepaidkarten werden von verschiedenen Anbietern vertrieben (z.B.
Edenred, Sodexo, GIVVE), die dafür eine geringe Gebühr erheben. Mit dem
Kartenguthaben können Waren und Dienstleistungen bezogen werden. Eine
Barzahlung des Kartenguthabens ist ausdrücklich ausgeschlossen. – Auch
in diesem Fall liegt ein begünstigter Sachbezug vor. Zwar fallen
geringfügige Gebühren an, der Verwaltungsaufwand ist allerdings
verschwindend gering.
Einwendungen des Arbeitnehmers: Mögliche Einwendungen des Arbeitnehmers bestehen nicht.
Akzeptanz: Warengutscheine in welcher Art auch immer werden in der Praxis inzwischen von nahezu allen Arbeitnehmern akzeptiert.
Einsetzbarkeit: Der Warengutschein ist bei allen Arbeitnehmern anwendbar.
Einsparpotenzial:
(berechnet nach dem Beispiel aus Teil 1 der Serie
Nettolohnoptimierung): Bei einem Warengutschein von monatlich 44 Euro
ergibt sich in der Berechnung 1 (gleiche Nettoauszahlung für den
Arbeitnehmer, siehe Teil 1) eine monatliche Ersparnis für den
Arbeitgeber von 54,42 Euro, was einer jährlichen Ersparnis von 653,04
Euro entspricht. Erhöht man alternativ den Nettolohn des Arbeitnehmers
bei gleich hohen Kosten für den Arbeitgeber (Berechnung 2), ergibt sich
eine höhere Nettoauszahlung von 24,48 Euro. Dieses entspricht einer
jährlichen Nettolohnerhöhung von 293,76 Euro.
Zusammenfassende Beurteilung:
Der Warengutschein ist ein sehr interessanter Baustein, da das
Einsparpotenzial und die Akzeptanz der Arbeitnehmer hoch, der
Verwaltungsaufwendung bei der richtigen Umsetzungsstrategie gering ist.
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