Das
Label effition® steht für „efficiency by information“. Dieser Slogan
bringt das Leistungsspektrum des Aachener Unternehmens, das seine
Dienstleistungen speziell für kleinere und mittelständische Unternehmen
anbietet, treffend auf den Punkt: Denn die Experten von effition®
befassen sich in ihren Projekten maßgeblich damit, interne
Arbeitsabläufe und Kommunikationsprozesse effizient zu organisieren.
Eine besondere Aufmerksamkeit gilt dabei den vorhandenen Mitarbeitern,
ihrem Know-how, ihren Eigenschaften und ihren Arbeitsmitteln. Im
Kundenauftrag entwickelt effition® auch eigene Softwaresysteme, die die
neu zu etablierenden Unternehmens- prozesse unterstützen und
strukturieren. Ziel ist stets, die Organisation für zukünftige
Herausforderungen zu stärken und zu flexibilisieren.
Kernproblem: willkürliche Unternehmensprozesse
Welcher
Geschäftsführer kennt derartige Probleme nicht: Informationen gehen
verloren, die Erledigung von Aufgaben hängt stark von einzelnen Personen
ab, Vertretungsregelungen greifen nicht, jeder Mitarbeiter erledigt
seine Aufgaben anders oder weiß nicht Bescheid. Der Geschäftsführung
fehlen Entscheidungsgrundlagen, Projektstände sind nicht abrufbar. Der
Personalstand fluktuiert und verstärkt die Probleme. In einem
Unternehmen tragen viele Faktoren zur Qualität und Sicherheit der
Arbeitsprozesse bei. Damit sich ein Unternehmen als Ganzes erfolgreich
am Markt behaupten kann, ist eine flexible und effiziente interne
Organisation notwendig, da nur diese unternehmerische
Handlungsspielräume bietet. „Und gerade an dieser Stelle hapert es oft“,
weiß Marcus Thyssen, Geschäftsführer von effition®, zu berichten. „Der
Großteil der in einer Organisation auftretenden Probleme geht auf
gestörte Kommunikationsflüsse zurück“. Problematisch seien vor allem die
nicht sichtbaren, aber gelebten Informationsprozesse, die es zu
erkennen gelte. Um die Probleme, die in der Organisation kleinerer und
mittlerer Unternehmen auftreten, erfolgreich lösen zu können, müssen
diese zunächst identifiziert und ihr Kontext erfasst werden. effition®
beginnt eine Analyse stets mit der Problembeschreibung durch den Kunden,
der die vermuteten Schwachpunkte seines Unternehmens erläutert. Es
folgt eine Bestandsaufnahme der äußeren Organisationsstruktur und der
dokumentierten Unternehmensprozesse. Die Identifikation der tatsächlich
ablaufenden Arbeitsprozesse gelingt effition® mit Hilfe eines in langer
Forschungsarbeit entwickelten, standardisierten Analyseverfahrens in
Hinblick auf Kommunikation, Geschäftsprozesse und Unternehmenskultur –
der Informationsanalyse.
Detaillierte Informationsanalyse
Die
Informationsanalyse gibt Aufschluss über die Wissensverteilung und die
Schwachstellen im Unternehmen sowie über Risiken der internen
Organisation. Sie bildet damit einen transparenten Startpunkt für die
Unternehmensplanung und –entwicklung. „Mit der Informationsanalyse
werden die real stattfindenden Vorgänge in einem Unternehmen abgebildet,
indem die Informationsprozesse, ausgehend von den handelnden Akteuren –
Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kunden – untersucht werden“, erklärt
Marcus Thyssen. Im Zuge dieser Analyse werden Interviews mit einzelnen
Mitarbeitern erstellt und durchgeführt, um u.a. ein detailliertes Bild
davon zu erhalten, wie die Arbeit des Mitarbeiters mit den Tätigkeiten
anderer Mitarbeiter und mit den verfügbaren betrieblichen Ressourcen
interagiert. Die Informationsanalyse gibt Aufschluss über schlechte
Kommunikation, Insel-Know-how, fehlende Ressourcen, Schwachstellen in
der Betriebssicherheit sowie darüber, an welchen Stellen wichtige
Informationen nicht zugreifbar sind und Arbeitsprozesse verlangsamt
werden. Weiterhin liefert die Informationsanalyse Erkenntnisse darüber,
wo Mitarbeiter vom Arbeitsprozess abgehängt sind und welche Faktoren der
Unternehmenskultur Wertschöpfungsfaktoren darstellen. „Das Ergebnis der
Informationsanalyse ist eine grafische Darstellung aller
organisatorischen Beziehungen der Mitarbeiter untereinander sowie ihrer
Vernetzung mit den vorhandenen Unternehmensressourcen“, so Marcus
Thyssen. Sind die wesentlichen Probleme identifiziert, wird ein
Masterplan mit den notwendigen Handlungsmaßnahmen erstellt. Eine häufig
durchgeführte Maßnahme ist etwa die Entkoppelung von personengebundenen
Aufgaben, indem Arbeit neu aufgeteilt und Teilaufgaben gleichmäßiger auf
Mitarbeiter verteilt werden. Um dabei eine gesunde Unternehmenskultur
zu schaffen oder zu erhalten und Reibungsverluste beim Personal zu
minimieren, geht effition® dabei besonders behutsam vor. Auch hier
unterscheidet sich effition® deutlich von seinen Mitbewerbern, da der
Kunde nach der Erstellung des Plans nicht einfach allein gelassen wird.
effition® unterstützt die Durchführung der Maßnahmen und bietet auch
darüber hinausgehende Dienstleistungen an. So entwickelt effition® auch
gemeinsam mit dem Kunden die richtigen Workflow-Werkzeuge zur optimalen
Unterstützung der Mitarbeiter sowie zur Stabilisierung der internen
Organisation des Unternehmens.
Über effition®
Die
Unternehmensentwicklung effition® mit Sitz in Aachen besteht aus zwei
festen Mitarbeitern und einem Netzwerk externer Experten für spezifische
Aufgaben. Das Unternehmen kooperiert zudem mit verschiedenen
Partner-Unternehmen aus den Bereichen Personal und IT. Geschäftsführer
ist Diplom-Informatiker Marcus Thyssen, der bereits seit über 20 Jahren
in der IT-Branche sowie im Bereich Personal und betriebliche
Organisation tätig ist. Nachdem er zunächst als IT-Leiter und
Software-Entwickler eine Vielzahl von Projekten für verschiedene
Unternehmen realisiert hatte, konzentriert er sich seit 2006 auf
Personal-, Organisations- und Prozessmanagement, insbesondere in
Hinblick auf die Digitalisierung von Unternehmen. Aus dem 1998
gegründeten Softwareunternehmen marsys gliederte er im Jahr 2014 die
Unternehmensentwicklung effition® aus. Von seiner langjährigen Expertise
können heute sowohl die Businesskunden als auch die Studenten der der
privaten Hochschule für Oekonomie und Management (FOM) profitieren, an
der Marcus Thyssen als Dozent lehrt. Das Leistungsportfolio von
effition® umfasst Dienstleistungen externer Unternehmensentwicklung:
Analyse, Maßnahmenplanung, Organisation, Technik, Schulungen und
Monitoring. Die IT-Experten von effition® entwickeln darüber hinaus auch
individuelle Softwaresysteme.
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