Tagen in Deutschland ist sehr beliebt. In Europa steht die Bundesrepublik, so das jährliche Ranking der International Congress and Convention Association (ICCA), ganz oben auf dem Treppchen. Auf internationaler Ebene muss man lediglich den USA den Vortritt lassen. Im Jahr 2016 fanden hierzulande 689 der für das Ranking erfassten internationalen Verbandskongresse statt – Tendenz steigend. Für diesen Erfolg scheinen die Verantwortlichen einen bekannten Slogan verinnerlicht zu haben: „Wir haben verstanden.“ Die Anforderungen der Kunden von heute werden zu deren Zufriedenheit erfüllt. „Die moderne Tagungslocation versteht sich als serviceorientierter Dienstleister“, betont Stephan Kipp, Hallenmanager im Kongress- und Eventzentrum Stadthalle Bielefeld und Vorstandsmitglied des EVVC (Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren). Und dieser Dienstleister muss Dinge beachten, die vor wenigen Jahrzehnten noch gar nicht erfunden waren oder noch nicht so im Vordergrund standen.
Komfort ist wichtig
Ähnliches gilt im Übrigen auch für Veranstaltungen im Musikbereich. Professor Jens Michow erinnert sich noch gut an eine Zeitungsüberschrift vor einigen Jahren, die das Ergebnis einer Umfrage unter Konzertbesuchern pointiert zusammenfasste: „WC ist wichtiger als Sound“. Dieser Satz stehe sinnbildlich für den Komfort, den Ticketkäufer heute erwarteten. „Der Konsument möchte die bequeme Couch vor dem Fernseher oder dem Computer nicht gegen eine rauchige Spelunke eintauschen“, sagt der Präsident des Bundesverbands der Veranstaltungswirtschaft (bdv). Und dabei spielten – „ob man es glaubt oder nicht“ – eben auch die sanitären Anlagen eine wichtige Rolle. Darauf hätten sich die Eventlocations auch längst eingestellt. „Zu meiner Zeit, gemeint sind die 70er- und 80er-Jahre, feierte man noch in Hallen, die nach heutigen Maßstäben total spartanisch eingerichtet waren“, sagt Professor Michow. Anders ausgedrückt: Die wilden, rauen Zeiten des Rock ‚n’ Roll scheinen vorbei. „Es werden keine Hotelzimmer mehr von Bands zerstört, und analog dazu hat der Komfort Einzug in die Hallen und Stadien gehalten.“ Puristen mögen das beklagen. Doch der Mehrheit der Veranstaltungsbesucher scheint das heutige Gesamtpaket „Konzert“ zu gefallen. Zumindest auf den ersten Blick könnte man sogar von einer wachsenden Besucherzahl ausgehen. Der Umsatz der deutschen Konzert- und Veranstaltungswirtschaft hat in den letzten Jahren die Spitzenposition unter den nationalen Entertainment-Märkten eingenommen.
Der touristische Aspekt
Veranstaltungen dieser Art sind oft Anlass für Tages- oder Urlaubsreisen mit Übernachtungen. Dazu nennt Professor Michow folgende Zahlen: Nach den Auswertungen aktueller Daten zum Reiseverhalten der Deutschen würden im Rahmen von zehn Millionen Kurzurlaubs- und Urlaubsreisen mit Übernachtungen fast 16 Millionen Musikveranstaltungen im Jahr besucht. Und auch bei beruflich motivierten Reisen kann der touristische Aspekt eine Rolle spielen. Die Wahl der Location ist laut Kipp u.a. stark abhängig vom Veranstaltungsformat und den konkreten Erwartungen. „Ist beim Strategieworkshop der ,freie Geist’ ohne Ablenkung gefordert, kommt sicher ein sehr schön gelegener ländlicher Standort in Betracht.“ Andere Veranstaltungen dagegen forderten geradezu die Urbanität von Metropolen und ein städtetouristisches Umfeld oder machten diese aufgrund der Größe der Teilnehmerzahl und der benötigten Hotelbetten sogar unerlässlich. „Modern und großzügig, klein und fein, gediegen oder cool – die Bandbreite im Angebot der Veranstaltungslocations ist ebenso breit gefächert wie die entsprechende Nachfrage.“ Veranstaltungen, für die inklusive An- und Abreise nur ein sehr begrenztes Zeitkontingent zur Verfügung stehe, würden möglicherweise die größere Stadt bevorzugen. Natürlich könne aber auch eine Tagung im historischen Ambiente einer ehemaligen Ritterburg von hohem Reiz für die Gäste sein.
Was jeder weiß, der schon einmal mit knurrendem Magen einem Vortrag lauschen musste: Von erheblicher Bedeutung für die Location ist eine gute Gastronomie. Das Angebot reicht dabei laut Stephan Kipp von der gastronomischen „High End“-Veranstaltung bis zur schnellen Tagungsverpflegung. Weitere wesentliche Punkte sind ihm zufolge ein zentraler Standort, eine gute Erreichbarkeit – Stichwort: ICE-Anbindung – und ein gutes ÖPNV-Netz vor Ort. Wenig verwunderlich ist, dass das Thema Digitalisierung in der Tagungsbranche zu den Megatrends gehört. Ohne eine optimale WLAN-Infrastruktur beispielsweise geht heute schon längst nichts mehr. Kipp: „Der ,virtuelle Kongress’ bietet neben den vor Ort anwesenden Referenten und Teilnehmern auch Interessenten an ganz anderen Standorten die Möglichkeit, mitzudiskutieren. Gleiches gilt für die Einbindung ganz neuer Zielgruppen, etwa über das Livestreaming.“ Für viele Betreiber besonders von kleineren Veranstaltungslocations stellt sich daher laut EVVC-Vorstand Britta Keusch die Frage: „Wie kann ich mein Haus mit begrenzten finanziellen Mitteln aufstellen, um dem Megatrend Technisierung, Informations- und Datensicherheit und den neuen Formen der Wissensvermittlung gerecht zu werden?“ Daniel Boss | redaktion@regiomanager.de
INFO
Vorab-Fragen an die Tagungslocation
- Welche Referenzen gibt es?
- Reicht die Hotelbetten-Kapazität in der näheren Umgebung?
- Wie sieht es mit der Erreichbarkeit aus (ICE-Halt, Autobahn-Anschluss)?
- Passt die Saalgröße zur Veranstaltung?
- Wie viele Räume stehen insgesamt zur Verfügung (Stichwort: Workshops)?
- Gibt es Parallel-Veranstaltungen (und wenn ja, in welcher Form)?
- Welche Technik-Infrastruktur ist vorhanden?
- Harmoniert das Ambiente mit der geplanten Veranstaltung?
- Ist das Umfeld ansprechend?
- Welche gastronomischen Angebote gibt es?
- Bietet der Veranstalter einen Rundum-Service (u.a. Dolmetscher, Transfer etc.)
Daniel Boss
| redaktion@regiomanager.de
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Fotostrecke
Grundvoraussetzung für jede Location ist eine gute Standardtechnik Foto: ©maxoidos – stock.adobe.com
Eine attraktive Location ist Voraussetzung dafür, das Redner sich von ihrer besten Seite zeigen können (Foto: © lightpoet – adobe.stock.com)
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Professor Jens Michow ist Präsident des Bundesverbands der Veranstaltungswirtschaft (bdv) (Quelle: Klaus Westermann)
