Mehr Zeit fürs Wesentliche

Meetings müssen keine Zeitdiebe sein. Wer einige einfache Regeln beachtet, kann sie deutlich effektiver gestalten und gewinnt mehr Zeit fürs Wesentliche.
Physische Meetings - Zeitdiebe, die seit Corona vielfach der Vergangenheit angehören (Foto: ©peshkova – stock.adobe.com)
Physische Meetings - Zeitdiebe, die seit Corona vielfach der Vergangenheit angehören (Foto: ©peshkova – stock.adobe.com)
Meetings sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Vor allem Führungskräfte verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Eine Studie der Harvard Business School zeigt sogar, dass gerade Top-Manager an besonders vielen Meetings teilnehmen. Die Forscher untersuchten den Tagesablauf von 27 Unternehmenslenkern und fanden heraus, dass diese durchschnittlich an 37 Meetings pro Woche teilnahmen – womit die Manager über 70 Prozent ihrer Arbeitszeit (von durchschnittlich 62,5 Stunden) in Konferenzen verbrachten. Und nicht nur Top-Führungskräfte stöhnen über den „Zeitfresser Meeting“. Auch Angestellte anderer Hierarchiestufen verschwenden täglich viel Zeit in sinnlosen Gesprächsrunden. Denn bekanntermaßen führen Meetings nicht immer zu konstruktiven Ergebnissen.

Meeting-Regeln:

Da dank der Corona-Pandemie aktuell viele Konferenzräume verwaist sind, könnte man meinen, dass sich der Meeting-Stress in den letzten Monaten verringert hat. Das stimmt aber nur zum Teil. Zwar sparen sich viele Berufstätige inzwischen das zeitfressende Pendeln zum Arbeitsplatz und Anreisen zu externen Zusammenkünften sind auch kaum noch nötig. Deshalb ist das Meeting aber keinesfalls aus dem Arbeitsleben verschwunden. Im Gegenteil wird aufgrund fehlender Anwesenheit vor Ort oft sogar mehr formelle Kommunikation erforderlich. Was sonst durch ein Gespräch an der Kaffeemaschine zu klären war, muss jetzt in einem offiziellen Gesprächstermin beredet werden. Dabei gelten für Off- und Online-Meetings grundsätzlich dieselben Kommunikationsgrundsätze. Die sind aber bei der virtuellen Kommunikation oft noch konsequenter zu beachten, da Online-Besprechungen noch weniger Fehler verzeihen.

1. Ist das Meeting erforderlich?

In vielen Unternehmen wird (fast) jeder zu allen Treffen eingeladen. Effektiver und zeitsparender ist es, nur diejenigen zu beteiligen, die das Thema wirklich etwas angeht – und das auch nur, wenn hier wirklich ein Ergebnis erzielt werden kann. Um diese Zeitverschwendung für einzelne Teilnehmer zu vermeiden, sollte das Meeting aufgeteilt werden – in einen allgemeinen Teil für alle und in einen oder mehrere Meeting-Teile, an denen nur die teilnehmen, die es wirklich betrifft. (Was gerade in Online-Meetings technisch ja ohne Weiteres möglich ist.) Unproduktive Serientermine, deren Sinn schon längst keinem mehr klar ist, sollte man ersatzlos streichen oder zumindest ausdünnen. Manchmal ist kein Meeting das beste Meeting.

2. Meetings gut vorbereiten!

Nichts ist nervender, als mitten im Meeting festzustellen, dass kein Ergebnis erzielt werden kann, weil die Grundlagen fehlen. Das zu besprechende Thema sollte vorher von den verantwortlichen Mitarbeitern oder Projektgruppen so aufbereitet werden, dass andere Besprechungsteilnehmer klar erkennen können, worum es geht und auf dieser Basis eindeutige Entscheidungen gefällt werden. Dank digitaler Technik und zunehmend besser funktionierender Unternehmens-Intranets können Themen vorab gut aufbereitet und allen Beteiligten zugänglich gemacht werden.

3. Klare Agenda haben und einhalten!

Zu besprechende Themen sollten den Teilnehmenden vorab bekannt und am besten auch abgestimmt sein. Spontan entstehende Tagesordnungspunkte sollten möglichst nicht zugelassen werden. Auf den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ verzichtet man am besten. Um ein konstruktives Ergebnis zu erreichen, sollten klare Ziele definiert und diese, wenn irgend möglich, auch erreicht werden. Wenn das nicht geht, sollte zumindest ein gutes Zwischenergebnis erzielt werden, auf dem beim nächsten Meeting aufgebaut werden kann. Sich nur mal so zu treffen, um sich auszutauschen, öffnet unproduktiven „Quasselrunden“ (auch online) Tür und Tor.

4. Klaren Zeitrahmen festlegen!

Damit Meetings nicht aus dem Ruder laufen, sollte die Uhr immer im Blick sein. Straffe Zeitpläne helfen den Teilnehmern, sich zu disziplinieren und auf das Wesentliche zu beschränken. Dabei entstehen oft bessere Ergebnisse als bei endlosen Gesprächsrunden. Dass Meetings die Zeit auch ausfüllen, die für sie vorgesehen wurde, ist eine Binsenweisheit. Dies zu vermeiden, ist die Aufgabe eines guten Moderators.

5. Dokumentieren und informieren!

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Damit aus der teuren Zusammenkunft hochbezahlter Fachkräfte auch etwas Gutes entsteht, müssen die Meeting-Ergebnisse anschaulich aufbereitet und zeitnah, allen die es angeht, zugänglich gemacht werden. Daher sollte feststehen, wer das nötige Protokoll schreibt und die Aufgabe hat, es an die Teilnehmenden zu verschicken. Das entbindet die übrigen Beteiligten natürlich nicht davon, sich selbst Notizen zu machen, um die möglicherweise individuell wichtigen Punkte erfassen.

6. Online: Technik prüfen!

Ohne sichere und leistungsfähige Internetverbindung können Online-Meetings nicht effektiv stattfinden. Mitarbeiter im Homeoffice sollten sicherstellen, dass andere im Haushalt anwesende Personen nicht gerade zum Zeitpunkt des Meetings größere Streamings durchführen. Die Unternehmen können zum Erfolg beitragen, indem sie Online-Meetings nicht immer in Stoßzeiten anberaumen. Reicht die Bandbreite der eigenen Datenverbindung allgemein nicht aus, ist über ein Update des Internettarifs nachzudenken. Damit das Meeting auch bei guter Datenrate reibungslos ablaufen kann, ist die Funktionsfähigkeit der Technik – insbesondere der Audio- und Videotechnik – vorab zu prüfen.

7. Online: Kamera einschalten!

Der Erfolg einer Zusammenkunft beruht nicht immer auf dem gesprochenen Wort. Oft ist das Erkennen nonverbaler Signale ebenso wichtig. Aus diesem Grund sollten die Kameras der Teilnehmenden so oft wie möglich eingeschaltet sein. Der Bildschirmausschnitt zeigt zwar nicht das vollständige Bild der Person, das ist aber immer noch besser, als wenn nur eine Stimme hörbar ist. Für Moderatoren ist es wichtig, Personen direkt und eindeutig anzusprechen, da online oft schlechter erkannt wird, wer mit einer Ansprache gemeint ist.

8. Nur einer spricht!

Gesprächsdisziplin ist in jeder Art von Konferenz elementar für deren Erfolg. Das ist seit jeher die wichtigste Aufgabe der Moderation. Aufgrund der technischen Umgebung ist es aber im Online-Meeting noch wichtiger, dass immer nur eine Person spricht. Ansonsten ist die Gefahr der Auflösung in Einzelgespräche hier noch größer als in Präsenzveranstaltungen. Michael Otterbein | redaktion@regiomanager.de

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Ausgabe 06/2020