Zeitmanagement optimieren - so geht’s

Zeitmanagement Methoden, die dabei helfen können, noch effektiver zu planen und alle Termine stressfrei wahrzunehmen.
Foto: © Krakenimages.com – stock.adobe.com
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Arbeits- und Privatlaben werden zunehmend hektischer und geraten zum permanenten Wettlauf gegen die Uhr. Die meisten Menschen schlagen sich redlich dabei, ihre Terminkalender und ihre Armbanduhr genau im Blick zu behalten, um alle Meetings und Verabredungen sowie Hobbys und Aktivitäten mit den Kindern unter einen Hut zu bringen. Dennoch gibt es diverse Zeitmanagement Methoden, die dabei helfen können, noch effektiver zu planen und alle Termine stressfrei wahrzunehmen.

Was versteht man unter Zeitmanagement?

Im Freizeitgeschehen lässt sich der Tagesablauf etwas lockerer planen und meist sind auch kleine Verzögerungen wie das bekannte „akademische Viertel“, also 15 Minuten Verspätung, überhaupt kein Problem. Anders sieht es im Berufsleben aus. Festgesetzte Meetings mit dem Team oder dem Management müssen genauso wie ein Treffen mit den Kunden pünktlich wahrgenommen werden.

Zeitmanagement bedeutet allerdings mehr als nur pünktlich jeden Termin einzuhalten. Es geht vielmehr darum, alle anstehenden Aufgaben nach ihrer Priorität abzuarbeiten und dabei den Zeitaufwand pro Aufgabe so exakt wie möglich abzuschätzen, um eine effiziente Planung zu ermöglichen. Erlaubt sind dabei auch das Verschieben oder Delegieren von weniger wichtigen Aufgaben und Terminen.

Stress vs. Selbstmanagement

Selten sieht man die Mitglieder des Managements oder auch Außendienstmitarbeiter ohne eine Armbanduhr, die extrem wichtig ist für den persönlichen Tagesablauf. In diesem Fall dient eine Uhr übrigens auch als Statussymbol oder besitzt mehrere wichtige Funktionen, die eine gewöhnliche Uhr nicht hat. Schon 1884 waren beispielsweise die präzisen Hochleistungsuhren der Marke Breitling bei Prominenten und vor allem bei Piloten sehr beliebt. Diese modernen Chronographen sind auch heute noch ungebrochen beliebt und zieren viele Handgelenke von erfolgreichen Selbstmanagern.

Wer sich selbst gut organisieren kann, hat nicht nur einen großen beruflichen Vorteil, sondern auch einen gesundheitlichen. Denn das Hetzen von einem Termin zum anderen und der ständige Zeitdruck unerledigter Arbeiten verursachen einen großen Stress, der bei längerer Dauer die Gesundheit beeinträchtigt. Zu viel Stress wirkt sich negativ auf das Herz-Kreislaufsystem aus, kann die Konzentration und Leistungsfähigkeit beeinträchtigen und am Ende sogar zu einem Burn-out führen. Wer also effektive Zeitmanagement Methoden anwendet, kann auch diese Gefahr eindämmen.

Welche Zeitmanagement Methoden gibt es?

Es sind unzählige Methoden bekannt, unter denen sich allerdings im Allgemeinen 5 bis 10 als besonders beliebt herauskristallisiert haben. Allerdings hängt es ganz von den individuellen Vorlieben ab, zu welcher dieser Methoden die Nutzer greifen. Es gibt daher nicht die eine richtige oder die beste Methode schlechthin.

Manchmal sind bestimmte Methoden auch daher so beliebt, weil sie im gesamten Betrieb angewendet werden, denn auch Arbeitgeber achten im Rahmen des Gesundheitsschutzes darauf, den Mitarbeitern bei Schulungen und im Rahmen der Gesundheitsvorsorge bestimmte Hilfsmittel an die Hand zu geben. Bekanntermaßen fallen viele Arbeitnehmer bei hoher Stressbelastung aus und so ist es nicht nur für den betroffenen Arbeitnehmer, sondern auch den Arbeitgeber hilfreich, die Stressbewältigung am Arbeitsplatz zu fördern. Nachfolgend werden beispielhaft fünf der bekanntesten Methoden vorgestellt.

#1 Das Eisenhower-Prinzip

Die bekannteste Methode ist die mit dem berühmten Namen, die jedoch entgegen der Erwartung nicht vom amerikanischen Präsidenten praktiziert wurde. Stattdessen steht sie lediglich im Zusammenhang mit einer, die er über die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben gehalten hat.

Bei dieser Methode werden alle Aufgaben oder Tätigkeiten, die anstehen, in vier Bereiche unterteilt, was sich auch als Schaubild oder Tabelle mit vier Quadraten darstellen lässt:

Die Aufgaben werden zunächst eingeteilt in wichtig und nicht wichtig.
Beide Sparten werden dann jeweils weiter unterteilt:
  • Die wichtigen Tätigkeiten in Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen (Notfälle) und Aufgaben, die verschoben werden können (planbare, notwendige Aufgaben)
  • Die weniger wichtigen To-Do´s in Aufgaben, die entweder delegiert oder eliminiert werden. Zeitraubende, aber weniger wichtige oder weniger dringende Aufgaben können an Team-Mitglieder oder Auszubildende delegiert werden. Aufgaben, die sich als vermeidbar herausstellen, können leicht gestrichen werden.
Diese Methode ist in der modernen Arbeitswelt besonders gängig, da sie effektiv ist und sich einfach umsetzen lässt. Sie ist leicht erklärbar und die Bereiche sind so gut definiert, dass sie leicht erlernbar ist.

#2 Die ALPEN-Methode

Diese Methode besteht aus mehreren Schritten, die nacheinander abgearbeitet werden müssen. Sie lassen sich leicht an den vorangestellten Buchstaben merken:

A – Aufgaben und Tätigkeiten zunächst zusammenstellen
L – Länge der jeweiligen Bearbeitungszeit möglichst exakt abschätzen
P – Pufferzeiten dazu addieren, um auch auf Unterbrechungen oder Notfälle reagieren zu können. Hierfür werden rund 40% der Arbeitszeit veranschlagt.
E – Entscheiden, welche Priorität welche der Aufgaben bekommen soll. Für die Entscheidungsfindung kann beispielsweise die sogenannte ABC-Methode* herangezogen werden, die bei der Gewichtung der einzelnen Aufgaben hilft.
N – Nachkontrolle der Umsetzbarkeit der Termine sowie Planung der übriggebliebenen Aufgaben für den nächsten Tag.


*Die ABC-Methode zur Gewichtung der Priorität einzelner Aufgaben

Die Aufgaben werden dafür in sehr wichtig (=A), wichtig (=B) oder weniger wichtig (=C) eingeteilt. A-Aufgaben sind solche, die nicht weiter delegiert werden können und für die rund 60 % der Arbeitszeit eingeplant werden sollten. B-Aufgaben können delegiert oder auch selbst erledigt werden. Dafür sind rund 25% der Arbeitszeit zu veranschlagen. C-Aufgaben sind meist Telefonate oder die Beantwortung von E-Mails, die häufig Zeitfresser sind. Dafür sollten ungefähr 15% der Arbeitszeit ausreichen.

#3 Das Pareto-Prinzip

Zu diesem Prinzip gibt es sehr viel Literatur, doch nicht alle praktizierenden Selbstmanager greifen zu dieser Methode, da hierbei auch gerechnet werden muss. Das Pareto-Prinzip, das auch 80/20-Prinzip genannt wird, besagt, dass mit 20 % des Zeitaufwandes 80 % der Ergebnisse erzielt werden können. Die Schwierigkeit liegt meist darin, die wichtigen 20 % herauszufiltern. Daher ist diese Methode nur etwas für Perfektionisten.

#4 „Eat the Frog“ Methode

Diese Methode ist relativ leicht anzuwenden. Sie bedeutet schlicht. Erst die Arbeit, dann das Vergnügen! Sie basiert darauf, dass die Leistungsfähigkeit in der Regel direkt nach dem Frühstück oder auch zu Arbeitsbeginn am höchsten ist.

Die Motivation und Konzentration sind jetzt noch besonders hoch, daher ist es ideal, den Tag mit der kompliziertesten und schwierigsten Aufgabe zu beginnen, um ihr die ganze Energie widmen zu können. So lassen sich Herausforderungen am besten meistern, während einfachere Aufgaben, die weniger komplex sind, auch später noch gut zu bewältigen sind.

#5 GTD („Getting Things Done“) – die amerikanische Methode

Die Methode von David Allen funktioniert in folgenden Schritten:
  • Alle Aufgaben erfassen.
  • Diese Aufgaben vorsortieren in die, die selbst sofort begonnen werden können und die, die erst später erledigt oder sogar delegiert werden können.
  • Die Aufgaben, die jetzt angegangen werden sollen, werden weiter unterteilt in Unterkriterien wie Telefonate, Besorgungen, Meetings, Home Office oder Ähnliches. Alle Aufgaben müssen dann noch in weitere Einzelschritte unterteilt werden.
  • Nun können die Aufgaben in eine Wochenübersicht eingeteilt werden.
  • Die Reihenfolge der Abarbeitung richtet sich nach dem Kontext, der Wichtigkeit, der verfügbaren Zeit sowie der verfügbaren Energie.
Die Vorgehensweise ist besonders gründlich aber auch aufwendig.

Wie kann der Stress sonst noch reduziert werden?

Neben den Methoden zur Terminplanung und zum stressfreien Zeitmanagement gibt es auch noch Tipps, wie sich der Stress am besten bewältigen lässt. Einige Möglichkeiten dafür sind beispielsweise:
  • Alle Tätigkeiten, auch zu Hause, nach Prioritäten abarbeiten
  • Öfter eine Pause einlegen
  • Nicht rund um die Uhr erreichbar sein
  • Entspannungstechniken wie Yoga oder Meditation nutzen
  • Regelmäßig Sport treiben, am besten an der frischen Luft
  • Mit Freunden austauschen, um auf andere Gedanken zu kommen


Fazit – besseres Zeitmanagement, weniger Stress

Welche Methode die beste ist, muss jeder für sich selbst entscheiden, viele Menschen entwickeln als Ableitung der bekannten Methoden auch eigene Versionen, die für sie prima funktionieren. Eine Methode sollte jedoch jeder haben, denn tatsächlich lässt sich damit nicht nur alles pünktlich und gründlich abarbeiten, sondern auch die Gesundheit fördern.

Durch das geordnete Abarbeiten von verschiedenen Aufgaben, die zeitlich gut bemessen sind und auch räumlich weit auseinanderliegende Verabredungen gut kalkuliert unter einen Hut bringen, kommt viel weniger Stress auf. So lässt sich am Ende jedes Tages sogar noch Zeit für eine entspannende Aktivität mit der Familie oder Freunden einplanen. Ein solches Vorgehen sorgt für eine ausgeglichene Work-Life-Balance und bringt eine höhere Zufriedenheit.

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