Das passende Ambiente im Büro schafft nicht nur einen guten ersten Eindruck. Es hinterlässt vor allem langfristig auch finanziell nachhaltig Spuren. Denn durch Bereitstellung einer positiven physischen Arbeitsumgebung können Arbeitgeber maßgeblich dazu beitragen, Motivation und Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern.
Wie aber genau diese Effekte zu erzielen sind, hierzu gibt es ebenso viele Ansätze wie Studien. So liegen Arbeiten vor, die den Einfluss von Pflanzen auf die Raumgestaltung untersuchen, aber auch der positive Effekt von wechselnder Sitz-/Steharbeit ist sehr gut belegt. Auch die Förderung von Kreativität und innovativem Denken durch Bewegung wurde bereits erforscht.
Volker Wessels, Experte beim Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V., kennt sich gut mit dieser Thematik aus. Er sagt: „Sehr gut untersucht ist auch der Aspekt der Autonomie. Wenn Mitarbeiter an der Planung ihrer Arbeitsumgebung mitwirken und diese bei Bedarf verändern können, wirkt sich das ebenfalls positiv auf die Arbeitsleistung aus.“ Im Folgenden sollen einige Faktoren genannt werden, die maßgeblich zu einer produktiven Arbeitsatmosphäre beitragen können.
Konzeption von Räumen
Zunächst ist es wichtig, Räume und Tätigkeiten gut aufeinander abzustimmen. Die Aufgaben und Tätigkeiten von Mitarbeitenden in einem Büro sind vielfältig. Daher sollten Räume veränderbar sein, damit sie an wechselnde Anforderungen angepasst werden können. Der nächste Punkt ist die Auswahl der Möbel. Hier spielt die Ergonomie eine wichtige Rolle. Grundlage ist das gute Sitzen in allen Arbeitsbereichen. Eine noch neue, aber sehr sinnvolle Maßnahme besteht beispielsweise darin, auch in Kommunikationsbereichen Drehstühle einzusetzen. Ähnliches gilt für Sitz-/Stehtische. Bei Schreibtischen hat sich der Einsatz höhenverstellbarer Tische längst durchgesetzt. Weil die Beschäftigten aber immer mehr Zeit in Kommunikationsräumen verbringen, sollte auch dort der Wechsel zwischen Sitzen und Stehen möglich sein.
Bei der Anordnung der Möbel in Räumen gibt es ein paar Grundregeln und viele spezifische Anforderungen aus dem Gesundheitsschutz, die alle auch der Produktivität zugutekommen. Dazu gehört, Schreibtische immer im rechten Winkel zu Fenstern aufzustellen, um Blendungen zu vermeiden. Darüber hinaus ist es wichtig, bestimmte Mindestgrößen und Mindestabstände bei den Arbeitsplätzen einzuhalten. Kenngrößen sind hier z. B. Arbeitsflächen auf dem Tisch von im Regelfall mindestens 160 x 80 cm sowie ein Mindestabstand von Person zu Person im Sitzen von 100 bis 120 cm. Hinzu kommen die Flächen für Flucht- und Verkehrswege im Gebäude und innerhalb der Räume, die immer frei bleiben müssen. Wer räumlich beengt arbeitet, leidet eher unter Stress. Und auch Störungen durch Lärm nehmen bei zu viel Nähe zu. Ein weiterer wichtiger Faktor ist es, die Arbeitsplätze für die Fokusarbeit räumlich von den Kommunikationsbereichen zu trennen, um Lärm und visuelle Ablenkung zu vermeiden. Hier empfiehlt es sich, auf die Beratung von Experten, zum Beispiel Quality Office Consultants, zu setzen.
Farbgestaltung in Räumen
Bei der Farbgestaltung in Räumen kommt es mehr auf die Farbverteilung als auf die Auswahl bestimmter Farben an. Signalfarben sollten sparsam und nicht unbedingt im direkten Blickfeld von Arbeitsplätzen, die für Tätigkeiten mit hohen Anforderungen an die Konzentration genutzt werden, eingesetzt werden. In Kommunikationsbereichen kann man dagegen gerne kräftigere Farben verwenden. Räume sollten nie eintönig und langweilig wirken. Das Fehlen visueller Stimulierung führt schneller zu Ermüdung. Viel besser ist es, Akzente zu setzen und gerade in größeren Räumen Farben auch zur Strukturierung der Räume zu nutzen. So können zum Beispiel einzelne Arbeitsbereiche durch unterschiedliche Akzentfarben gekennzeichnet oder verschiedene Bodenbeläge zur Markierung unterschiedlicher Funktionsbereiche genutzt werden. Wichtig ist auch, das Zusammenspiel von Farben und Beleuchtung zu beachten. Farben wie Blau oder Grün tragen zu einer entspannten und konzentrierten Arbeitsatmosphäre bei. Farben wie Rot oder Orange können wiederum die Energie und die Kreativität erhöhen.
Es gibt Studien, die belegen, dass Pflanzen oder auch ein Blick in die Natur und sogar Bilder von Pflanzen oder Landschaften das Wohlbefinden und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern. Auch zum Zusammenhang zwischen Pflanzen im Büro und der Produktivität der Beschäftigten wurde in Untersuchungen ein positiver Zusammenhang ausgewiesen. Allerdings ist bei diesen Studien nicht ganz klar, ob die höhere Produktivität tatsächlich speziell durch die Pflanzen ausgelöst wurde oder ganz allgemein durch die Verschönerung der Büros und die damit ausgedrückte Wertschätzung für die Mitarbeitenden. Definitiv ein Irrglaube ist, dass Pflanzen einen positiven Einfluss auf das Raumklima hätten oder Schall absorbieren könnten. Beides gilt nur, wenn großflächig spezielle Pflanzenwände eingesetzt werden.
Es werde Licht
Auch beim Thema Licht gibt es wieder starke Parallelen zwischen Wohlbefinden, Gesundheitsschutz und Leistungsfähigkeit. Die Basis sind gute Sehbedingungen, also beispielsweise eine ausreichende Helligkeit sowie die Vermeidung von Blendungen und Reflexionen auf glänzenden Oberflächen. Ein weiterer Faktor ist dynamisches Licht bzw. das Konzept des Human Centric Lighting (HCL). HCL basiert auf der biologischen Wirksamkeit des Tageslichts, also auf der Steuerung des Wach-/Schlafrhythmus durch Licht. Dieser Effekt lässt sich inzwischen sehr gut auch mit künstlichem Licht erzielen, das sich über den Tagesverlauf hinweg in seiner Lichtstärke und -farbe verändert. Leider sind die entsprechenden Systeme zwar noch relativ teuer, richtig eingesetzt amortisieren sie sich über die Steigerung der Produktivität aber relativ schnell.
Bei großen Unternehmen mit den entsprechenden Fachkräften im Haus sorgen Arbeitgeber öfters dafür, dass die Raumgestaltung einen wichtigen Stellenwert bekommt.
Kleinere und mittlere Unternehmen tun sich da hingegen etwas schwerer, weil sie meist hausintern keine Fachkräfte für Arbeitsplatzgestaltung haben, die von Anfang an auf die Einhaltung bestimmter Standards achten könnten. Hier ist es sinnvoll, frühzeitig auf externe Beratung, z. B. durch mit Quality Office zertifizierte Fachberater, zu setzen. Diese können in der Regel auch in vorhandenen Einrichtungen relativ schnell Verbesserungen erzielen und so zur Produktivitätssteigerung beitragen.
Zur Frage, wie Büroräume in der Zukunft gestalten werden sollen, damit Mitarbeiter produktiv arbeiten können, erklärt Volker Wessels: „Wichtig sind viele unterschiedlich nutzbare Arbeitsbereiche, eine hohe ergonomische Qualität, viel Licht, wenig Lärm und am besten nicht ganz so perfekt gestylt. Das lässt Raum für Veränderungen.“
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