Es gibt Erlebnisse, an die sich im Nachhinein niemand mehr gerne erinnert. Eine solche Geschichte hat ein Unternehmer aus der Nähe von Dortmund erlebt, der seinen Namen lieber nicht in der Presse lesen möchte. „Wir haben vor einigen Jahren einem deutschen Kunden eine Maschine verkauft”, erinnert sich der geschäftsführende Gesellschafter. Plötzlich sollte seine Firma Serviceleistungen im Ausland erbringen, obwohl laut Vertrag ein Werk in Deutschland Bestell- und Betriebsort war. Der Maschinenbauer lieferte trotzdem.
Rund 10.000 Euro kosteten Ersatzteile und Service, doch von der Rechnung wollte der Kunde nichts wissen. Da Mahnungen erfolglos blieben, schaltete der Unternehmer schließlich ein Inkassobüro ein. Diese Firma kassierte vorab eine Gebühr von gut 200 Euro, prüfte die Angelegenheit vor Ort, ließ danach jedoch nichts mehr von sich hören. Und trotz Klage und Gerichtsprozess flossen die 10.000 Euro nie in die Firmenkasse.
Rechnungen zügig
zu Geld machen
So ärgerlich dieser Fall auch sein mag, er beweist zumindest eines: Erfolgreiches Forderungsmanagement, das Unternehmen die nötige Liquidität in die Kasse spült und damit die Bilanz entlastet, ist keine unkomplizierte Sache. Von der Bonitätsprüfung über den Verkauf von Forderungen an einen professionellen Factor bis hin zum seriösen Inkasso gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Rechnungen zügig zu Geld zu machen. Sie müssen nur richtig genutzt werden. Die einfachste und günstigste Version ist das Mahnwesen im eigenen Haus. Dies sollte allerdings nicht „nebenbei“ laufen, sondern gut organisiert sein. Betreiben Unternehmen ihr Forderungsmanagement selbst, ist es wichtig, über die Bonität ihrer Kunden immer auf dem Laufenden zu sein. Bei bestehenden Geschäftsbeziehungen sollte diese regelmäßig überprüft werden. Vor Abschluss von Verträgen mit Neukunden ist es unverzichtbar, Informationen zu Bonität und Zahlungsverhalten einzuholen. Auskünfte erteilen Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform in Neuss, Bürgel in Hamburg oder die Schufa in Wiesbaden. Darüber hinaus können die Bilanzen von Firmen ab einer bestimmten Größe im elektronischen Bundesanzeiger eingesehen werden. Auf Anfrage holt auch die eigene Hausbank Auskünfte bei den Banken des potenziellen Kunden ein. Gut ist es, möglichst viele Informationswege zu beschreiten, denn so ergibt sich ein aussagekräftiges Gesamtbild.
Nicht zu oft mahnen
Bei der Erstellung ihrer Rechnungen sollten Unternehmer stets allen gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen Genüge tun. Wer Fehler macht, kann seinen Anspruch auf Zahlung im Zweifelsfall nicht durchsetzen. Auf zu viele Mahnungen darf getrost verzichtet werden. Drei sind genug, andernfalls nimmt der Kunde die Schreiben nicht mehr ernst. Reagiert der Schuldner auch auf die dritte Mahnung nicht, sollte zunächst in einem Gespräch geklärt werden, ob es wichtige Gründe dafür gibt. Ist der Kunde etwa vorübergehend in einer wirtschaftlich schwierigen Situation, können Ratenzahlungen vereinbart werden. Stellt er sich hingegen stur und verweigert die Zahlung kategorisch, sollten Firmenlenker härtere Schritte einleiten. Dafür müssen sie nicht unbedingt einen Anwalt einschalten. Beim zuständigen Mahngericht kann ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. Begleicht der Kunde die Rechnung aus Angst vor einem Verfahren, hat sich die Sache erledigt. Widerspricht der Kunde, kommt es zum Prozess. Gewinnt der Gläubiger, hat er eine titulierte Forderung, kurz Titel. Dieser sichert ihm 30 Jahre lang einen vollstreckbaren Zahlungsanspruch rechtlich zu.
So geht’s mit Inkasso
Wer aufwendige rechtliche Maßnahmen scheut, hat natürlich auch die Möglichkeit, ausstehende Rechnungen, die uneinsichtige Schuldner einfach nicht begleichen, an einen professionellen Inkasso-Anbieter abzugeben. Inkassofirmen sind durch Berichte über unseriöse Schuldeneintreiber etwas in Verruf geraten. Selbstverständlich gibt es aber auch seriöse Unternehmen.
Inkassobüros ziehen gegen eine Bearbeitungsgebühr und eine Erfolgsprämie Außenstände ein. Im Unterschied zum Factoring ist das Instrument Inkasso für Unternehmen aller Branchen und Größen geeignet, allerdings fallen oft hohe Erfolgsprämien an. Inkassobüros dürfen nur tätig werden, wenn sie nach dem Rechtsanwaltsdienstleistungsgesetz (RDG) registriert sind. Möchten Unternehmen ihr Forderungsmanagement nicht komplett selbst übernehmen und auch auf die Dienstleistungen eines Inkassobüros verzichten, sondern bequem und schnell an ihr Geld kommen, kann sich Factoring anbieten. Factoring ist der Verkauf von Forderungen an ein spezialisiertes Unternehmen, die Factoring-Gesellschaft, kurz Factor. Der Factor stellt seinem Kunden – ähnlich wie eine Bank – einen Finanzierungsrahmen zur Verfügung. In Höhe dieses Betrages kann der Firmenchef Rechnungen an den Factor verkaufen, der sich um das weitere Forderungsmanagement kümmert.
Bis zu 90 Prozent
sofort auf dem Konto
Fallen Forderungen in einer bestimmten Höhe an, so leitet der Factoring-Kunde die entsprechenden Rechnungen an den Factor weiter. In der Regel werden 80 bis 90 Prozent des Betrages sofort auf das Konto des Kunden überwiesen, die restliche Summe geht spätestens nach Ablauf von 120 Tagen auf dem Konto des Kunden ein. Neben der klassischen Full-Service-Variante gibt es auch das Inhouse-Factoring, bei dem das Mahnwesen beim Kunden verbleibt. Zu unterscheiden ist darüber hinaus zwischen offenem und stillem Factoring. Bei der ersten Form wissen die Kunden des Factoring-Nehmers vom Verkauf der Forderungen, bei der zweiten Version nicht.
Erst ab 250.000 Euro Umsatz
Factoring lohnt sich in der Regel allerdings nur für Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab etwa 250.000 Euro. Der Grund: Wer Forderungen verkauft, sichert Ausfälle zu 100 Prozent ab und entlastet seine Bilanz. Daher ist das Instrument relativ teuer. Die Gebühren setzen sich aus drei Komponenten zusammen: einer Prüfgebühr, Zinsen für die Vorfinanzierung der Rechnungen und der Factoring-Gebühr, die je nach Unternehmensgröße zwischen 0,1 und drei Prozent Bruttojahresumsatz liegt. Unerlässlich ist außerdem eine Warenkreditversicherung. Zudem kaufen die Factoring-Anbieter auch nicht alle Forderungen an. Unternehmen, die lange Zahlungsziele einräumen, werden Schwierigkeiten haben, einen Factor zu finden, der ihre Forderungen über Monate hinweg vorfinanziert. Aber: Wer Factoring nutzt, wird mit Rechnungen keine Geschichten erleben, die so enden wie der Fall des Unternehmers in der Nähe von Dortmund.
Andrea Martens I redaktion@regiomanager.de
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