Angetrieben durch die Corona-Pandemie nimmt der digitale Wandel in deutschen Unternehmen weiter zu. Freiheiten wie eigenes Zeitmanagement und ortsunabhängige Arbeitsplätze sind für viele Beschäftigte zur selbstverständlichkeit geworden. Der Arbeitsalltag von heute zeichnet sich durch zunehmende Eigenverantwortung und die Anpassung der Tätigkeit an die eigenen Bedürfnisse aus. Und auch nach der Pandemie wird es kein „back to normal” geben, denn Arbeitnehmer schätzen die Möglichkeit entscheiden zu können wie, wo und wann sie arbeiten. Über 70 Prozent der Berufstätigen in Deutschland sprechen sich sogar für einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice aus.
Bei New Work steht der Mensch im Mittelpunkt
Mit dem Einfluss der Digitalisierung und einer neuen Arbeitsmentalität werden neue Werte (sog. New Work) in Unternehmen immer wichtiger. Zentrale Werte von New Work beziehen sich vor allem auf Selbstständigkeit, Freiheit und eine gemeinschaftliche Arbeitsweise, sowohl von Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern. Bei dem New Work-Konzept steht der Mensch im Mittelpunkt. Generell steht die Frage nach dem Warum immer häufiger im Raum: Von der Sinnhaftigkeit der eigenen Tätigkeit, der Arbeitsweise und auch des Unternehmens bis hin zum alten Wertesystem der Arbeitswelt – der bisherige Status Quo wird zunehmend von allen Generationen hinterfragt.
Gerade bei jungen Menschen wird ein unabhängiges Arbeiten daher immer beliebter. Sie beginnen ihren Arbeitstag im Lieblingscafé, dem Co-Working-Space oder in den eigenen vier Wänden. Viele Teams arbeiten nur noch zeitweise (oder gar nicht mehr) aus dem Büro und wechseln zwischen den Arbeitsorten. Möglich wird das durch hybride Arbeitsmodelle.
Das Büro der Zukunft ist ein Wir-Ort
Klassisch wird an einem festen Platz im Büro gearbeitet – die Anzahl an Arbeitsplätzen hängt von der Mitarbeiterzahl ab. Typisch sind eine Anreihung von Büroräumen oder ein Großraumbüro für alle. Durch die moderne Arbeit entsteht eine Veränderung des klassischen Büros.
Die Zeiten, in denen ein Büro ausschließlich als Arbeitsort fungierte sind vorbei – Büros sind vielmehr Orte der Begegnung, des Austauschs, für Konferenzen, Fortbildungen sowie Events geworden. Das Büro wird also zu eine Art Treffpunkt, an dem nicht mehr lediglich gearbeitet wird. Zur Tagesordnung gehören Team-Meetings, gemeinsame Projektarbeit, Mittagspausen als Gruppe sowie Team-Abende am Kickertisch oder beim Badminton. Dabei spielen zwei wesentliche Faktoren eine Rolle: Zusammenarbeit und Vernetzung.
Um also flexibles Arbeiten zu ermöglichen, müssen Arbeitsplätze digital und auf hybride Arbeitsmodelle ausgelegt sein. Das bedeutet, dass Mitarbeiter zu Hause dieselben Arbeits- und Kommunikationsmöglichkeiten haben müssen wie diejenigen vor Ort.
Das moderne Büro sollte also
- digital,
- mobil,
- flexibel,
- kollaborativ und
- anpassbar
sein.
Hybride Arbeitsmodelle umsetzen
Hybride Arbeitsmodelle werden in immer mehr Unternehmen genutzt und sollen ein effizientes sowie produktives, hybrides Arbeiten unterstützen. Gleichzeitig sind diese Modelle mit einigen Herausforderungen verbunden, die manchmal nur durch Kompromisse gelöst werden können. Denn was auf dem Papier schön klingt und mehr Freiheit bedeutet, ist in der Praxis häufig kompliziert umzusetzen.
Die Arbeitswelt steckt also mitten im Wandel: Doch welche Chancen bietet hybrides Arbeiten? Welche Herausforderungen kommen auf Beschäftigte, Arbeitgeber bzw. Unternehmen zu? Und wie lassen sich hybride Arbeitsmodelle am besten umsetzen?
Chancen der neuen Arbeitswelt
Auch vor der Pandemie war die Arbeitswelt bereits Unterwegs in Richtung Digitalisierung. Das hybride Arbeiten ist also nicht komplett neu, sondern hat sich über die letzten zwei Jahre aus der Notwendigkeit heraus einfach schneller in Unternehmen etabliert. Durch das Konzept erhoffen sich Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber mehr Autonomie, viel Eigenverantwortung und eine breitere Auswahl an Arbeitsplätzen.
Denn der Vorteil ist, dass das Unternehmen bei ihrer Arbeitnehmerwahl nicht mehr nur auf ihre Region beschränkt sind. Das heißt, dass Experten nicht mehr nur aus der Umgebung kommen müssen, sondern von überall aus arbeiten können. Für Arbeitnehmer wird eine Spezialisierung wichtiger. Allgemeine und vor allem repetitive Aufgaben können immer öfter maschinell übernommen werden. Kreative, analytische und empathische Jobs dagegen werden immer gefragter und können auch in der digitalisierten Arbeit nicht von künstlicher Intelligenz ausgeführt werden. Gerade Unternehmen aus ländlichen Bereichen profitieren von dem Trend.
Arbeitnehmer haben durch die moderne Arbeitsweise einen hohen Grad an Flexibilität. Sie können ihren Tagesablauf nach ihren Bedürfnissen planen, mit dem Ziel das volle Potential auszuschöpfen, die eigene Leistung zu steigern und damit die besten Ergebnisse zu erzielen.
Damit hybrides Arbeiten auch funktioniert, kommt es darauf an, Beschäftigte im Büro und außerhalb – trotz räumlicher Distanz – zu vereinen. Hier liegen die Herausforderung der modernen Arbeit. Damit hybride Modelle auch funktionieren, müssen die gleichen Bedingungen für Mitarbeiter vor Ort und außerhalb geschaffen werden.
Tipps für das hybride Arbeiten
Vertrauen als Basis
Digitale Zusammenarbeit ohne Vertrauen funktioniert nicht. Die Kontrolle außerhalb des Büros fällt weg – Vertrauen in das eigene Team muss daher zur Grundlage werden.
Viele Arbeitgeber haben vor allem am Anfang die Befürchtung, dass Arbeitnehmer nicht so konsequent arbeiten wie im Büro. Studien zeigen allerdings das Gegenteil: Durch die zunehmende Digitalisierung und vermehrtem Homeoffice in der Corona-Pandemie ist die Arbeitsproduktivität in der Eurozone um etwa 2 Prozent gestiegen.
Professionelle Technik bereitstellen
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für das hybride Arbeiten ist mit Sicherheit eine geeignete technische Ausstattung. Diese wird entweder vom Unternehmen bereitgestellt oder es greift die BYOD-Regelung. Bei dieser Regelung nutzen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte.
Digitale Tools nutzen
Neben der Hardware ist auch die passende Software entscheidend: Beschäftigte sind im Nachteil, wenn sie z.B. wichtige Dokumente nicht abrufen können, Aufgaben aus E-Mails untergehen oder die Kommunikation ausbleibt.
Die E-Mail als klassischer Kommunikationsweg wird durch digitale Kommunikationstool ersetzt. Auch ein cloud basiertes Dokumentenmanagement wird für Unternehmen immer wichtiger. Mitarbeiter haben durch die digitale Ablage die Möglichkeit Unterlagen geordnet abzulegen und für Teammitglieder zugänglich zu machen.
Zusätzlich ist ein digitales Projektmanagement gefordert, um Fragen rund um die Aufgabenplanung zu klären: Welche Aufgaben stehen auf der Tagesordnung? Was hat Priorität? Welche Deadlines sind zu beachten?
Ein Projektmanagement-Tool zeigt wer gerade woran arbeitet, wo freie Kapazitäten verfügbar sind und setzt gleichzeitig das gesamte Team auf einen einheitlichen Wissensstand.
Teamkultur und Chancengleichheit fördern
Damit Teamarbeit funktioniert muss ein Wir-Gefühl bzw. Teamgeist entstehen. Hilfreich sind bestimmte Teambuilding-Maßnahmen, die sowohl vor Ort als auch digital stattfinden können. In der Pandemie wurden in vielen Teams bereits digitale Kaffeepausen oder Online-Spieleabende für Arbeitnehmer eingeführt.
Zukünftig müssen diese weiter ausgebaut werden, wenn es z.B. um das Onboarding neuer Teammitglieder geht. Auch Mitarbeitern in remote sollte ein gelungener Start im Unternehmen ermöglicht werden. Daher ist es wichtig, dass für Mitarbeiter im Büro und außerhalb Chancengleichheit besteht. Das kann z.B. eine gleichberechtigte Diskussionen in hybriden Meetings sein, indem ein Moderator dafür sorgt, dass alle Teilnehmer in ein Gespräch integriert werden.
Prozesse an digitales Arbeiten anpassen
Um Prozesse so einfach wie nur möglich zu halten, sollte vor der Entscheidung zum hybriden Arbeiten genau festgelegt werden, welche Prozesse digitalisiert werden müssen, welche autonom ablaufen können. Auch muss sichergestellt werden, dass keine Informationslücken entstehen. Das ist beim hybriden Arbeiten wichtiger denn je, da im Büro der Austausch untereinander deutlich schneller und leichter funktioniert. Ein transparentes Wissensmanagement ist gefordert.
Klare Rahmenbedingungen schaffen
Wie bei der Arbeit im Büro müssen auch bei hybriden Arbeitsmodellen klare Regeln und Rahmenbedingungen geschaffen werden. Das können z.B. feste Zeiten für Meetings sein oder auch ein ganzer Tag, an dem sich das Team im Büro für Besprechungen trifft. Hilfreich ist es, das Team in die Klärung der Bedingungen mit einzubeziehen und herauszufinden, was sich das Team beim hybriden Arbeiten wünscht. Wichtig ist es Erwartungen und Regeln untereinander auszutauschen.
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