Auch die Warenwirtschaft ist von der Digitalisierung betroffen, wobei Unternehmen durch die Implementierung neuer digitaler Tools und Prozesse große Optimierungspotenziale heben können. Dabei spielt die Auswahl einer geeigneten Implementierungsstrategie eine wesentliche Rolle, da es bei der Integration neuer Arbeitsabläufe einige Hindernisse zu überwinden gilt.
Vorteile einer digitalisierten Warenwirtschaft
Die Integration von digitalen Tools innerhalb der Warenwirtschaft kann zu großen Effizienzgewinnen führen. Grund hierfür ist, dass moderne Warenwirtschaftssysteme dazu in der Lage sind, zahlreiche warenwirtschaftliche Prozesse zu automatisieren. Hierzu zählt unter anderem die Verwaltung von Aufträgen, Beständen sowie Lagerplätzen. Auf diese Weise lässt sich nicht nur der Arbeitsaufwand deutlich reduzieren, sondern auch die Fehleranfälligkeit erheblich senken. Das liegt daran, dass es bei der manuellen Abwicklung von Aufgaben innerhalb der Warenwirtschaft durch einen Mitarbeiter aufgrund von Unkonzentriertheiten zu Falscheingaben kommen kann. Bei einer automatisierten Eingabe von Daten durch ein System hingegen sind Flüchtigkeitsfehler nicht möglich.
Kosteneinsparungen durch Einsatz moderner Softwares
Der Einsatz einer modernen Warenwirtschaftssoftware zeichnet sich neben Effizienzsteigerungen auch dadurch aus, dass Unternehmen einiges an Kosten sparen können. Möglich ist dies neben zahlreichen Automatisierungsoptionen durch eine Erfassung von Lagerbeständen in Echtzeit. Auf diese Weise haben Unternehmen stets Zugriff auf genaue Bestandsdaten und können Überbestände vermeiden. Zudem können unter Umständen auftretende Engpässe verhindert werden, wenn ein guter Überblick über die Bestandssituation des Betriebs besteht. Eine Automatisierung von Bestellprozessen führt dazu, dass Firmen knappe Waren frühzeitig nachbestellen können, sodass immer ausreichend Produkte vorhanden sind, ohne dass hierfür die Lagerkapazitäten und somit die Kosten erhöht werden müssten.
Verbesserungen der Lieferkette
Die Digitalisierung der Warenwirtschaft hat große Auswirkungen auf die Lieferkette, da moderne Softwarelösungen über Werkzeuge zur Datenanalyse verfügen. Diese können von Unternehmen zur Überwachung der Lieferkette eingesetzt werden, was eine frühzeitige Erkennung von Engpässen erlaubt. Die Datenanalyse sorgt dafür, dass Prognosen hinsichtlich Nachfrage und Angebot von bestimmten Produkten getroffen werden können und dies wirkt sich wiederum positiv auf die Planung und die Steuerung von Beständen aus. Auf diese Weise verbessern Unternehmen nicht nur ihre Planung, sondern sorgen auch für eine hohe Kundenzufriedenheit, da die gewünschte Ware stets vorhanden ist.
Gewährleistung einer hohen Transparenz
Ein weiterer wesentlicher Vorteil einer digitalisierten Warenwirtschaft besteht in der hohen Transparenz, die durch digitale Systeme entsteht. Hierbei sind unter anderem ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) zu nennen, die eine zentrale Verwaltung von Unternehmensdaten ermöglichen. Somit können wichtige Informationen bezüglich Lieferungen, Bestellungen sowie Beständen jederzeit von einem zentralen Ort aus abgerufen werden. Auf diese Weise können Unternehmen eine hohe Nachvollziehbarkeit sicherstellen, was die Bewegungen von Warenströmen anbelangt. Ein transparentes System wirkt sich zudem positiv auf die unternehmensinterne Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen aus.
Implementierungsstrategien zur Digitalisierung der Warenwirtschaft
Um von den Vorteilen einer digitalisierten Warenwirtschaft profitieren zu können, bedarf es einer zu den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens passenden Strategie. Im ersten Schritt ist daher eine umfangreiche Bedarfsanalyse zu empfehlen, bei der Firmen die unternehmensinternen Arbeitsabläufe in Bezug auf mögliche Optimierungspotenziale durch eine Umstellung auf digitale Prozesse hin überprüfen. Zusätzlich sollten die durch die Implementierung zu erreichenden Ziele präzise festgelegt werden. Zu den möglichen Zielsetzungen, die durch eine Digitalisierung der Warenwirtschaft erreicht werden sollen, zählen unter anderem:
- Reduzierung der Kosten
- Steigerung der Effizienz
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit
Die Definition von Zielen ist deshalb wichtig, damit später der Erfolg der Implementierungsstrategie anhand realer Parameter gemessen werden kann. Zudem hilft die Kenntnis der gewünschten Ziele bei der Auswahl passender Technologien und digitaler Tools.
Auswahl geeigneter Softwarelösungen
Nach der Festlegung der Ziele sollten sich Unternehmen mit der Auswahl von passenden Softwarelösungen auseinandersetzen, die eine Erreichung der gesetzten Ziele versprechen. Es gibt eine große Anzahl an Anbietern, die über Softwares im Bereich der Warenwirtschaft verfügen. Dementsprechend lohnt sich ein umfangreicher Vergleich der Konditionen, um ein optimal auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zugeschnittenes Angebot in Anspruch nehmen zu können. Neben den Kosten sollten Firmen auch die Benutzerfreundlichkeit sowie den Funktionsumfang der jeweiligen Software berücksichtigen.
Die richtige Planung der Prozessumstellung
Vor der Umstellung der Prozesse sollten Unternehmen diese sorgfältig planen und einen detaillierten Projektplan ausarbeiten. Dieser muss sämtliche Phasen der Implementierung beinhalten, sodass nichts dem Zufall überlassen wird. Hierbei ist ein effizientes Projektmanagement von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass weder der Zeitrahmen noch das Budget überschritten werden.
Schulung der Mitarbeiter
Werden neue Systeme in den Unternehmensalltag implementiert, müssen die Mitarbeiter entsprechende Schulungen durchlaufen, um die neuen Arbeitsabläufe effizient durchführen zu können. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in den Prozess der Umstellung einbezogen werden, um diese hierauf vorzubereiten und Widerstände zu vermeiden.
Integration in bestehende IT-Infrastruktur
Damit die neue Software effizient genutzt werden kann, muss sie nahtlos mit bereits bestehenden Systemen kommunizieren können. Der reibungslose Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen gewährleistet eine hohe Produktivität innerhalb des Betriebs.
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