Manager koordinieren, organisieren und planen die unterschiedlichsten Prozesse im Unternehmen. Sie tragen eine große Verantwortung, was sich auch dadurch äußert, dass sie mit den unterschiedlichsten Interessengruppen kommunizieren müssen. Bei besagten Interessengruppen kann es sich beispielsweise um Mitarbeiter, Kunden oder Partner handeln. Wie die Kommunikation erfolgt, bleibt meistens dem Manager überlassen, aber manchmal ist eine umfassende Präsentation der beste Ansatz. Die Frage ist nur, wie Manager eine erfolgreiche Präsentation gestalten. Damit möchten wir uns in diesem Beitrag auseinandersetzen.
Ziele und Zielgruppe definieren
Zu den Aufgaben des Managements gehört auch, sich mit bestimmten Zielgruppen zu befassen und ihre Bedürfnisse zu verstehen. Bevor die Präsentation abgehalten wird, sollte zudem klar sein, welche Ziele sie verfolgt. Nur so lässt sich die Botschaft auf die jeweilige Zielgruppe ausrichten
Präsentation klar strukturieren
Nur eine klar strukturierte Präsentation mit logischer Abfolge schafft es, Informationen effektiv zu präsentieren. Es braucht daher einen roten Faden mit Einleitung, Hauptteil und Schluss. Die Einleitung sollte das Publikum in das Thema einführen, während es beim Schluss darum geht, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen und gegebenenfalls eine Handlungsaufforderung zu geben
Visuelle Hilfsmittel nutzen
Selbst eine an sich gute Präsentation wird nur schwer das Interesse der Zuhörer wecken, wenn einfach nur auf sie eingeredet wird. Nur mit visueller Unterstützung lässt sich die Botschaft verdeutlichen und das Publikum bei Laune halten. Als visuelle Elemente bieten sich unter anderem Bilder, Diagramme oder Videos an. Neben der bewährten PowerPoint-Präsentation gibt es einige Alternativen, darunter eine Präsentation mit höhenverstellbaren und magnethaftenden Flipcharts. Die tragbaren Präsentationsgeräte ermöglichen eine interaktive Kommunikation mit dem Publikum. Sie eignen sich dank ihrer Flexibilität auch für komplexe Präsentationen.
Vor der Präsentation Feedback einholen
Möglicherweise ist die Präsentation bereits auf Anhieb perfekt, aber davon sollte man nicht ausgehen. Es ist besser, einige Tage vor dem Präsentationstag das Feedback von Familienmitgliedern, Freunden und Kollegen einzuholen. Dabei bietet es sich an, die Präsentation wie geplant vorzutragen. Auf diese Weise lassen sich leicht mögliche Schwächen identifizieren. Besagte Schwächen können anschließend verbessert werden. Je mehr Feedback eingeholt wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Präsentation am Ende alle Interessengruppen anspricht.
Auf mögliche Fragen vorbereiten
Die meisten von uns dürften nur zu gut wissen, wie unangenehm es ist, bei Präsentationen in der Schule oder Universität auf Fragen zu stoßen und diese nicht beantworten zu können. In der Arbeits- und Bürowelt ist das nicht anders. Gerade als Manager in einer hohen Position ist es kritisch, nicht professionell auf Fragen reagieren zu können. Das macht es unabdingbar, sich gut auf mögliche Fragen von Zuhörern vorzubereiten.
Prägnant kommunizieren
Wie gut die Botschaft einer Präsentation vermittelt wird, hängt nicht nur von der Präsentation an sich, sondern auch der Art der Kommunikation ab. Es macht nun mal einen großen Unterschied, ob die Botschaft meisterhaft kommuniziert wurde oder das Publikum sie aufgrund von komplizierten Begriffen, Fachjargon oder überlangen Sätzen schlichtweg nicht verstanden hat. Eine prägnante Kommunikation setzt kurze und präzise Sätze voraus, damit sie von allen Interessengruppen verstanden wird.
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