Der demografische Wandel schlägt zu: Branchenübergreifend werden in den kommenden Jahren zahlreiche langjährige Mitarbeitende in den Ruhestand gehen. Beim Großteil von ihnen hat sich über die Berufsjahre hinweg enorm viel Erfahrung angehäuft. Wenn diese Menschen nicht mehr im Unternehmen sind, geht oftmals auch ihr Wissen für den Betrieb verloren. Aber nicht nur der Abgang der geburtenstarken Jahrgänge birgt die Gefahr von Wissenslücken im Unternehmen. Auch wenn erfahrene Gesellen oder Meister krankheitsbedingt langfristig ausfallen oder kündigen, bleibt internes Know-how auf der Strecke. Angesichts der Tatsache, dass die meisten Handwerksunternehmen schon jetzt über einen Fachkräftemangel klagen, müssen vorhandenes Wissen und Erfahrungen im Betrieb aber dringend weitergegeben werden. Mit anderen Worten: Wissensmanagement ist nötig. Zwar klingt das nach einem komplexen System bzw. Verfahren und schreckt daher viele Firmen ab. Doch so kompliziert ist es gar nicht. Hinter vielen Tools stecken im Prinzip simple Maßnahmen, die sich einfach in den Betrieb integrieren lassen.
FAQ
FAQ steht für Frequently Asked Questions – auf Deutsch: häufig gestellte Fragen. Eine Sammlung mit im Betrieb regelmäßig wiederkehrenden Fragen ist sinnvoll und spart Zeit. Um dem zuvorzukommen, dass Mitarbeitende im Betrieb immer wieder die gleichen gestellten Fragen beantworten, kann in der internen FAQ-Sammlung nachgelesen werden, wie die Antwort auf die Frage lautet bzw. ein bestimmtes Problem zu lösen ist.
FAQ sollten nach Themenbereichen und Problemen sortiert und auf einem zentralen Laufwerk gespeichert werden. Die Sammlung kann auch komplexere Fragen umfassen, falls diese erfahrungsgemäß immer wieder vorkommen.
Wissens-Wiki
In Anlehnung an Wikipedia handelt es sich hierbei um eine firmeninterne Wissensdatenbank, die von allen Mitarbeitenden gepflegt wird. Sie füttern das Wissens-Wiki idealerweise beständig mit neuem eigenem Wissen. Hat jemand im Betrieb z.B. an einer Weiterbildung teilgenommen, schreibt er das Gelernte auf und speichert es in dem digitalen System. Das Wiki befindet sich in einer Cloud, sodass jeder Teilnehmende von seinem Laptop oder Smartphone auf das Dokument zugreifen und es ergänzen kann. Speziell verfügbare Software für Wissens-Wiki ist zwar in der Regel nicht kostengünstig. Alternativ kann jedoch auf Free-Software im Internet zurückgegriffen werden wie etwa auf das „MediaWiki“.
OneNote als Wissensdatenbank
Das eBusiness KompetenzZentrum im Bau- & Ausbauhandwerk (eBZ) weist darauf hin, dass sich auch OneNote gut als Wissensmanagementsystem nutzen lässt. Das Programm von Microsoft, das die digitale Version eines Notizbuches ist, enthalte alle wichtigen Funktionen, um eine Wissensdatenbank aufzubauen. So können mehrere Notizbücher genutzt werden, die sich jeweils in Abschnitte, Seiten und Unterseiten gliedern lassen. Die Unternehmen können die Struktur selbst bestimmen. Aber auch die multimedialen Funktionalitäten eignen sich laut Daniel Rugel vom eBZ für das Wissensmanagement. So könnten Bildschirmausschnitte, Videos und Links genutzt werden. „Bilder haben oft einen hohen Informations- bzw. Wissensgehalt. Zudem prägt sich über sie Wissen besser ein“, sagt Rugel.
Das eBZ hat beispielhaft fünf Best Practices zur Wissensverwaltung mit OneNote festgehalten, die Handwerksbetriebe nutzen können:
1. Führen Sie zu jedem größeren Projekt ein Notizbuch; dieses kann als Dokumentation und Wissensablage genutzt werden.
2. Sorgen Sie für eine einheitliche Struktur, damit sich auch themenfremde Mitarbeiter (neue Mitarbeiter, Vertretungen etc.) gut zurechtfinden.
3. Dokumentieren Sie relevantes Wissen für Ihr Team und weniger relevante/private Dinge in einem separaten Notizbuch.
4. Benennen Sie die Notizbücher, Abschnitte und Seiten eindeutig und aussagekräftig.
5. Nutzen Sie Unterseiten zur Strukturierung.
Digitale Bauakte
Für kleine Handwerksbetriebe mit nur wenigen Gesellen lohnen sich aufwendige digitale Tools kaum. Laut Walter Pirk, Leiter des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk (KDH) im Heinz-Piest-Institut für Handwerkstechnik (HPI), sind für diese Firmen eher einfache Werkzeuge, z.B. eine digitale Bauakte, die richtige Lösung. Dabei handelt es sich um eine Software, mittels der die Unternehmen ihre Unterlagen für jede Baustelle an einem zentralen Ort speichern und ihren Mitarbeitenden zugänglich machen können.
Erklär- und How-to-Videos
Viele Menschen nutzen im privaten Bereich Erklär- und How-to-Videos auf YouTube, wenn sie wissen wollen, wie etwas funktioniert – etwa einen Autoreifen wechseln. Warum nicht auch solche Lernvideos für den Betrieb nutzen bzw. erstellen? Geht es gezielt darum, weiterzugeben, wie bestimmte Arbeitsprozesse erfolgen müssen – ist also eine Anleitung gefragt –, ist dies schließlich am besten zu erfassen und zu verstehen, wenn die Abläufe demonstriert werden. Per Smartphone lassen sich ohne großen Aufwand Videos vor Ort auf der Baustelle erstellen. Als „Unternehmens-YouTube“ bietet sich z.B. Microsoft Stream an, das in der Microsoft-365-Lizenz enthalten ist und auch auf dem Smartphone installiert werden kann. Mithilfe der Verschlagwortung können hier hochgeladene Videos intuitiv gefunden werden.
Die Gelben Seiten
Die Gelben Seiten sind quasi ein Verzeichnis für Expertise: Die einzelnen Mitarbeitenden sind hier mit Angabe ihrer Kompetenzen, Ausbildung, Erfahrungen, IT- oder Fremdsprachenkenntnisse samt Kontaktdaten gelistet. Dahinter steckt die Idee, dass man bei einer Aufgabe, die bestimmte Kompetenzen erfordert, den richtigen Experten im Unternehmen finden kann. Für solche Verzeichnisse gibt es spezielle Softwaretools, in kleineren Betrieben reicht aber gegebenenfalls schon ein einfaches Textdokument aus, das auf einem zentralen Laufwerk gespeichert wird. Die Gelben Seiten sind allerdings nicht geeignet für ein nachhaltiges Wissensmanagement. Denn, wie eingangs schon erwähnt: Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, geht nicht nur er, auch sein Wissen verschwindet aus dem Unternehmen.
Petra Walther | redaktion@regiomanager.de
Teilen:
