Coronavirus hin oder her. Auch in guten Zeiten ist es ratsam, auf die Ausgaben zu achten und Kosten zu senken. Denn nur wer die notwendigen Mittel hat, kann Prozesse perfektionieren, Mitarbeiter einstellen, Investitionen tätigen und Innovationen vorantreiben, um seine Marktposition zu optimieren und damit seine Zukunftsfähigkeit zu sichern.
Auf der Suche nach Einsparmaßnahmen gilt: immer planvoll vorgehen. Man riskiert sonst, dass gerade dort gespart wird, wo die Zukunft des Unternehmens liegt. Außerdem kann eine kurzfristige Kostenreduzierung möglicherweise langfristige Folgekosten nach sich ziehen, die den positiven Effekt wieder zunichtemachen.
Einkauf
„Im Einkauf liegt der Gewinn“ – eine Weisheit, die nie ihre Gültigkeit verliert. Eine Zusammenstellung der wichtigsten Lieferanten und Bezugsquellen und ein Vergleich der Einkaufskonditionen verschaffen einen guten Überblick. Gebündelte Bestellungen geben möglicherweise bessere Konditionen. Neben Rabatten oder Boni lohnt es sich auch oft, innerhalb der Skontierfrist zu zahlen.
Personalkosten
Für Personal und Mitarbeiter bewähren sich Arbeitszeitkonten nicht nur in Krisenzeiten. Bei hoher Auslastung können Zeitguthaben aufgebaut werden, von denen in auftragsschwachen Zeiten gezehrt werden kann. Wenn Überstunden nicht ausgezahlt, sondern als Gutschrift auf dem Arbeitszeitkonto verbucht werden, spart das Kosten und es wird die Flexibilität beim Personaleinsatz erhöht. Die Ursache für hohe Personalkosten kann auch in der Betriebsorganisation und der Personaleinsatzplanung liegen. Hilfe geben hier beispielsweise die Betriebsberater der Handelskammern. Im Fokus der Überlegungen sollte stehen, ob mit vorhandenen Arbeitskräften mehr Umsatz erzielt werden kann.
Lagerhaltungskosten
Die Lager sollten ständig schlank gehalten werden. Denn zu große Material- und Warenlager binden Kapital und verursachen Kosten für Miete, Lagerpflege, Finanzierung oder Versicherungen. Durch die Reduzierung der Bestände können gemietete Lagerräume gegebenenfalls aufgelöst und so die Mietkosten dauerhaft gesenkt werden.
Bei zu hohen Mieten empfiehlt sich ein Gespräch mit dem Vermieter über eine Kostensenkung. Oder eine kritische Überlegung, ob die vorhandenen Flächen tatsächlich benötigt werden. Kleinere und günstigere Räume sind immer eine Alternative. Übrigens: Nicht benötigte Flächen können untervermietet werden.
Energiekosten
Auch Energiekosten sind ein wichtiger Faktor. Externe Energieberater können helfen, die Einsparmöglichkeiten im Betrieb ausfindig zu machen. Förderungen gibt es vom Bund und von den Ländern unter www.energie-effizienz-experten.de.
Warum nicht mal die Auszubildenden auf Sparmaßnahmen ansetzen? Neue Mitarbeiter haben oft einen anderen Blick auf die Dinge und können Einsparmaßnahmen besser erkennen. Einige IHKs bilden Azubis zu „Energiescouts“ aus, um Energieverschwendung zu orten und alternative Konzepte zu überlegen.
Abokosten
Nicht nur bei zu hohen Telekommunikationskosten hilft ein Blick in die Verträge. Während im privaten Bereich der Vergleich von Handytarifen schon fast ein Breitensport geworden ist, tun sich bei Unternehmen ganz andere Dimensionen auf. Denn bei Firmenverträgen für Handys, Telefon, Internet oder Serverkapazitäten gibt es prozentual sowie nominal gewaltige Preisunterschiede, die sich dann Monat für Monat addieren. Und eine kurzfristige Kündigung ist oftmals nicht möglich. Dabei kommen fast täglich neue Abomodelle hinzu, etwa für Kopierer, Kaffeemaschine, Wartungsverträge für die Internetseite und vieles mehr.
Mobilitätskosten
Brauchen wir wirklich alle Fahrzeuge, die bei uns auf dem Hof stehen? Bei den Fahrzeugkosten hilft oft schon eine Streckenoptimierung, um Kosten zu sparen.
Das Thema Fuhrparkmanagement bietet zusätzliches Einsparpotenzial in Unternehmen. Eine Überarbeitung des Mobilitätskonzeptes kann zu einer verbesserten Auslastung des Fuhrparks führen. Auch die Nutzersysteme sollten dabei unter die Lupe genommen werden.
Jan Stuckert, Referent für Mobilität bei der IHK Köln, empfiehlt oft Mobilitätsbudgets statt Dienstwagen. „Auf diese Weise kann der Mitarbeiter alternative Mobilitätsformen nutzen und erhält somit mehr Flexibilität. Das bietet Steuervorteile für Unternehmen und Arbeitgeber, spart den Unternehmen nicht nur Fixkosten, sondern bietet auch einen Imagegewinn: ein Anreiz für junge Fachkräfte, die in den Städten leben und kein Interesse an einem PKW haben.“
Finanzierungskosten
Naheliegend ist auch eine Optimierung der Finanzierungsstruktur. Eine Überprüfung der Zins- und Darlehenskonditionen gibt eine Übersicht und bildet eine gute Grundlage für ein Gespräch mit der Hausbank über die vorhandenen Spielräume für eine Optimierung. Auch ein konsequentes Forderungsmanagement schont die Liquidität. Zeitnahe und vollständige Zahlungen der Kunden sind wichtig. Die Gewährung von Skonto schafft Zahlungsanreize, Anzahlungen senken die Inanspruchnahme des Kontokorrents.
Werbung
Werbeaktivitäten einzustellen, um Kosten zu sparen, war noch nie der richtige Weg. Aber eine Überprüfung der aktuellen Maßnahmen kann nie schaden. Wo stehen Kosten und Nutzen im richtigen Verhältnis? Wie erst kürzlich eine Umfrage des REGIO MANAGER ergeben hat, legen die befragten Unternehmen größten Wert auf eine gute Konzeption oder die Wahl des richtigen Instruments. Und das aus gutem Grund, gilt es doch, mit wenig Geld viel zu erreichen.
Materialkosten
Das papierlose Büro spart Kosten und schont dazu die Umwelt. Ein Blick auf den Materialverbrauch lohnt sich also immer. Muss wirklich jede E-Mail ausgedruckt werden? Papier kann eingespart werden, indem für Konzepte oder Entwürfe die Rückseiten von Schmierpapier bedruckt werden. Und muss es immer unbedingt in Farbe sein? Die meisten Drucker verfügen über eine Eco-Einstellung, die weniger Toner oder Tinte verbraucht. Auch beim Kopieren sollte man überlegen, was wirklich notwendig ist. Die Bereiche, in denen der Rotstift angesetzt werden kann, hängen von vielen Faktoren ab: der Betriebsstruktur, der Unternehmensgröße und der Branche. Deshalb braucht jede Kostensenkungsinitiative eine solide Analyse und Vorbereitung.
Und noch ein Tipp zum Schluss: Einsparungen und Kürzungen machen nur dann gute Stimmung, wenn sie mit ausreichender Information einhergehen. Wenn die Ziele, die Hintergründe und das Ausmaß der Sparmaßnahmen angemessen ans Team kommuniziert werden, dann machen alle mit. Birgit Marx | redaktion@regiomanager.de
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