1 ZIELE FESTLEGEN
Bevor Sie nach draußen gehen und einen externen Dienstleister anfordern, sollte zunächst ein interner Klärungsprozess stattfinden. Welcher Bedarf liegt vor? Welche konkreten Leistungen sind gewünscht? Was ist Ihnen besonders wichtig? Welche Ziele sollen erreicht werden? Am besten ist, Sie bilden ein Projektteam, das den gesamten Auswahlprozess begleitet. Das hat auch den Vorteil, dass Entscheidungen auf eine breite Basis gestellt werden und mögliche betriebsinterne Kritik im Vorfeld ausgeräumt werden kann. Tipp: Je nach Leistungsumfang, Projektdauer und Branche kann Ihr Kriterienkatalog umfassend werden. Sammeln und archivieren Sie diese Kriterien in einer Tabelle – so behalten Sie den Überblick und können später die Angebote der Dienstleister mit Ihren Kriterien abgleichen.
2 BUDGET ABSTECKEN
Bevor Sie eine konkrete Ausschreibung machen, überlegen Sie grob, welches Budget Ihnen zur Verfügung steht. Und welche Leistungen erwarten Sie dafür? Es macht einen Unterschied, ob Sie einmalig eine Leistung ausschreiben wollen (z. B. für Bauprojekt) oder ob Sie eine dauerhafte Mitarbeit im Unternehmen wünschen (Wachdienst, Cateringservice etc.). Je nach Branche variieren die Tagessätze bzw. Pauschalen sehr. Tipp: Falls Sie Fördermittel oder öffentliche Zuschüsse in Anspruch nehmen wollen (z.B. für Bauvorhaben; Zuschüsse für Langzeitarbeitslose), müssen Sie das Thema Ausschreibungsrecht im Blick haben. Je nach Förderrichtlinie gilt es, das Tariftreue- und Vergabegesetz NRW oder das EU-Ausschreibungsrecht zu beachten.
3 GUTES BRIEFING
Ein Dienstleister muss möglichst umfassend informiert werden. Wie soll er sonst Ihre Erwartungen, Wünsche und die konkrete Aufgabenstellung verstehen? Ihre Anforderungen stellen Sie in einem Briefing zusammen. Grundlage ist Ihr Kriterienkatalog. Werden Sie konkret und geben Sie auch an, wenn einige Aufgaben hausintern erledigt werden und nur Teilleistungen ausgeschrieben werden sollen. Ein Dienstleister kann auf Basis eines guten Briefings ein Angebot erstellen. Tipp: Manche Details klären sich sicherlich noch im Auswahlgespräch. Je nach Branche und Leistungsumfang sind auch (telefonische) Vorgespräche üblich.
4 MEHRERE ANGEBOTE EINHOLEN
Holen Sie sich mindestens drei bis fünf Angebote ein. Erstens, weil sich nicht jeder Dienstleister an einer Ausschreibung beteiligt und nicht immer ein Angebot abgibt. Zweitens, weil Sie anhand verschiedener Angebote das unterschiedliche Leistungsspektrum und auch die „Handschrift“ der Unternehmen kennenlernen. Tipp: Wenn Ihnen mehrere Angebote vorliegen, haben Sie auch einen kleinen Marktüberblick bezüglich Preis und Konditionen der betreffenden Branche.
5 ANGEBOTE GRÜNDLICH PRÜFEN
Ein gutes schriftliches Angebot ist detailliert, faktenreich und seriös. Nur wer wirklich sein Geschäft versteht, ist auch in der Lage, seinen Leistungskatalog detailliert vorzustellen. Gleichen Sie das Angebot mit Ihrem Kriterienkatalog und den Briefing-Unterlagen ab. Form, sprachlicher Ausdruck und Umfang des Angebotes geben auch einen Hinweis darauf, ob der Dienstleister diesen Auftrag wirklich haben möchte. Ein detailliertes Angebot zu erstellen, kostet Zeit. Richtig viel Zeit. Das sagt etwas über die Motivation des Dienstleisters aus. Tipp: Alles hat seinen Preis. Eine gute Leistung kostet einfach Geld. Der Faktor Preis sollte nicht das Hauptauswahlkriterium sein. Was nutzt Ihnen ein günstiger Anbieter, mit dem Sie aber persönlich nicht klarkommen oder der schlechte Arbeit abliefert? Was nicht heißen soll, dass Sie gar nicht aufs Geld schauen sollten. Im Gegenteil: Achten Sie auch auf versteckte Kosten oder Folgekosten. Ist wirklich alles im Angebot enthalten? Oder wird nur eine ungefähre Stundenzahl kalkuliert? Wie sieht es mit Anfahrt oder Materialaufschlag aus?
6 WORAUF ES AUCH ANKOMMT
Im ersten Tipp wurde schon erwähnt, dass Sie Ihre Anforderungen in einem Kriterienkatalog festhalten sollten. An dieser Stelle sollen noch drei Auswahlkriterien hervorgehoben werden. Standort: Sind Ihnen kurze Wege bei der Abstimmung wichtig? Müssen die Mitarbeiter des Dienstleisters weit anreisen? Gibt es sprachliche Barrieren? Erfahrung oder Newcomer: Legen Sie Wert auf eine lange Firmenhistorie und mehrjährige Branchenerfahrung? Oder wollen Sie einem Gründer eine Chance geben? Hat der Newcomer vielleicht frische Ideen? Flexibilität: Geht der Dienstleister flexibel auf Ihre Wünsche ein? Oder werden nur Standardleistungen angeboten? Tipp: Der gute Ruf eines Unternehmens spricht sich meist rum. Fragen Sie ruhig bei Referenzkunden nach (Tipp 8). Aber auch Bewertungen in sozialen Medien und Zertifikate geben Auskunft über Kompetenz, Arbeitsweise und Seriosität.
7 INS GESPRÄCH KOMMEN
Die Vorauswahl auf Basis der schriftlichen Angebote ist gefallen, jetzt kommt die nächste Stufe: das persönliche Kennenlernen im Auswahlgespräch. Laden Sie ruhig drei Dienstleister zur Präsentation ein, um einen Vergleich zu haben. Prüfen Sie, ob die Anbieter Ihr Briefing richtig verstanden haben. Wurde auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche eingegangen? Gibt es konkrete Antworten auf Ihre Fragen, oder werden Sie mit Floskeln abgespeist? Verwickelt sich der Anbieter in Widersprüche? Oder überrascht er Sie positiv und bringt eigene Ideen und Vorschläge ein?
Tipp: Der Faktor Sympathie ist nicht zu unterschätzen. Die Chemie muss stimmen: Überlegen Sie sich, ob Sie mit diesem Anbieter problemlos zusammenarbeiten könnten. Hören Sie ruhig auf Ihr Bauchgefühl.
8 BEI REFERENZKUNDEN NACHHAKEN
Falls Sie leiseste Zweifel an der Kompetenz oder Leistungsfähigkeit des Anbieters hegen, sollten Sie die Gelegenheit nutzen und mit Referenzkunden reden. Auch wenn Sie eine Dienstleistung vergeben und sich in der Materie gar nicht auskennen, können Ihnen Referenzkunden erzählen, wie die Zusammenarbeit mit Anbieter X gelaufen ist. Wie kompetent ist er auf seinem Gebiet? Wie lief das Projekt grundsätzlich? Gab es etwas zu bemängeln? Würde man beim nächsten Mal etwas anders machen? Wurde das ursprüngliche Angebot eingehalten? Und wie war die Qualität der finalen Arbeitsergebnisse? Solche Fragen sollten Sie stellen. Tipp: Nachfragen bei Referenzkunden sind durchaus üblich. Viele Anbieter nennen ihre Referenzen offensiv auf der Website oder im Angebot. Scheuen Sie sich nicht, nach konkreten Ansprechpartnern zu fragen.
9 WASSERDICHTER VERTRAG
Mündliche Absprachen sind schön und gut, aber was kümmert mich mein Geschwätz von gestern! Deswegen gilt: Alle wichtigen Punkte müssen schriftlich in einem Vertag fixiert werden. Der Leistungskatalog sollte detailliert beschrieben werden und auch die mündlich vereinbarten Kriterien und Ergänzungen enthalten. Natürlich gehören auch Preis, Laufzeit und Abgabefristen in den Vertrag. Tipp: Denken Sie auch an eine Ausstiegsklausel bzw. eine Kündigungsmöglichkeit. Man kann ja nie wissen, ob die Zusammenarbeit wirklich zufriedenstellend verläuft.
10 KONTAKT ZUM DIENSTLEISTER
Ein gutes Briefing und erste Absprachen sind zwingend, aber nicht ausreichend. Jemand aus Ihrem Unternehmen sollte dem Dienstleister während der gesamten Laufzeit für Rückfragen zur Verfügung stehen. Hinzu kommt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Eine regelmäßige Leistungskontrolle und Begutachtung der Arbeiten macht Sinn. Bei etwaigen Missverständnissen oder fehlerhaften Arbeiten kann man so möglichst schnell eine Korrektur vornehmen. Tipp: Planen Sie Kapazitäten für regelmäßige Absprachen mit dem Dienstleister ein. Das muss nicht Chefsache sein. Je nach Art der Dienstleistung ist ein jeweiliger Mitarbeiter aus der Fachabteilung wahrscheinlich besser im Thema. Auf jeden Fall sollte eine Person den Überblick behalten und am besten auch in der Lage sein, die Rechnungen zu kontrollieren.
Claudia Schneider | redaktion@regiomanager.de
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