„Damit machbar wird, was denkbar ist“, begründet Denis Beca, Geschäftsführer der Bürotechnik Schweinsberg GmbH und Co. KG, das große Engagement seines Teams. Die Spezialisten für innovative Kopier-, Druck- und Dokumentenmanagement-Lösungen haben es sich zur Aufgabe gemacht, ihren Kunden maßgeschneiderte Paper-Output- und Workflow-Konzepte zu liefern, mit denen sie sowohl Zeit als auch Geld sparen können. „Im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern, die um die preiswertesten Angebote wetteifern, ist es unser Ziel, die individuell beste Lösung und einen erstklassigen Service zu bieten – und zwar an jedem Ort, an dem Papier bedruckt und verarbeitet wird.“ Dabei kann Bürotechnik Schweinsberg – kurz bts – auf einen breiten Erfahrungsschatz zurückgreifen: Gegründet wurde das Unternehmen bereits 1983 von Klaus Schweinsberg, als in Dortmund noch Stahl gekocht wurde; 13 Jahre später übernahm Ralph Ott die Geschäftsführung. Im Laufe der Zeit hat sich die Stadt zu einem gefragten Standort für innovative Unternehmen gewandelt, zu denen heute auch die bts gehört. Erfolgreich ist das 15-köpfige Team insbesondere aufgrund seines umfassenden Know-hows, das die Mitarbeiter regelmäßig bei Fortbildungen erwerben. „Nur auf diese Weise gelingt es, unsere Kunden mit den technisch und betriebswirtschaftlich besten Lösungen zu versorgen“, fährt der heutige Geschäftsführer Denis Beca fort. Als Inhaber und Geschäftsführer der BK Holding übernahm der Diplom-Kaufmann 2015 bereits die Rudolf Stosch Büromaschinen GmbH in Düsseldorf; seit Sommer 2016 lenkt er zudem die Geschicke der Bürotechnik Schweinsberg.
Schneller Service
Nach wie vor können sich Kunden auf das bewährte Angebots- und Leistungsspektrum verlassen. Neben dem Vertrieb von qualitativ hochwertigen Kopierern, Druckern und Scannern der Marken Konica Minolta, Kyocera, Lexmark und Sharp bietet bts auch einen erstklassigen Service an: Tritt eine Störung auf, sind die Techniker innerhalb von 4 Stunden vor Ort. Da Bürotechnik Schweinsberg als Partner von Konica Minolta auf 220 andere Systempartner zurückgreifen kann, gelingt es, die eigenen Kunden bundesweit schnell und unkompliziert zu betreuen. Die bts gehört aufgrund ihrer speziellen Kenntnisse in den Bereichen Service und Prozessoptimierung zum kleinen Kreis der Konica- Minolta-Elitepartner. Um den Aufwand für die Kunden möglichst gering zu halten, bieten die Dortmunder auch Managed Print Services (MPS) an: „Unsere Systeme melden uns automatisch ihre Zählerstände, Störungen oder anstehende Wartungen. Wir sorgen dann dafür, dass alles einwandfrei läuft; der Kunde muss sich um nichts kümmern.“ Bevor bei Bürotechnik Schweinsberg ein Miet-Wartungsvertrag geschlossen werden kann, fertigen die Spezialisten eine tiefschürfende Analyse der Ist-Situation an. Dabei werden alle Systeme aufgenommen und in Raumpläne eingezeichnet, die bestehenden Verträge geprüft sowie intensive Mitarbeitergespräche geführt. Darüber hinaus wird mithilfe des Fleet-Managements festgestellt, wie viel an welchen Stellen gedruckt wird. „Erst durch diese detaillierte Analyse können wir Lösungsvorschläge erarbeiten, die den unternehmerischen Anforderungen des Alltags gerecht werden, zu einer technischen Verbesserung führen und die Kostenstruktur im Paper-Output verbessern“, erklärt Denis Beca. „Durchschnittlich lassen sich zwischen 15 und 30 Prozent der Druckkosten einsparen.“
Beim Briefversand sparen
Der neue Inhaber hat zudem Postbearbeitungssysteme ins Produktportfolio aufgenommen. Neben dem Vertrieb von Frankier- und Kuvertiermaschinen des Unternehmens Francotyp-Postalia bietet die bts auch Konsolidierungsdienstleistungen an: „Ab einer bestimmten Menge von Briefen gewährt die Deutsche Post Rabatte, durch die sich eine Menge Geld sparen lässt. Darüber hinaus können wir als Dienstleister die Briefe kostenfrei bei unseren Kunden abholen, um diese weiterzuleiten. Die Abholung durch die Post kostet in der Regel immerhin 170 bis 200 Euro im Monat.“ Auch in technischer Hinsicht wollen die Dortmunder ihren Kunden den besten Service bieten. „Durch die Digitalisierung wird sich das Anforderungsprofil, mit dem wir uns auseinandersetzen, jedoch deutlich verändern“, ist Beca überzeugt. Das belegt die im November 2015 von IDC durchgeführte Studie zum Thema „Print & Document Management in Deutschland 2016“, bei der 220 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt wurden: Demnach erkennen bereits 91 Prozent der Befragten das Potenzial von Print- und Document-Management für die digitale Transformation ihrer Organisation. „Das Kopiervolumen nimmt seit Jahren stark ab. Der Bereich Drucken steigt nach wie vor und der Bereich Scannen wächst geradezu explosionsartig. Damit steigen ebenfalls die Anforderungen an die Archivierung. Kopiersysteme und IT greifen immer stärker ineinander.“ Die Kernkompetenz von bts bleibe aber erhalten: „Wir decken alles ab, um den gesamten Bereich ‚Paper-Output‘ professionell zu bedienen.“ Dazu gehört es auch, bestimmte Dienstleistungen standardisiert anzubieten, wie etwa der Umzug sämtlicher Adressdaten und Speicherpfade von einem Kopierer auf den nächsten, sodass der neue Kopierer von Anfang an wie gewohnt eingesetzt werden kann. „Unsere Kunden wollen schließlich praktische Lösungen“, gibt Beca zu bedenken. So sei es heute unter anderem möglich, sich per Fingervenen-Scanner am Drucker anzumelden und mit einer personalisierten Oberfläche auf dem Scanner-Display zu arbeiten. Um den Scanauftrag passwortverschlüsselt zu versenden, ist dann lediglich ein Knopfdruck notwendig.
Dokumente digitalisieren
„Unsere Geräte werden zunehmend als Scanner verwendet, um Dokumente zu digitalisieren und sie in einen Workflow einzubinden.“ Dann können Eingangsrechnungen beispielsweise vom Chef digital genehmigt werden, bevor die Buchhaltung die Dokumente bearbeitet und archiviert. „Wir bieten darüber hinaus eine Software an, die PDF-Dateien abgleicht. Anwälte oder Notare gehen auf diese Weise sicher, dass Verträge, die sie per E-Mail verschickt haben, nicht von der anderen Partei vor der Unterschrift verändert wurden.“ Unternehmen sollen letztlich bei der Umstellung auf papierlose Prozesse unterstützt werden, um ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Dazu tragen unter anderem auch Hilfsmittel wie interaktive Displays/Monitore bei, die neue Präsentationsmöglichkeiten bieten. Sogar Smartphones und Tablets lassen sich mit diesen Displays verbinden. „Unsere Aufgabe ist es immer weniger, Geräte auszutauschen oder zu reparieren, sondern den Kunden dahingehend zu beraten, wie er die technischen Möglichkeiten einsetzen kann. Deshalb ist die kompetente, ehrliche und umfassende Beratung für uns das A und O.“ Weitere Herausforderung für die Zukunft sieht Beca in der Einführung eines Online-Shops für sämtliche Produkte und Dienstleistungen sowie in der Etablierung des elektronischen Rechnungsaustauschs. Eines soll sich aber nicht ändern: „Auf die Kundennähe, die bts seit mehr als 30 Jahren auszeichnet, legen wir nach wie vor größten Wert – das soll auch in Zukunft so bleiben, damit machbar wird, was denkbar wird.“
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