Projektmanagement bei Mega-Events bedeutet in erster Linie eines: jede Menge Planung und viel Verantwortung. Doch neben dem Ergebnis sollte auf der Projektreise mit Partner*innen und Kund*innen vor allem auch der Weg das Ziel sein. Im Laufe der Jahre hat die Neovaude GmbH mit zahlreichen Unternehmen, Konzernen, Sportvereinen und -verbänden oder auch Städten und Veranstalter*innen Arbeitserfahrungen gesammelt, um heute für jeden noch so steinigen Weg die richtige Ausrüstung packen zu können.
Mit der eigenen Methode hat die Agentur für die gute Reisevorbereitung und das erfolgreiche Projektmanagement essentielle Landmarken in neun Bereichen erarbeitet. Das dazugehörige Handbuch wird ständig fortgeschrieben und beinhaltet neben den benötigten Navigationsinstrumenten, wichtige Checklisten, die Prinzipien der Zusammenarbeit, passende Rollenkarten sowie Beschreibungen der neun Sektoren:
Das Planungsfeld ist ein zentraler Startpunkt. Hier werden die Budgets und Meilensteine des Projekts gesetzt. Mit Werkzeugen wie Briefing, Kund*innenbefragung oder Workshop startet hier das Abenteuer. Dabei ist es wichtig, ein realistisches Ziel für den Projektverlauf und -abschluss zu definieren. Vor allem der Austausch über Arbeitsweisen und Erwartungshaltungen zwischen Agenturen und Auftraggeber*innen gehört an den Start der Reise.
Bei der Kommunikation während eines Projektes setzt Neovaude auf Transparenz und Ehrlichkeit im Umgang mit allen Beteiligten. Dieses wichtige Feld enthält verbindliche Prinzipien für die Organisation des Informationsaustausches. Feedbacksysteme in gemeinsamer Abstimmung mit Kooperationspartner*innen und Auftraggeber*innen werden hier etabliert.
So wird die Qualität der Abläufe innerhalb der Projekte stetig kontrolliert und sichergestellt. Voraussetzung dafür wiederum sind vorhandene und richtig eingesetzte Kompetenzen. Alle am Projekt Mitarbeitenden wird eine Rolle zugewiesen, welche den/der Mitarbeiter*in als Spezialist*in in ihrem/seinen Bereich arbeiten lässt. Die Agentur macht sich dabei ihre interne Interdisziplinarität zunutze und profitiert von Expert*innenwissen in den Bereichen Beratung, Events, Content, Digitales, Design und Vermarktung. Neben eigenen Ressourcen ist auch die Wahl und Steuerung der Expertisen von Externen für jedes einzelne Projekt entscheidend. Die Zusammenarbeit von an der Projektarbeit zahlreich beteiligten Akteur*innen und Gewerken setzt eine technische Sicherheit aller zur Verfügung gestellten Daten und Systeme sowie deren Konformität mit einschlägigen Verordnungen voraus. Zudem wird ein bestimmtes Maß an Verbindlichkeit vereinbart. Dazu zählt eine allgemeine Zuverlässigkeit, eine weitsichtige sowie verlässliche Planbarkeit inklusive der Möglichkeit einer asynchronen Kollaboration und schließlich die unbedingte Einhaltung vereinbarter Deadlines.
Neovaude gelingt es, dabei die eben beschriebene und für ein erfolgreiches Projektmanagement notwendige Planeinhaltung mit der ebenso relevanten Flexibilität zu verbinden. Eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf interne sowie externe Problemstellungen erlaubt agiles Handeln gegenüber Kund*innen und das Eingehen auf deren Wünsche. Diese bisherigen Kursbestimmungen liefern die Grundlagen, den Sektor Innovation bereisen zu können: hier wird der Anspruch des Projektteams manifestiert, disruptive Lösungen zu finden, neugierig zu bleiben, Neues zu entdecken und vor allem immer wieder eine Weiterentwicklung in der Umsetzung von Projekten zu fordern.
Erscheint ein Hindernis unerwartet oder größer als zunächst angenommen, gilt es zudem, die Nerven zu behalten. Neben lösungsorientiertem Denken ist es wichtig, den richtigen Umgangston zu pflegen. Eine Etikette bzw. Netiquette gehört sowohl bei Telefongesprächen sowie auch in Meetings und Emails zum gelungenen Projektmanagement. Neben diesem im Code of Conduct festgeschriebenen Ansatz übernimmt die Agentur eine klare Verantwortung gegenüber den Kund*innen und der Gesellschaft.
Neovaude will auf der Reise durch die Arbeitswelt auch zukünftig außergewöhnliche Abenteuer erleben und besondere Momente kreieren. (Mega-)Events sind dabei das Herz der Agentur – und genau diese müssen immer wieder gut vorbereitet und umgesetzt werden.
Neovaude
Hohenzollernstr. 26
44135 Dortmund
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