Wie kann man produktiver und effizienter arbeiten? Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Tools und Wissensbausteinen, die Selbstmanagement für jedermann praktisch erlebbar machen. Hier präsentieren wir Ihnen 25 der 50 wichtigsten Tipps für das Selbstmanagement. Die Tipps 26-50 gibt’s dann in der nächsten Ausgabe des REGIO MANAGER.
1 Effizient arbeiten heißt auch, 24 Stunden zu warten, bis man auf eine Mail antwortet – dringende Anfragen ausgenommen. So kommuniziert man angemessen und beschäftigt sich nur mit dem, was für Produktivität steht. Nicht zuletzt: So manches Thema hat sich in der Zeit längst erledigt.
2 Unroll.me ist sehr nützlich, um das E-Mail-Postfach aufzuräumen. Es lässt sich einfach mit Outlook, Yahoo oder Gmail konfigurieren. Mit diesem Tool schafft man es in rund zwei Minuten, sich aus allen Newslettern auszutragen, die nutzlos sind und nur das
Postfach verstopfen.
3 Die E-Mails auf maximal fünf Zeilen zu beschränken hat sich als sehr nützlich erwiesen. Darauf in der Signatur hinzuweisen ist ebenfalls hilfreich und erzeugt keinen Frust seitens des Mail-Partners.
4 Wer EmailGame kennt, mag EmailGame. Es ist ein kostenloser Service, mit dem man in einem Spiel seine E-Mails schnellstmöglich abarbeiten kann. Es ist auch ein weiterer Beleg dafür, welch große Bedeutung Gamification im Berufsalltag hat.
5 Mit RescueTime lässt sich die Arbeitszeit am Computer hervorragend tracken. Es zeigt an, wie viel Zeit man mit
bestimmten Programmen und Surfgewohnheiten sinnlos verschwendet.
6 Kennen Sie Speedreading? Nein? Dann ist es allerhöchste Zeit, sich dies beizubringen. Es steigert die Lesegeschwindigkeit in 30 Tagen um 100 bis 200 Prozent. In der Folge lässt sich als Büroarbeiter viel wertvolle Zeit einsparen.
7 Sinnvoll ist es, ein Zeittagebuch zu führen. In der Folge dokumentiert man eine Zeit lang jede Tätigkeit, erkennt sofort, welche Dinge am Tag Zeit fressen, kann Abläufe optimieren und sich wertvolle Zeit zurückholen.
8 Nützlich ist es auch, regelmäßig seinen Produktivitätslevel zu überprüfen. Hilfreich ist dafür, seinen Wecker am Smartphone einzustellen, der einen stündlich daran erinnert, die momentane Produktivität auf einer Skala von eins bis zehn zu bewerten.
9 Zumindest testweise sollte man es ausprobieren, das Tempo seiner Arbeitstätigkeit anzuziehen, etwa schneller zu reden, Mails schneller zu schreiben, schneller zu gehen und schneller zu lesen.
10 Kennen Sie das Parkinsonsche Gesetz? Demzufolge sollte man weniger Zeit für die wichtigsten Aufgaben einplanen. Das wirkt zunächst befremdlich, jedoch dehnt sich Arbeit in genau dem Maße aus oder verkürzt sich, wie Zeit für deren Bearbeitung zur Verfügung steht.
11 Niemanden hilft es, perfekt sein zu wollen. Irgendwann ist auch mal Schluss und ein Projekt sollte abgegeben werden. Insbesondere bei Aufgaben mit einer niedrigen Priorität sollte man also lernen aufzuhören, wenn es gut genug, aber nicht ‚perfekt’ ist.
12 Wenn der Terminkalender dauernd voll ist, stresst das nur. Es tut deshalb gut, sich freie Zeit im Terminkalender einzuplanen. Auf den ersten Blick scheint das kontraproduktiv, aber dieser Schritt wird einen nachweislich produktiver machen
und motivieren.
13 Haben Sie noch ein Fernsehgerät? Schaffen Sie es ab oder reglementieren Sie zumindest die Zeit, die Sie vor der Flimmerkiste verbringen. Tatsächlich vergeudet ein Mensch über 13 Jahre mit diesem Zeitfresser. Eine produktive Gestaltung des Tages sieht anders aus.
14 Spielen Sie jeden Morgen das Spiel „Küss den Frosch“. Es bedeutet nichts anderes als mit der unangenehmsten, aber zugleich wichtigsten Aufgabe des Tages zu starten – und sie nicht wie üblich aufzuschieben. Die Folge: Das Prozedere verschafft einem gleich in der Frühe einen Motivationsschub und steigert das Selbstwertgefühl für den Rest des Tages.
15 Es soll noch Menschen geben, die mit einem oder zwei Fingern am Computer tippen. Tatsächlich ist das Zehnfingersystem ein unglaublicher Produktivitätsbeschleuniger. Wer mit allen Fingern tippen kann, sollte die nächste Stufe nehmen und Tools wie 10FastFingers nutzen, um sein Tempo spielerisch zu steigern.
16 Am Abend schon an den Morgen denken: Man sollte sich die drei wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag schon am Abend vorher aufschreiben. So gibt man diese Aufgaben im Schlaf an sein Unterbewusstsein weiter, das einem dabei hilft, sich besser auf sie vorzubereiten und am nächsten Tag dann produktiver an ihnen zu arbeiten.
17 Man kann Aufgaben so klein machen, dass man keinen Widerstand für ihre Bewältigung mehr spürt. Für den Anfang reichen täglich fünf Minuten Meditieren, Trainieren oder Lesen. Dann sollte man sich weiter steigern. Das ist ein sehr effektiver Weg, um neue Gewohnheiten aufzubauen. Nach 30 Tagen kann man diese dann ausbauen.
18 Nur wer NEIN sagt, kommt im Leben weiter. Eine klare Ablehnung von etwas, das einem Zeit, Fokus oder Energie raubt, bedeutet gleichzeitig immer auch ein „Ja” zu den Dingen, die einem wirklich wichtig sind.
19 Unter einem Batching-Day versteht man, einen Tag in der Woche mit immer wiederkehrenden Aufgaben wie etwa Bügeln zu führen. So kann man die restlichen Tage der Woche für die wirklich wichtigen Aufgaben reservieren.
20 Es klingt gespenstisch, ist aber hilfreich: die eigene Beerdigung zu visualisieren. Fragen, die man sich dann stellen sollte, lauten: Was für ein Leben will man gelebt haben? Welche Erfahrungen will man gemacht haben? Was sollen die Leute am Ende über einen sagen können? Mindestens 95 Prozent der Menschen stellen sich diesen Fragen nicht und verzichten deshalb auf entscheidende Erkenntnisse.
21 Flexibilität gewinnt! Deshalb sollte man auch keine starre To-Do-Liste führen, sondern stattdessen eine flexible. Auch sollte man sich keine fiktiven Termine für Aufgaben setzen, die keine wirkliche Deadline haben. Das funktioniert nicht! Mit solch einer flexiblen To-Do-Liste gelingt es einem immer, sich flexibel an wechselnde
Prioritäten anzupassen.
22 Checklisten sind ein relevantes Alltagstool. Man sollte eine Aufstellung für wiederkehrende Aufgaben machen. Das kann zum Beispiel eine Checkliste für die Reise sein, die alle Dinge auflistet, die eingepackt werden müssen. Dadurch vergisst man nichts, spart Zeit und entlastet seinen Kopf.
23 Man weiß es eigentlich, aber macht es zu selten: delegieren. Hierzu ist es hilfreich, Anleitungen zu erstellen und Routineaufgaben mit wenig Entscheidungsspielräumen an andere im Team oder
Projektpartner abzugeben.
24 Manchmal gehören Überstunden dazu, aber grundsätzlich gilt: Mehr als 35 Stunden die Woche zu arbeiten heißt, dass die eigene Produktivität zum Ende immer schwächer wird. Das gilt umso mehr für
kreative Aufgaben.
25 Es hilft ungemein, die Prozesse zu optimieren. Das sollte mindestens einmal grundsätzlich an einem komplexen Arbeitsprozess Schritt für Schritt durchgeführt werden. Die einzelnen Phasen sollte man dann durchgehen und Optimierungsmöglichkeiten aufspüren.
Martin Scheele | redaktion@regiomanager.de
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