Das Prinzip der Cloud ist ebenso einfach wie überzeugend: Anstatt die Daten im Unternehmen selbst abzulegen, werden diese in externen Rechenzentren gehostet, sodass von überall darauf zugegriffen werden kann – egal ob vom Hauptsitz des Unternehmens oder dem Homeoffice der Mitarbeiter. Und da die Telefonanlage inzwischen ebenfalls als Cloudlösung verfügbar ist, sind diese immer unter der gleichen Durchwahl zu erreichen. „Selbst die Bandbreite, die vor einigen Jahren noch ein begrenzender Faktor war, ist inzwischen selbst in ländlichen Gebieten meist vollkommen ausreichend“, sagt Nils Kathagen, geschäftsführender Gesellschafter des IT-Systemhaus Ruhrgebiet mit Sitz in Witten. „Rechner hochfahren, einloggen, fertig.“
Pro-aktiver Service
Großen Wert legen Nils Kathagen und sein 15-köpfiges Team auf proaktive Monitoring-Lösungen. Diese erlauben es, den Gesundheitszustand der Server und PCs in Echtzeit und aus der Ferne zu überwachen. „Die Systeme melden uns automatisch, wenn sich bestimmte Parameter negativ für unsere Kunden verändern. Wir müssen also nicht warten, bis ein Server ausfällt und den Betrieb des Kunden lahmlegt, sondern erfahren früh genug, dass etwa die Kapazitätsgrenzen erreicht, Hardwarekomponenten defekt oder Viren und Trojaner eingedrungen sind.“
Dieses aktive Monitoring ist elementarer Bestandteil der Managed Services, die in den skandinavischen Ländern, den Niederlanden oder den USA schon weit verbreitet sind. Hierbei wird der Betrieb von PCs, Servern oder Cloud-Services zu kalkulierten Festpreisen angeboten. „Was mir persönlich am besten gefällt: Wir müssen nicht mehr Feuerwehr spielen, wenn’s brennt, sondern können handeln, bevor ein echtes Problem entsteht.“ Wird ein Fehler entdeckt, so werden die meisten Arbeiten ganz einfach per Fernwartung vorgenommen.
IT-Haus als Schnittstelle
Die Wittener IT-Spezialisten sind in vielen Branchen zu Hause. Unter den Kunden sind ebenso Steuerberater und Ärzte wie Versicherer oder Industrieunternehmen. Daher gilt es immer wieder, zahlreiche Softwarekomponenten im jeweiligen Gesamtsystem zu integrieren. „Wir verstehen uns hierbei als Schnittstelle zwischen Softwareanbieter und Kunden“, sagt Kathagen, der gerne auf ein festes Set an ausgewählten Softwareprodukten zurückgreift für die Bereiche ERP, Warenwirtschaft oder Dokumentenmanagement. Diese erprobten Lösungen harmonieren optimal miteinander und lassen sich ausgezeichnet an die jeweils spezifischen Anforderungen und sonstigen Softwarekomponenten der Kunden anschließen.
Webmeetings als neuer Standard
„Dass sich Webmeetings so schnell durchsetzen könnten, hätte ich mir vor der Corona-Krise niemals vorstellen können“, gesteht Kathagen. Dabei setzen er und sein Team schon seit Jahren auf die in Deutschland gehostete IP-Telefonanlage MIKATEL, die neben moderner VoIP-Telefonie auch Webmeetings ermöglicht. „Anders als viele der anderen großen Anbieter können wir unseren Kunden garantieren, dass die Daten nur über deutsche Server laufen und damit zu 100 Prozent DSGVO-konform betrieben werden.“
Komplett aus dem Homeoffice
Wie auch andere Mittelständler arbeitet das Team des IT-Systemhaus Ruhrgebiet bereits seit dem Beginn der Corona-Krise komplett und autark aus dem Homeoffice.
Trotzdem sind alle Mitarbeiter dank VoIP-Telefonie über ihre gewohnte Telefonnummer erreichbar. Meetings werden über die Software MIKATEL Videokonferenz abgehalten. „Die Lösung können wir unseren Kunden in kürzester Zeit einrichten“, so Kathagen. Den größten Vorteil dieser Lösung sieht er darin, dass die Teilnehmer der Webmeetings keinerlei Software installieren müssen. Zudem stehen verschiedene Preismodelle zur Verfügung: als Prepaid-Variante oder als Monatspauschale ohne Mindestlaufzeit.
So könne man auch ohne großes Vorwissen eine Videokonferenz mit seinen Kunden durchführen und den Kundenkontakt so auf eine bislang ungeahnte Ebene heben. Face to Face mit dem Kunden sprechen – ganz ohne Fahrzeiten und -kosten. Einfach mal eben den eigenen Bildschirm teilen und dem Kunden eine Powerpoint präsentieren. Oder gleich bis zu 50 Kunden und Mitarbeiter in einen gemeinsamen Webinarraum einladen. All das entwickelt sich durch die Corona-Krise gerade zum neuen Standard in der Mitarbeiter- und Kundenkommunikation.
Cloud für Umsteiger
Zurzeit arbeiten fast alle Unternehmen daran, ihre Geschäftsaktivität so gut wie möglich auf das Homeoffice umzustellen und wichtige Geschäftsprozesse in die Cloud zu verlagern.
Hier können zwei Kategorien von Unternehmen unterschieden werden: die einen, die schon immer eine Affinität zum Thema Cloud hatten und die anderen, die ihre Daten bislang lieber In-house bzw. On-Prem lagern wollten. „Bei der ersten Gruppe war der Umstieg auf die Remote-Arbeit deutlich leichter“, berichtet Kathagen. „Insbesondere, wenn vorher bereits mit Office 365, cloudbasierter Software und IP-Telefonie gearbeitet wurde. Dann war die Einrichtung von Arbeitsplätzen für das Homeoffice in wenigen Minuten erledigt.“
Aber auch für die zweite Gruppe sieht Kathagen durchaus gute Chancen, kurzfristig die wichtigsten Prozesse für das Homeoffice vorzubereiten. Die Lösung hier sind VPN-Tunnel. VPN steht für Virtual Private Network. Die VPN-Software ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf den lokalen Server im Büro über das Internet, wodurch der Arbeit von Zuhause mit lokal installierter Software und lokal gespeicherten Daten nichts mehr im Wege steht. Diese Technologie ist seit vielen Jahren erprobt und gilt als überaus sicher. Sollen die Daten wegen der schnelleren Zugriffszeiten in die Cloud verlagert werden, so geschieht dies über einen einmaligen Kopiervorgang, berichtet der technische Leiter, Jan Prause. Deutlich anspruchsvoller wird es, wenn ganze ERP-Systeme umgestellt werden müssen oder das Dokumentenmanagement. „Hier empfiehlt es sich, sukzessive vorzugehen“, rät der Fachmann. Aber auch unabhängig von der aktuellen Corona-Krise sieht er den Trend ganz klar hin zur Cloud-Technologie: „Die Ausfallsicherheit und auch die allgemeine IT-Sicherheit ist bei Cloud-Lösungen in der Regel deutlich besser als in lokalen – und über viele Jahre gewachsenen – Server-Architekturen“, ist er überzeugt. Die Corona-Krise sei gewissermaßen ein Beschleuniger des technischen Fortschritts.
Teil des Netzwerks
Auch wenn das 15-köpfige Team des IT-Systemhaus Ruhrgebiet hauptsächlich im Radius von 50 Kilometern rund um den Firmensitz in Witten aktiv ist, werden auch weiter entfernt sitzende Kunden betreut. Möglich wird dies durch die Mitgliedschaft der Wittener in zwei bundesweit aufgestellten IT-Netzwerken: IT-League und iTeam. Ein Kunde, der beispielsweise seinen Hauptsitz hier im Ruhrgebiet hat, aber Niederlassungen in ganz Deutschland, wird über alle Standorte hinweg per Fernwartung und Hotline von Witten aus betreut. Müssen Arbeiten etwa in Hamburg ausgeführt werden, so übernimmt dies ein Partner vor Ort. Die Rechnung kommt ganz normal vom IT-Systemhaus Ruhrgebiet. Dabei sorgen die Netzwerke nicht nur für eine gleichbleibende Qualität, sondern auch für den aktiven Austausch zwischen den Mitgliedsunternehmen. „Mit einigen Mitgliedern arbeiten wir schon seit zehn Jahren zusammen“, so Kathagen. „Dieser Austausch ist extrem wertvoll. Hierdurch können wir vom geballten Know-how des Netzwerks profitieren und sind immer auf dem aktuellsten Stand der Technik. Dies erweist sich in der aktuellen Lage als überaus wertvoll.“
Maximilian Lange | redaktion@regiomanager.de
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