Dass sich otris zu einem Marktführer im Dokumentenmanagement entwickelt, war bei der Firmengründung nicht vorauszusehen. Die Eintragung des Uni-Spin-off ins Unternehmensregister liegt 2018 genau 20 Jahre in der Vergangenheit – eine Zeit permanenter technologischer Neuerungen und Umbrüche. Umso erstaunlicher, dass es bei der otris software AG eine technologische Konstante gibt: „In den Grundzügen ist die Plattform, auf der unsere Lösungen basieren, gleich geblieben. Wir haben uns nicht beirren lassen und damals mit der agilen objektorientierten Softwareentwicklung den richtigen Weg eingeschlagen. So profitieren wir noch heute von einer Technologie, die nach wie vor State of the Art ist“, erklärt Dr. Frank Hofmann, Vorstand der otris software AG. Zusammen mit Dr. Christoph Niemann gründete er das Unternehmen aus dem universitären Umfeld heraus. Heute hilft otris mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen, ihrer Management-Verantwortung gerecht zu werden. Die Produktfamilie kann in der Cloud oder On-Premises genutzt werden und umfasst Lösungen für die Bereiche Vertragsverwaltung, Beteiligungsmanagement, Richtlinienmanagement sowie Datenschutz.
Vertragsmanagement minimiert Risiken
otris contract erfasst und ordnet digitalisierte Vertragsdokumente inklusive zugehöriger Anlagen, Anmerkungen und Stammdaten. Zentrale Vertragsakten strukturieren den Dokumentenbestand und vereinfachen die Steuerung auch komplexer Vertragsgenehmigungs-Workflows. otris contract ist einfach zu bedienen, übersichtlich und lässt sich leicht in bestehende IT-Umgebungen integrieren. Sämtliche Daten sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, der Informationsstand ist stets aktuell und einheitlich. Die Software überwacht automatisch Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen.
Richtlinienmanagement ist die Compliance-Grundlage
otris compliance strukturiert und automatisiert das konzernweite Richtlinienmanagement. Die Software bündelt alle relevanten Informationen, Berichte und Dokumente in themenbezogenen Richtlinienbibliotheken. Der Compliance Manager legt fest, welche Bibliotheksinhalte welchen Mitarbeitergruppen zugeordnet werden und dokumentiert automatisch und revisionssicher, dass die Inhalte den Mitarbeiter erreicht haben. Mit den Erweiterungen Risk Assessment und Task Management bewerten Unternehmen spezifische Compliance-Risiken und organisieren Verbesserungen.
Beteiligungsmanagement – den Überblick behalten
In otris corporate werden alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien zentral verwaltet und übersichtlich miteinander verknüpft. Die Software-Architektur der zentralen Lösung garantiert einen einheitlichen, aktuellen Datenstand. Beim Speichern historisiert die Software sämtliche Daten und Dokumente stichtagsbezogen. Entwicklungen und Veränderungen in der Beteiligungsstruktur sind somit unkompliziert nachzuvollziehen.
Datenschutzmanagement konform zur EU-DSGVO
otris privacy dient sowohl zur Überwachung als auch zur Strukturierung und Dokumentation des unternehmensweiten Datenschutzmanagements – universell und konform zur neuen EU-DSGVO. Im Fokus stehen die Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe unter Datenschutzaspekten. Mit Hilfe von integrierten Checklisten werden Unternehmensprozesse beleuchtet und bewertet, um daraus Optimierungspotenziale für den Datenschutz und die Datensicherheit abzuleiten und umzusetzen.
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