Wird ein Mitarbeiter im Unternehmen neu angestellt, fallen viele Daten an. Schließlich müssen bestimmte Informationen an die Versicherungen weitergegeben und die Rahmenbedingungen für das Beschäftigungsverhältnis festgehalten werden. Unternehmen sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, eine Personalakte anzulegen. Empfehlenswert ist dieses Prozedere – nicht nur aus administrativen Gründen – aber allemal.
Der Inhalt der Personalakte bestimmt sich nach dem Zweck der Personalaktenführung. Dieser besteht darin, möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seine dienstliche Laufbahn Aufschluss zu geben. Die Personalakte darf alle Daten und Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind, enthalten. Dazu gehören insbesondere Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Lichtbild, Zeugnisse und Referenzen), Testergebnisse, Personalfragebögen, der Arbeitsvertrag und Ergänzungen, Beurteilungen, Abmahnungen, Zeugnisse über Fortbildungsmaßnahmen, Krankheitsbescheinigungen, Urlaubsanträge und -bewilligungen, Zeugnisse, abgeschlossene Vorgänge des Werkschutzes und schließlich Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag und Schlusszeugnis. Weitere Bestandteile sind meist auch Angaben zum Personenstand, Lohnänderungen und der Schriftverkehr zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Dabei ist zu beachten, dass vom Arbeitgeber nur solche Angaben gesammelt werden dürfen, an denen er ein sachliches Interesse hat, nach denen er also auch bei der Einstellung fragen durfte. Er muss die Angaben also rechtmäßig erhalten haben.
Aufzeichnungen des Betriebsarztes sind nur aufzunehmen, soweit dem Unternehmen ein Unterrichtungsanspruch zusteht (und auch dann wird der Betriebsarzt nur das Untersuchungsergebnis mitteilen). Sensible Gesundheitsdaten, z.B. die Anzahl der Krankheitstage, dürfen in die Personalakte aufgenommen werden, müssen jedoch besonders vor unbefugter zufälliger Kenntnisnahme geschützt werden.
Hardware oder Software?
Hinsichtlich der Form gibt es keine zwingenden Anforderungen. Es kann sich sowohl um eine klassische Akte handeln als auch um eine in elektronischer Form gespeicherte Datensammlung. Ohne Zustimmung des betroffenen Mitarbeiters darf die Personalakte aber nicht an betriebsfremde Personen weitergegeben werden. Das Unternehmen ist dazu verpflichtet, die enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln. Besonders sensible Daten wie Angaben zum körperlichen, geistigen und seelischen Zustand sind vor Einblick zu sichern. Sie müssen gesondert außerhalb der formellen Akte oder im verschlossenen Umschlag aufbewahrt werden, damit sie nicht bei der regelmäßigen Sachbearbeitung der Personalakte ohne konkreten Anlass ins Auge fallen. Folglich muss sich auch die Zahl der zugriffsberechtigen Mitarbeiter auf ein Minimum beschränken. Jeder Mitarbeiter hat das Recht zur kompletten Einsicht in die eigene Personalakte. Es kann außerdem zu diesem Zweck ein Dritter bevollmächtigt werden.
Weiterhin hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, auch zum Inhalt seiner Personalakte Stellung zu nehmen. Er kann Erklärungen oder (schriftliche) Gegendarstellungen verfassen, die an der entsprechenden Stelle der Personalakte beigefügt werden müssen. Darüber hinaus kann er die Entfernung unrichtiger Angaben aus der Personalakte verlangen. Das betrifft etwa Tatsachenbehauptungen, die die Karriere des Angestellten behindern. Kommt das Unternehmen dem nicht oder unzureichend nach, können Mitarbeiter ihren Anspruch auf Änderung oder Löschung auch vor Gericht geltend machen.
Abmahnungen
Nicht selten verstößt ein Mitarbeiter mit seinem Verhalten gegen die vertraglich vereinbarten Pflichten, sodass eine Abmahnung folgt, die in der Personalakte abgelegt werden darf. Eine Abmahnung löschen muss das Unternehmen erst, wenn sie keinerlei Relevanz mehr für das bestehende Vertragsverhältnis hat. Wann genau die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte erfolgen muss, dazu gibt es keine konkreten Fristen. Das Eintreten der Bedeutungslosigkeit ebenjener Abmahnung ist geknüpft an die Härte des jeweiligen Vergehens. Einige Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen regeln aber konkret, wie lange Abmahnungen in der Personalakte maximal verbleiben dürfen.
Ein rechtlicher Anspruch, dass dem Mitarbeiter die Personalakte für einen Zeitraum überlassen wird, besteht nicht. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses bleibt aber das Recht auf Einsichtnahme bestehen.
INFO
Checkliste
- Inhalte einer Personalakte: Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Abmahnungen, Kündigung et cetera.
- Personalakten müssen vertraulich behandelt und sicher verwahrt werden.
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einhalten.
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