Anlässe für ein Personalgespräch gibt es viele: das anstehende Ende der Probezeit, der Ablauf der Befristung, eine Vertragsauflösung oder Kündigung, Lob, Kritik und Leistungsbewertung, Änderungen des Aufgabenbereichs oder die Planung eines Aufstieges. In vielen Unternehmen wurde mittlerweile auch das jährliche Mitarbeitergespräch institutionalisiert und fest im Terminkalender verankert. In diesem Gespräch kann mit dem Mitarbeiter über Fragen gesprochen werden, die häufig sonst im Tagesgeschäft untergehen. Meist setzt der Arbeitgeber die gemeinsamen Treffen an. Im Betriebsverfassungsgesetz ist aber für bestimmte Bereiche das Recht auf ein Personalgespräch für Arbeitnehmer verankert. Dieser kann die Initiative ergreifen, wenn er konkreten Gesprächsbedarf über Entwicklungschancen im Unternehmen sieht, detaillierte Einsicht in die Personalakte wünscht oder Gebrauch von seinem Beschwerderecht macht. Das jährliche Mitarbeitergespräch wird häufig früh angekündigt, sodass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen darauf vorbereiten können. Die Gesprächsatmosphäre und der Erfolg hängen maßgeblich von einer guten Vorbereitung ab. Das Gespräch findet in der Regel unter vier Augen zwischen der unmittelbaren Führungskraft und deren Mitarbeitern statt. Für institutionalisierte Mitarbeitergespräche empfiehlt sich die Verwendung eines einheitlichen Leitfadens im Unternehmen. Meist finden diese Mitarbeitergespräche auf Basis einer betrieblichen Regelung oder Vereinbarung statt. Zur Vorbereitung und bei der Durchführung macht es Sinn, den Termin in vier grobe Abschnitte einzuteilen.
Erstens: der Rückblick
Der Vorgesetzte spricht über Aufgaben und Projekte, die der Mitarbeiter im vergangenen Jahr durchgeführt hat.
Zweitens: das Feedback
Hier können offen Stärken und Schwächen des Mitarbeiters besprochen werden. Erfolgreiche Projekte und die Leistung im vergangenen Jahr sollten gewürdigt werden. Die Vereinbarung über mögliche Maßnahmen zur Performance-Verbesserung ist ebenfalls Ziel des Gespräches.
Drittens: die Zielvereinbarung
An diesem Punkt ist es sinnvoll, dem Mitarbeiter Orientierung über Ziele und Aufgaben für die kommenden Monate zu geben. Die Ziele sollten messbar, konkret und erreichbar sein. Idealerweise entstehen die Ziele gemeinsam mit dem Mitarbeiter.
Viertens: die Entwicklung
Zum Abschluss des Mitarbeitergesprächs gibt es die Möglichkeit, noch über Entwicklungsmaßnahmen zu reden und solche zu vereinbaren – beispielsweise zukünftige Einsatzmöglichkeiten oder Weiterbildungsmaßnahmen. Der Arbeitgeber darf auch außerhalb der bereits geplanten Gespräche aufgrund seines Direktionsrechts jederzeit Personalgespräche mit dem Mitarbeiter anordnen und führen. Erscheint der Mitarbeiter zu einem angeordneten Personalgespräch nicht, so kann dies gegebenenfalls abgemahnt werden. Allerdings sieht das Bundesarbeitsgericht eine Abmahnung wegen Gesprächsverweigerung als unzulässig an, wenn das Gespräch ausschließlich eine vom Arbeitgeber gewünschte und vom Mitarbeiter bereits abgelehnte Änderung des Arbeitsvertrages betreffen soll. Im Übrigen ist ein arbeitsunfähig erkrankter Arbeitnehmer auch grundsätzlich nicht verpflichtet, an einem vom Arbeitgeber angeordneten Personalgespräch teilzunehmen. Grundsätzlich gilt auch, dass der Mitarbeiter keinen Anspruch darauf hat, dass ihn ein Betriebsratsmitglied in einem Personalgespräch unterstützt bzw. den Mitarbeiter auch nur begleitet. Die Rechte und Pflichten des Betriebsratsmitglieds bestimmen sich nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Dieses sieht nur für bestimmte Bereiche betrieblicher Abläufe Beteiligungsrechte des Betriebsrats und seiner Mitglieder vor. Die Teilnahme betriebsfremder Dritter, z.B. Rechtsanwälte, ist umstritten und mangels gesetzlicher Grundlage sollte der Arbeitgeber stets im Einzelfall entscheiden, ob er Dritte zum Gespräch zulässt. Nach dem Personalgespräch sollte der Arbeitgeber grundsätzlich ein kurzes Protokoll über Inhalt und Ergebnis des Gesprächs anfertigen. Dieser Vermerk kann zur Personalakte genommen werden.
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