Ob bei dem Bau des Roten Turms in Gladbeck, der Stadtgalerie in Velbert oder eines exklusiven Wohn- und Geschäftshauses in der Düsseldorfer Jahnstraße: Bei der Vielzahl an Projekten, die HARFID als Bau-unternehmer und Projektentwickler betreut, fallen riesige Mengen an Dokumenten wie Lieferscheine und Rechnungen an. Geschäftspartner des Essener Unternehmens schätzen seit jeher vor allem die hohen Qualitätsstandards des familiengeführten Unternehmens und seine Zuverlässigkeit. „Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden und ein Bauprojekt innerhalb eines vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmens durchzuführen, müssen im Unternehmen alle Prozesse abgestimmt werden“, betont Geschäftsführer Harfid Hadrovic. Dafür ist eine hervorragende technische Ausstattung – nicht nur auf den Baustellen, sondern auch in der Verwaltung – ein Muss und digitale Prozesse spielen dabei eine entscheidende Rolle. „HARFID ist ein stark digital orientiertes Unternehmen und investiert seit Jahren in neueste digitale Technologien“, erklärt der Geschäftsführer. Daher setzt HARFID bereits seit Mitte 2016 neben der Unternehmenslösung für die Bauwirtschaft iTWO auf das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare. Der Wunsch nach einer noch schnelleren und zugleich transparenten Rechnungsprüfung war Hadrovic zufolge das ausschlaggebende Argument für das digitale Dokumentenmanagementsystem DocuWare, mit dem die 160 Mitarbeiter arbeiten.
Zentraler Dokumentenpool beschleunigt Rechnungsprüfung
Alle eingehenden Rechnungen und Lieferscheine sowie sämtliche für einen Auftrag relevanten Dokumente wie Verträge, Auftragsbestätigungen oder Schriftwechsel mit E-Mails und Anhängen werden mittlerweile im zentralen digitalen Dokumentenpool archiviert. „Einer der großen Vorteile des elektronischen Datenpools von DocuWare ist, dass die aufwändige Rechnungsprüfung bei HARFID nun einfacher, übersichtlicher und wesentlich schneller geworden ist“, erklärt Cynthia Krzymyk, die bei HARFID die Unternehmensentwicklung und das Marketing verantwortet. Und dadurch spart die Firma sogar noch Geld. Da eine Rechnung nicht mehr mehrere Tage lang zwischen den Baustellen und der Zentrale in Essen unterwegs ist, sondern mit nur wenigen Mausklicks sofort bei den richtigen Mitarbeitern am Arbeitsplatz zur Prüfung vorliegt, können Skontofristen mühelos eingehalten werden.
Auch die interne Kommunikation hat sich durch das neue System verbessert. Das liegt unter anderem daran, dass die Mitarbeiter nun zusätzliche Kommentare in die Dokumente zur Rechnungsprüfung einfügen können. „Wir gewinnen damit eine gute Bewertungsgrundlage, wie zuverlässig eine Firma arbeitet. Das hilft beim Ranking der Nachunternehmer“, so Krzymyk weiter. Auch länger zurückliegende Ereignisse können die Mitarbeiter mittlerweile digital viel schneller nachvollziehen. „Das digitale System lohnt sich, weil wir dadurch in der Verwaltung der Dokumente wesentlich schneller geworden sind und ein Transparenzlevel erreicht haben, das uns weiterbringt“, ergänzt Hadrovic. DocuWare trägt somit effektiv zur Umsetzung eines digitalen Unternehmens mit zentralen Prozessen und einer einheitlichen Wissensbasis bei. Barbara Bocks | redaktion@revier-manger.de
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